19 de oct. de 2023

Cómo añadir Google Calendar a Outlook Calendar [Tutorial]

En este tutorial, te mostraremos cómo sincronizar Google Calendar con Outlook Calendar cada vez que se añada, actualice o elimine un evento en el primero. ![How to sync Google Calendar and Outlook Calendar](__CODE_BLOCK_0__ Syncing Google Calendar and Outlook Calendar automatically is a solution that anyone keeping track of events in both platforms (usually due to work-related reasons) es algo en lo que mucha gente ha pensado, pero que pocos han logrado conseguir. Sí, integrar Google Calendar y Outlook Calendar parece bastante sencillo, pero ninguna de las plataformas cuenta con funcionalidades integradas para este caso de uso. Como resultado, a la mayoría de los usuarios no les queda otra opción que actualizar manualmente Outlook Calendar cada vez que actualizan Google Calendar (o viceversa), lo cual es bastante engorroso. Afortunadamente, esto no es un obstáculo insalvable para quienes buscan más eficiencia. Con Make, puedes crear una automatización que sincronice las dos aplicaciones de calendario cada vez que se añada un nuevo evento. En otras palabras, Make realizará automáticamente una de estas acciones en Outlook Calendar cada vez que hagamos lo mismo en su homólogo de Google Calendar: * Añadir nuevos eventos. * Actualizar eventos existentes. * Eliminar eventos.

Además de un Google Calendar y un Outlook Calendar, solo necesitarás una cuenta de Make para configurar esta automatización, y puedes conseguir una aquí. Antes de sumergirnos en el tutorial para sincronizar Outlook Calendar y Google Calendar, aquí tienes algo de contexto rápido para entender cómo funciona la integración.

Cómo funciona la integración entre Google Calendar y Outlook Calendar

En este tutorial, crearemos una automatización para actualizar eventos de Outlook Calendar en función de lo que ocurra con los eventos de un Google Calendar. Para lograrlo, Make necesita identificar el evento de Outlook Calendar que corresponde al evento de Google Calendar (si es que existe). Configuraremos esto etiquetando nuestros eventos de Google Calendar con el ID del evento correspondiente en Outlook Calendar, que es único para cada evento de Outlook Calendar: ![Outlook Calendar event ID sample](__CODE_BLOCK_2__ Then, whenever the automation runs, it will check our Google Calendar event for the event ID of a corresponding Outlook Calendar event. The automation then uses the event ID’s presence (or absence) para determinar si debe crear un nuevo evento de Outlook Calendar o actualizar uno existente. Si el ID del evento está presente en Outlook Calendar, esto significa que ya existe un evento de Outlook Calendar que coincide con nuestro evento de Google Calendar. Entonces, la automatización actualizará o eliminará el evento de Outlook Calendar dependiendo de si hemos hecho lo mismo en Google Calendar. Pero si el ID del evento no está presente en Outlook Calendar, esto significa que no tenemos un evento de Outlook Calendar que coincida con el de Google Calendar. En este caso, la automatización creará un nuevo evento de Outlook Calendar para él. Después de eso, actualizará nuestro evento de Google Calendar con el nuevo ID del evento de Outlook Calendar. Hacerlo ayuda a la automatización a localizar y actualizar ese evento de Outlook Calendar si más adelante actualizamos o eliminamos su equivalente en Google Calendar. Así pues, aquí tienes los pasos detallados para hacer realidad esta sincronización entre Google Calendar y Outlook Calendar.

1. Crea un nuevo escenario de Make que supervise los nuevos eventos de Google Calendar

Inicia sesión en tu cuenta de Make y crea un nuevo escenario. Añade el módulo Google Calendar > Watch Events al escenario y conecta tu cuenta de Google a él. Luego configura el módulo de la siguiente manera: * Usa el menú desplegable Calendar para seleccionar el Google Calendar que quieras sincronizar con Outlook Calendar. * Establece la opción desplegable Watch Events en By Updated Date. Esto ayudará a la automatización a detectar tanto los eventos nuevos como los actualizados de Google Calendar. * Cambia el ajuste Show deleted events a Yes para sincronizar con Outlook Calendar las eliminaciones de eventos de Google Calendar. * Deja el campo Query en blanco a menos que quieras sincronizar solo eventos que contengan ciertas palabras clave. * Rellena el campo Limit con el número máximo de eventos que la automatización debe identificar cada vez que se ejecute. Usaremos “10” a modo de demostración, pero deberías elegir un número adecuado en función del número habitual de eventos que necesites sincronizar con Outlook Calendar en un momento dado.

Consulta la imagen siguiente como referencia: ![Watch Events in Google Calendar](__CODE_BLOCK_5__ Click OK to finish configuring the module.

2. Add a module to create new Outlook Calendar events for new Google Calendar ones

Now, we’ll add the Microsoft 365 Calendar > Create an Event module, which will create new Outlook Calendar events for new Google Calendar ones. Note: You can add modules by hovering your cursor over the right handle of an existing module, and then clicking the Add another module option that pops up. [Connect the module to your Microsoft account](__CODE_BLOCK_6__ and use the Calendar ID dropdown menu to select the calendar on which new Outlook Calendar events should be created. Then, map the Google Calendar > Watch Events module’s data items to the various Outlook Calendar event fields so that your new Outlook Calendar event will contain the same data as its Google Calendar counterpart. For example: * Map the Summary item to the Subject field. * Map the Start item to the Start Date field. * Map the End item to the End Date field. * Map the Description item to the Body Content field. * Map the Location item to the Location field.

See this image for reference: ![Create an Event in Outlook Calendar](__CODE_BLOCK_7__ Doing this will allow you to keep the same information in both calendars, avoiding potential problems associated with the lack of key data. Click OK when you’re done.

3. Add a module to update the original Google Calendar event with its corresponding Outlook Calendar event’s ID

As mentioned, the automation checks our Google Calendar event for the event ID of its corresponding Outlook Calendar event to determine the appropriate action to take in Outlook Calendar. So, we’ll use the Google Calendar > Update an Event module to add the Outlook Calendar event’s ID to our Google Calendar event’s description. Add this module after the Microsoft 365 Calendar > Create an Event one and connect your Google account to it. Click the Map switch next to the Calendar ID field so you can select the same calendar you selected in Step 1 of this tutorial. However, enable the Map switch next to the Event ID field so you can map the Event ID item from the Google Calendar > Watch Events module to it. Check this image for reference: ![Update an Event in Google Calendar](__CODE_BLOCK_8__ Enable the Show advanced settings switch at the bottom of the module to display the Description field. Then copy and paste this function into it: {{if(1.description != null; 1.description + newline + newline + "(Outlook Calendar Event ID: " + 2.id + ")"; "(Outlook Calendar Event ID: " + 2.id + ")")}} El campo Description debería quedar así: ![Update an Event in Google Calendar - Description field](__CODE_BLOCK_9__ This function checks if our Google Calendar event has an existing description, then adds the event’s corresponding Outlook Calendar event ID to it in an appropriate manner: * If the Google Calendar event has a description, the function recreates the description and appends “(Outlook Calendar Event ID: The _Outlook Calendar event ID goes here_)” después. * Pero si la descripción del evento está vacía, la función simplemente añade el texto “(Outlook Calendar Event ID: _el ID del evento de Outlook Calendar va aquí_)” a la descripción.

Por ejemplo, así quedará la descripción de nuestro evento de Google Calendar con el ID del evento de Outlook Calendar añadido después de su contenido inicial: ![Outlook Calendar event ID sample - 2](__CODE_BLOCK_10__ Click OK to move to the next step.

4. Add a text parser module to identify a Google Calendar event’s corresponding Outlook Calendar event ID

Next, we’ll use the Text parser > Match pattern module to search our Google Calendar events for an Outlook Calendar event ID. Add this module between the Google Calendar > Watch Events module and the Microsoft 365 Calendar > Create an Event one. The text parser will: * Look for the “(Outlook Calendar Event ID: The _Outlook Calendar event ID goes here_)” en la descripción de nuestro evento de Google Calendar. * Si este texto existe, el módulo extraerá de ese texto el ID del evento correspondiente de Outlook Calendar.

Y configuraremos el analizador de texto de esta manera: Pattern : Escribe \$Outlook Calendar Event ID: (.)\$ en él. * Continue the execution of the route even if the module finds no matches : Cambia este ajuste a Yes porque queremos que la automatización siga realizando ciertas acciones incluso si no puede encontrar un ID de evento de Outlook Calendar en la descripción de nuestro evento de Google Calendar. * Text : Asigna aquí el elemento Description del módulo Google Calendar > Watch Events.

Consulta la imagen siguiente como referencia: ![Text parser Google Calendar Outlook Calendar sync](__CODE_BLOCK_11__ Click OK to finish configuring the text parser.

5. Add a module to match existing Outlook Calendar events with updated Google Calendar events

Through steps 2 and 3 above we’ve set up our scenario to create new Outlook Calendar events for new Google Calendar ones. Now, let’s build the functionality for updating existing Outlook Calendar events when we update their Google Calendar counterparts. Add a new Microsoft 365 Calendar > Update an Event module to your scenario. But instead of connecting it at the end of the scenario, click and drag the module’s left handle toward the Text parser module. Doing so will automatically create a [router](__CODE_BLOCK_12__ that splits your scenario into two routes: ![Connect OCal Update an Event module](__CODE_BLOCK_13__ We’ll configure the scenario routes later. For now, let’s set up our new module. Connect your Microsoft account to it and map the Text parser module’s $1 string element to the Event ID field (this string element will contain the event ID for our Google Calendar’s corresponding Outlook Calendar event if there is one). Después, asigna los elementos de datos del módulo Google Calendar > Watch Events a los distintos campos del evento de Outlook Calendar, tal y como hicimos con el módulo Microsoft 365 Calendar > Create an Event en el paso 2 anterior. Hacerlo ayuda a actualizar nuestro evento existente de Outlook Calendar con los datos actualizados de su equivalente en Google Calendar. Consulta esta imagen como referencia: ![Update an Event in Outlook Calendar](__CODE_BLOCK_14__ Click OK to finish configuring the module.

6. Add a module to delete Outlook Calendar events when they’re deleted in Google Calendar

To sync Google Calendar event deletions to Outlook Calendar, we’ll add the Microsoft 365 Calendar > Delete an Event module next. Connect this module to the router to create a third scenario route, like so: ![Connect OCal Delete an Event module](__CODE_BLOCK_15__ Then click the module to: * Connect it to your Microsoft account. * Map the Text parser module’s $1 string element to the Event ID field.

See the image below for reference: ![Delete an Event in Outlook Calendar](__CODE_BLOCK_16__ Click OK to finish configuring the module.

7. Add route filters that determine whether to create a new Outlook Calendar event or update or delete an existing one

We’ve set up three separate routes for creating, updating, and deleting Outlook Calendar events. Now, we need to tell the automation when it should take a certain action over another. We’ll do so by adding a [filter](__CODE_BLOCK_17__ to each route, which will allow the automation to proceed down the route only if certain conditions are met. Click the wrench icon between the router module and the Microsoft 365 Calendar > Create an Event one > click Set up a filter. Give your filter a descriptive label like “Outlook Calendar event doesn’t exist”, and then map the Text parser module’s $1 string element to the condition’s first operator. Click the Text operators: Equal to setting and change it to Basic operators > Does not exist. This way, our automation will create a new Outlook Calendar event if our Google Calendar event doesn’t contain an Outlook Calendar event ID (which it would if there was a matching Outlook Calendar event for it). Consulta esta imagen como referencia: ![Filter - OCal event doesnt exist](__CODE_BLOCK_18__ Click OK to finish setting up this filter. Then click the wrench icon between the router module and the Microsoft 365 Calendar > Update an Event one to add a second filter. Set this filter’s first condition to $1 string element > Basic operators: Exists. After that, click Add AND rule to add a second condition. Map the Status item from the Google Calendar > Watch Events module to this condition’s first operator. Change the Text operators: Equal to setting to Text operators: Not equal to , then type “cancelled” in lowercase - and with two l’s - into the second operator. See this image for reference: ![Filter - OCal event exists and is to be updated](__CODE_BLOCK_19__ Here, our automation will update our Outlook Calendar event if: * It can find the event’s event ID in our Google Calendar event description. * That Google Calendar event doesn’t have the “cancelled” status (in other words, it hasn’t been deleted).

Haz clic en OK para pasar a configurar el filtro de la ruta Microsoft 365 Calendar > Delete an Event. Configura este último filtro de la misma manera en que configuraste el segundo filtro para la ruta Microsoft 365 Calendar > Update an Event. Esta vez, sin embargo, cambia el operador de texto de la segunda condición a Text operators: Equal to para que la automatización elimine los eventos con el estado “cancelado”. Consulta esta imagen como referencia: !Filter - OCal event exists and is to be deleted Haz clic en OK y ¡habrás terminado de configurar tu escenario! Debería verse así: !Sync Google Calendar with Outlook Calendar automatically

8. Activa y ejecuta tu escenario para empezar a sincronizar tus calendarios de Google y Outlook

Ahora, pongamos la automatización a trabajar. Si ya tienes eventos de Google Calendar que quieras sincronizar con Outlook Calendar, identifica el evento con la fecha de inicio más antigua. Luego haz clic derecho en el módulo Google Calendar > Watch Events, selecciona Choose where to start, elige Since specific date y rellena el campo de fecha con esa fecha de inicio. Haz clic en OK cuando termines. !Choose where to start - Since specific date Haz clic en el botón Run once en la parte inferior izquierda para empezar a sincronizar estos eventos de Google Calendar con Outlook Calendar. Nota: Según la cantidad de eventos de Google Calendar que necesites sincronizar con Outlook Calendar y el límite de eventos que hayas establecido para el módulo Google Calendar > Watch Events, puede que tengas que volver a ejecutar el escenario varias veces hasta que se hayan sincronizado todos tus eventos de Google Calendar. Aumentar temporalmente el límite de eventos puede ayudar a reducir el número de veces que tengas que volver a ejecutar el escenario. Y, una vez sincronizados nuestros eventos existentes de Google Calendar, podemos activar el escenario para sincronizar todos los eventos futuros que creemos, actualicemos o eliminemos. Haz clic derecho en el módulo Google Calendar > Watch Events > selecciona Choose where to start > selecciona From now on > haz clic en OK. !Choose where to start - From now on Luego usa la configuración de programación en la parte inferior del editor visual para establecer con qué frecuencia quieres sincronizar Google Calendar con Outlook Calendar. Por último, activa tu escenario. ¡Ya está!

¿Y qué pasa si en lugar de eso quieres añadir un Outlook Calendar a Google Calendar?

¡Sí, es posible! Configurar esta sincronización inversa implica intercambiar los módulos de Google Calendar de tu escenario por los de Outlook Calendar y _viceversa_ , y ajustar la asignación de los elementos de datos de tus módulos para que coincidan. Aquí tienes un adelanto de cómo debería verse ese escenario: !Sync Outlook Calendar with Google Calendar automatically Entonces, ¿estás listo para sincronizar tus eventos de Google Calendar con Outlook Calendar? ¿O incluso para intentar configurar una sincronización bidireccional? Entonces regístrate aquí para obtener una cuenta gratuita de Make, y ponte manos a la obra!

add-google-calendar-to-outlook