28 de jul. de 2020 | 8 minutos
Guía histórica de Make (la fuente indica el 28 de julio de 2020). Este artículo reproduce una guía publicada entonces por Make/Integromat. Los ejemplos, plantillas, módulos y funciones citados son los de esa guía y ese momento, no una ejecución real de este sitio ni una garantía de disponibilidad, compatibilidad o precios vigentes. Para el estado actual, consulta las fuentes oficiales. La guía original de Make (2020) reunía estas integraciones de Airtable para conectar bases con otras apps, automatizar entradas y salidas de datos y crear pipelines de datos. El tiempo de puesta en marcha depende de cada cuenta y configuración.
Me encanta Airtable. Como alguien que ha peleado con hojas de cálculo durante mucho tiempo, Airtable me pareció un antes y un después la primera vez que lo probé, hace unos tres años. Me gustó todo al instante: la interfaz colorida, las funciones de etiquetado y notificaciones, y la capacidad de las celdas para contener y mostrar imágenes. A diferencia de otros programas de datos tabulares, no me susurra “¡vida de oficina!” al oído cuando lo uso. Además, me encanta lo bien que se integra con otras apps. Las integraciones de Airtable son fundamentales para lograr lo siguiente:
- Conectar bases con otras apps
- Automatizar entradas y salidas de datos
- Crear pipelines de datos
En mi opinión, aquí está la clave para entender la importancia de las integraciones de Airtable. Como Wired dijo una vez:
El truco principal de Silicon Valley es simplemente meter cosas en una base de datos y volver a sacarlas. Me gusta mucho esta definición, porque las integraciones de Airtable hacen una especie de magia para incontables proyectos. Es más, quizá tú tengas un truco en mente. Puede que ya tengas los datos y que ya estén en Airtable. Si es así, ahora es el momento de aprender a integrar y automatizar. En este artículo te mostraré 9 integraciones de Airtable que puedes poner en marcha con Make, entre ellas:
- Integración de Google Sheets con Airtable
- Integración de Google Calendar con Airtable
- Integración de Slack con Airtable
Y muchas otras. Además, la guía señalaba que la mayoría de las integraciones siguientes estaban disponibles como plantillas de Make, lo que significaba que se podían usar de inmediato sin tener que crearlas. Las que no estaban disponibles como plantilla las creó el autor con el constructor visual de Make. No hay motivo para el pánico: según la experiencia del autor original en 2020, eran lo bastante sencillas para crearlas en unos minutos con las cuentas ya configuradas. ¡Vamos a verlas!
1. Integración de Airtable con Google Sheets
Sincronizar Google Sheets y Airtable es relevante por varias razones, entre ellas:
- Hacer copia de seguridad de tus datos de Airtable en Google Sheets
- Poner los datos a disposición de quienes usan Google Sheets pero no Airtable
- Superar los límites de registros por base de Airtable
En cualquier caso, poder conectar ambas apps es algo que muchos usuarios necesitan, y así es como se hace con Make.
Requisitos básicos
- Cuenta de Make
- Cuenta de Airtable
- Cuenta de Google Sheets
Cómo conectar Airtable con Google Sheets
Primero tendrás que iniciar sesión en las cuentas mencionadas. Después, elige los siguientes módulos en Make:
Una vez seleccionados, estarás en el constructor de escenarios de Make (también llamado “lienzo visual”).
Allí, tendrás que conectar tus cuentas de Airtable y Google a Make. Es fácil; el ejemplo original de 2020 lo hacía con la clave de API disponible en tu página de resumen de la cuenta. Para conectar Airtable hoy, consulta la documentación oficial vigente de la app.
Ahora, todo lo que tienes que hacer es completar los campos en los módulos de Airtable y Google Sheets, y seleccionar un disparador para que se produzca la sincronización.
Normalmente elijo un disparador sencillo: añado una columna en Airtable que muestra la última fecha y hora de modificación de cada registro, y cada vez que se añade o modifica un registro, también se añade o actualiza en Google Sheets.
De este modo, puedes sincronizar la base de Airtable con una hoja de cálculo de Google Sheets. Tu integración se verá así:
Y aquí está el resultado después de ejecutar el escenario. En primer lugar, aquí está la base de Airtable a medida que se va completando con datos:
Y luego, la hoja de cálculo resultante de Google Sheets, que se sincroniza con un intervalo de 15 minutos (esa fue la elección del autor; el ejemplo permitía bajar hasta 1 minuto con las opciones disponibles entonces). El intervalo mínimo actual depende del plan y se detalla en la documentación oficial de Make:
Ahora, pasemos a nuestra siguiente integración de Airtable: Google Calendar.
2. Integración de Airtable con Google Calendar
Make te permite automatizar la creación de eventos en Google Calendar a partir de entradas de Airtable. De forma similar a la integración de Airtable con Google Sheets, esta es una integración bastante sencilla que puedes poner en marcha de inmediato.
El ejemplo que creé está pensado para ayudar a quienes quieren agilizar su proceso de lead nurturing automatizando la creación de eventos de Google Calendar, como llamadas, a partir de registros de Airtable. Echa un vistazo:
Como puedes ver, el módulo de Google Calendar selecciona datos clave relacionados con la llamada/reunión, concretamente:
- cliente potencial
- fecha y hora de la reunión
- asunto de la reunión
De este modo, cada vez que se añada o se modifique un registro de Airtable que contenga datos de llamadas, se creará en Google Calendar un evento con esos datos. Estos son los datos que subí a la base de Airtable:
Y aquí está el resultado, visible en Google Calendar:
Los módulos que necesitarás para crear esta integración son:
¡Y eso es todo! Entra en el mundo de la creación automática de eventos de Google Calendar, cortesía de Make.
3. Integración de Airtable con Email
Usando los módulos de Airtable y Email de Make (también funciona con módulos de Gmail), puedes recibir o enviar notificaciones automáticas por correo electrónico cada vez que se añada o modifique un nuevo registro en tu base.
Lo bueno de esta integración es que puedes personalizar los correos con los datos del registro y con un mensaje que consideres apropiado. Échale un vistazo:
Los módulos que necesitarás para crear esta integración:
4. Integración de Airtable con Trello
Como ocurre con Google Sheets, hay múltiples razones por las que tiene sentido sincronizar datos entre Airtable y Trello.
Por suerte, es fácil conectar ambos con Make. En la experiencia del autor original en 2020, con las cuentas de Airtable y Trello ya configuradas no debería llevar más de un par de minutos; eso es lo que le llevó a él, un usuario de Make muy normal.
La integración anterior crea nuevas tarjetas de Trello a partir de nuevos registros de Airtable, pero conviene señalar que Make cuenta con docenas de módulos de Trello, lo que ofrece un sinfín de posibilidades a la hora de crear integraciones usando estas dos apps.
Módulos que puedes usar para crear integraciones de Airtable - Trello:
5. Integración de Airtable con Slack
Esta integración está disponible como plantilla. Ahora que sabes cómo crear integraciones básicas en Make, trabajar con plantillas te permitirá ponerlas en marcha aún más rápido.
La plantilla de integración de Airtable con Slack hace algo muy sencillo por ti: cada vez que se añade un nuevo registro a Airtable, recibirás una notificación en Slack con los detalles del registro. Es similar a la integración de Airtable con Email de arriba, aunque esta está disponible como plantilla.
Solo puedo decir que ojalá hubiera conocido esta plantilla de Make hace unos años, cuando empecé a usar Airtable. Por aquel entonces, dependía de una base de Airtable para agilizar la producción de contenido para redes sociales, y después de escribir el texto, el diseñador entraba en escena para completar el flujo de trabajo.
¡Tener notificaciones automáticas en Slack nos habría ahorrado muchísimo tiempo!
Enlace a la plantilla: Recibe un mensaje de Slack cada vez que se añada un nuevo registro a Airtable
6. Integración de Typeform con Airtable
Usar formularios para recopilar datos y hojas de cálculo para almacenarlos y procesarlos es algo habitual. La buena noticia es que el proceso de canalizar las respuestas de formularios hacia Airtable puede automatizarse por completo con la siguiente plantilla.
Ni que decir tiene que puedes elegir otra app de formularios si Typeform no es la que usas habitualmente. Make cuenta con módulos para otras apps de formularios populares como Google Forms y JotForm.
7. Integración de Google Docs con Airtable
Esta es una integración muy útil para cualquiera que necesite crear y personalizar documentos a partir de nuevos datos de Airtable.
Por ejemplo, imaginemos que cada vez que se cierra una venta, necesitas enviar un documento con los términos del acuerdo. Esta integración lo hace posible mediante:
- Rellenar la plantilla del documento con datos relevantes de Airtable (como el nombre del lead y la fecha)
- Convertirlo a PDF
- Enviarlo por correo electrónico
Este es un buen ejemplo de por qué la vida es más sencilla con Make. Enlace a la plantilla: Crear un Google Doc con datos de un registro en Airtable y enviarlo por correo electrónico como PDF
8. Integración de Shopify con Airtable
Llevar un control de productos y pedidos es el primer paso hacia el éxito en el comercio electrónico. Esto puede resultar problemático si se hace manualmente —equivocarse es humano—, pero puedes automatizar el proceso con Make.
Esta plantilla registrará en Airtable los nuevos pedidos de Shopify a medida que vayan llegando. No sé tú, pero tener datos recién importados ordenados automáticamente en Airtable para un análisis posterior es algo que me interesaría explorar.
Enlace a la plantilla: Integración de Shopify con Airtable
9. Integración de Facebook Custom Audiences con Airtable
Los profesionales del marketing que usan Airtable no pueden perderse esta plantilla. Te permite crear Facebook Custom Audiences a partir de registros de Airtable, pero eso es solo la parte fácil.
Lo que hace única a esta plantilla es que filtra la lista de correos electrónicos según los criterios que desees y luego sube los datos a Facebook Custom Audiences. En lugar de tener que trastear con los registros de Airtable, puedes definir criterios y automatizar todo el flujo de trabajo.
Enlace a la plantilla: Integración de Facebook Custom Audiences con Airtable
Integración adicional: publicar automáticamente registros de Airtable en Facebook, LinkedIn y Twitter
Publicar en redes sociales, incluso cuando se te da bien, lleva algo de tiempo. Si quieres recuperar ese tiempo para ti, te invito a probar esta increíble plantilla.
¿Qué hace? Pues, en pocas palabras, observa los registros de Airtable y crea publicaciones en redes sociales a partir de ellos (¡con imágenes!).
Si estás listo para sacarle más partido a tus habilidades con Make, adelante y pruébalo. ¡No te arrepentirás!
Enlace a la plantilla: Publica nuevos registros de Airtable en redes sociales
Conclusión: las integraciones de Airtable, a por todas
Si hay una lección que aprendí usando Airtable, es esta: las hojas de cálculo no tienen por qué ser aburridas. Lo mismo se aplica a las integraciones, y eso es algo que también valoro de Make. En lugar de depender de métodos oscuros enterrados en la documentación de las apps, puedo integrar tantas apps como necesite usando una sola plataforma. El resultado ha sido abrumadoramente positivo: ahora soy mucho más productivo que antes de usar Make. Y esto también puede ser tu caso. ¡Feliz automatización!