29 mar 2023
Guía histórica de Make (la fuente indica el 29 de marzo de 2023). Este artículo reproduce una guía publicada entonces por Make. Los ejemplos, plantillas, módulos y funciones citados son los de esa guía y ese momento, no una ejecución real de este sitio ni una garantía de disponibilidad, compatibilidad, precios o resultados vigentes. Para el estado actual, consulta las fuentes oficiales. En este tutorial, aprenderás a crear un glosario empresarial automatizado para Slack, potenciado por ChatGPT y Make.
La jerga corporativa es omnipresente en el mundo empresarial: desde “sinergia” y “cambio de paradigma” hasta una constelación de acrónimos, estos términos pueden resultar confusos. Sin embargo, las palabras de moda de una empresa también sirven como taquigrafía para ideas complejas, lo que agiliza la comunicación en las organizaciones. Por eso, entender su significado puede ser crucial para el éxito, pero ¿cómo proporcionas ese conocimiento a los empleados sin obligarles a buscarlo por su cuenta?
La respuesta es bastante sencilla: un glosario empresarial. Eso sí, no nos vamos a conformar con el glosario empresarial tradicional y anticuado. En su lugar, te mostraremos cómo crear un glosario empresarial automatizado al que cualquiera pueda acceder desde una plataforma de mensajería como Slack. Antes de entrar en el tutorial, dediquemos un momento a entender cómo funciona.
El último glosario empresarial que tu empresa necesitará
Este glosario empresarial se apoya en las siguientes herramientas para proporcionar a cada empleado las definiciones necesarias:
- Slack (también puedes usar Microsoft Teams o Cisco Webex
- Google Sheets
- ChatGPT
Y Make, por supuesto. Para crear esta solución, el Core Plan era suficiente. Entonces, ¿cómo funciona el glosario? Desde la perspectiva del usuario, todo ocurre en Slack. Simplemente envía un mensaje a un usuario virtual de Slack (en este tutorial lo llamaremos “Mr. Glossary”) con la definición que estás buscando, y recibirás la respuesta al momento. En el ejemplo, lo bueno de esto era que nadie más sabía cuándo alguien estaba buscando una definición: el temor a preguntar (y parecer desinformado) desaparece por completo del entorno de trabajo. Los principios de funcionamiento detrás de esta solución son bastante simples:
- Hay un “usuario” (virtual) que sirve como glosario (“Mr. Glossary”).*
- Cada vez que alguien pide una definición a Mr. Glossary, Make la recuperará y responderá a la persona que la solicita. Todo esto ocurre por mensaje directo; no es un canal compartido donde todos puedan ver las acciones de los demás.
- Si se trata de una definición interna (un término exclusivo de tu empresa), Make la obtendrá de Google Sheets (la app que usaremos para almacenar las definiciones internas).
- Si la definición no está en la hoja de cálculo de Google Sheets, Make solicitará una definición a ChatGPT y responderá con la información a través de Slack.
Ahora, veamos cómo crear esta solución para que todos en tu empresa se pongan al día con todas las palabras de moda.
- Importante: Para que esta solución funcione, tendrás que crear un nuevo usuario de Slack. Será una cuenta ficticia gestionada por un administrador, ¡pero actuará como un agente virtual para el resto de la empresa!
Paso 1: Crea el escenario y añade el primer módulo de Slack
Suponiendo que tienes cuentas de Google, Make, Slack y ChatGPT, el primer paso será crear un nuevo escenario en Make.
Después, busca la app de Slack en el generador de escenarios y selecciona el módulo New Event.
Nota: el módulo New Event es un webhook, y Make puede procesar varias solicitudes de webhook al mismo tiempo (de hecho, es una característica distintiva).
Esto es importante porque permite que varios usuarios pidan definiciones y obtengan respuestas al mismo tiempo.
Bien, configuremos el módulo New Event. Para hacerlo, sigue estos pasos y consulta la imagen de abajo como referencia.
Primero, haz clic en Add para crear un nuevo webhook. Puedes introducir un nombre para el webhook (como hicimos nosotros), pero no es obligatorio.
A continuación, selecciona la opción New IM Message en el campo Event type.
Cuando lo hayas hecho, haz clic en Add para conectar tu cuenta de Slack a Make.
Para terminar, deja el campo Channel en blanco para que puedas recibir mensajes de todos los usuarios. Haz clic en Save y OK cuando hayas terminado.
Paso 2: Crea la hoja de cálculo con definiciones y añade el módulo de Google Sheets
Para que nuestro glosario proporcione definiciones que solo se usan en tu empresa, tendrás que guardar esas definiciones en algún sitio, y Google Sheets es perfecto para ello.
En este punto, puedes crear una hoja de cálculo de Google Sheets en una carpeta de Google Drive que gestiones tú.
Como referencia, aquí tienes la hoja de cálculo de Google Sheets con los términos y definiciones que usamos en este ejemplo.
Nota importante: usa los mismos encabezados en tu hoja: Business Terms en A1 y Definitions en B1.
Cuando hayas creado la hoja de cálculo y añadido las definiciones (no tienes que añadirlas todas ahora, puedes ir añadiendo con el tiempo), vuelve a tu escenario de Make.
Allí, busca la app de Google Sheets y selecciona el módulo Search rows.
Este módulo buscará el término solicitado en la hoja de cálculo que contiene el glosario completo (es decir, la hoja de cálculo de Google Sheets que acabas de crear).
Ahora es el momento de configurar este módulo.
Empieza haciendo clic en Add y conecta tu cuenta de Google a Make.
Después, selecciona la hoja de cálculo y la pestaña que contiene el glosario. Consulta la imagen de abajo como referencia:
Cuando lo hayas hecho, desplázate hasta el Filter.
Ahí, selecciona la fila Business Terms (A) y luego selecciona el operador Text operators: Contains (case insensitive).
Al hacer esto, te asegurarás de que, aunque alguien escriba un término en mayúsculas, minúsculas o una combinación de ambas, Make lo reconozca igualmente y se proporcione una definición del término.
Una vez hecho esto, mapea el elemento Text del campo inferior, como ves abajo.
Paso 3: Añade un router
Cuando alguien pide una definición a Mr. Glossary, hay dos resultados posibles:
- El término solicitado está en la hoja de cálculo (junto con su definición o significado).
- El término no está en la hoja de cálculo (o está mal escrito). En ese caso, ChatGPT proporcionará una definición para ese término.
Para reproducir esta lógica en nuestro escenario de Make, debemos crear dos caminos —o rutas, como las llamamos—, uno para cada posible resultado.
Para hacerlo, haz clic en el menú Tools en la parte inferior del generador de escenarios de Make y selecciona Router.
Después, conecta el Router al módulo Google Sheets - Search Rows arrastrándolo cerca.
A continuación, haz clic en el Router para abrir dos rutas como ves abajo y pasa al siguiente paso de este tutorial.
Paso 4: Completa la ruta superior
Esta ruta se usará para responder a una solicitud con el término y su definición procedentes de la hoja de cálculo de Google Sheets.
Empieza haciendo clic en el círculo vacío de la ruta superior, selecciona la app Slack y después elige el módulo Create a Message.
El primer paso para configurar el módulo Create a Message es seleccionar la misma conexión que la del módulo New Event.
Cuando lo hayas hecho, verás que hay tres campos que configurar y un cuadro Text para introducir el mensaje.
Configura el módulo como se indica y asigna el elemento User del módulo Slack > New Event al campo User (primero, activa el interruptor Map).
Abajo se muestra cómo debes asignar los elementos en el cuadro Text. Fíjate en que la palabra ‘Definition’ aparece resaltada: eso significa que debes incluirla en el mensaje.
Como esta ruta solo enviará términos y definiciones que están en tu hoja de cálculo, los mensajes que informan al solicitante de que un término no está en el glosario no deberían enviarse por esta ruta.
Para evitar que se envíen estos mensajes, necesitamos usar un filtro, así que haz clic en el enlace entre el Router y el módulo Slack de la ruta superior.
Hagamos una pausa para entender por qué usamos el filtro aquí.
Cuando un término se encuentra en el glosario, el módulo Search Rows devuelve 1 bundle de datos.
Si el término no se encuentra, devuelve 0 bundles de datos, y usaremos esa información para filtrar los datos.
Primero, pongamos al filtro el nombre "Term available in glossary". Después, asigna el elemento Total number of bundles al campo superior.
Cuando lo hayas hecho, selecciona el operador Numeric operators: Greater than e introduce ‘0’ en el campo inferior para asegurarte de que el bundle pase.
Mira la imagen de abajo como referencia:
Paso 5: Completa la ruta inferior
La segunda ruta solo se activará cuando un término no se encuentre en la hoja de cálculo del glosario. En este punto, nuestro escenario hará dos cosas a la vez para el usuario que pregunta:
- Primero, enviará un mensaje diciéndole que la definición no está en el glosario.
- Después, proporcionará la definición de ese término según ChatGPT.
Y esto es lo que hace la segunda ruta.
Empecemos a construir añadiendo el módulo Slack > Create a Message y configurándolo como se indica.
Después, añade la palabra “Oops!” en el texto. ¡Te mostraremos por qué en un segundo!
Como en la ruta superior, necesitamos configurar un Filter entre el router y el primer módulo.
Este filtro permite que los bundles pasen solo si el término no se encuentra en la hoja de cálculo del glosario.
Esto significa que el módulo Google Sheets > Search Rows devuelve ‘0’ bundles de datos.
Así que añade un filtro en la ruta inferior entre el Router y el módulo Slack > Create a Message, y configúralo como ves abajo:
Paso 6: ChatGPT entra en el chat
Después del módulo de Slack, añade el módulo OpenAI > Create a Completion a la ruta inferior de tu escenario.
Como hiciste con otras apps, empezarás a configurar el módulo haciendo clic en Add y conectando tu cuenta de OpenAI a Make.
Cuando lo hayas hecho, selecciona Create a Chat Completion y GPT-4: gpt-4-0314 como modelo (el que usaba el ejemplo de 2023; hoy ese modelo está retirado, así que consulta los modelos vigentes de OpenAI).
Después, sigue configurando el módulo así:
- Selecciona System como Role
- Haz clic en Add item bajo Messages
- Asigna el elemento Text del módulo Slack > New event
Cuando lo hayas hecho, el módulo estará totalmente configurado, así que haz clic en OK y pasa al siguiente paso.
Paso 7: El último módulo de tu escenario
Para el módulo final, añadiremos otro módulo Slack > Create a message al escenario.
Este módulo enviará la respuesta de ChatGPT al solicitante.
Configúralo igual que los otros dos módulos de Slack y asigna el elemento Choices > messages > content del módulo de OpenAI al cuadro de texto.
Una vez más, incluye ‘ChatGPT Definition’ en tu mensaje y haz clic en OK para terminar de configurar este módulo.
Paso 8: Añade el último (y más importante) filtro
Ahora es momento de explicar las palabras que introdujimos en los tres módulos de Slack:
- “Definition”,
- “Oops!”
- “ChatGPT Definition”
Antes que nada, no olvidemos la idea general: nuestro escenario funciona con un webhook, que recibe cada mensaje enviado a un usuario dedicado. Por eso, necesitamos filtrar qué mensajes activan el escenario.
Sin embargo, incluso cuando el mensaje contiene la definición, o cuando el mensaje confirma que el término no está disponible, o cuando aparece la definición de ChatGPT, el escenario se ejecutará de nuevo al ver estas respuestas como nuevas solicitudes.
Esto significa que el escenario quedará atrapado en un bucle infinito.
La solución consiste en añadir un filtro que bloquee cualquier paquete de datos que contenga las palabras ‘Oops!’ o ‘Definition’, ya que sabemos que no son mensajes de "solicitud", sino respuestas.
Para hacerlo, haz clic en el conector entre los módulos New Event y Search Rows.
Llamemos a este filtro ‘Definition requests only’ y asignemos el elemento Text del módulo de Slack al campo superior.
Después, selecciona el operador Text operators: Does not contain (case insensitive) e introduce en el campo inferior la palabra ‘Oops!’. Luego, haz clic en Add AND rule y repite el proceso, pero esta vez introduce la palabra ‘Definition’ en el campo inferior. Haz clic en OK cuando termines.
Paso final: probar el escenario
¡Ya está!
Nuestro escenario debería estar listo y, para asegurarnos de que realmente lo está, lo probaremos.
Para ello, pulsa el botón Run once situado abajo a la izquierda del generador de escenarios.
Después, ve a Slack y envía un mensaje con un término que sepas con seguridad que está en la hoja de cálculo del glosario.
Si funciona correctamente, pruébalo de nuevo enviando un mensaje con un término que no esté en el glosario.
¿Funcionan bien los dos? ¡Genial!
Pulsa el botón Save del menú de controles (abajo del generador de escenarios) y luego activa el escenario con el interruptor situado abajo a la izquierda.
Y con esto concluye este tutorial. ¡Buen trabajo!
Palabras finales: Crear soluciones reales con ChatGPT
A pesar de todas las grandes promesas sobre soluciones impulsadas por IA, en la experiencia del autor original en 2023 esta era una que se podía crear en menos de una hora y que, según él, tenía un impacto positivo inmediato en la organización. No es una medición de este sitio ni un plazo garantizado para ningún equipo. En el ejemplo del autor, además, era una forma sencilla de empezar con ChatGPT y un buen trampolín para construir soluciones más complejas en el futuro. Solo hace falta una cuenta de Make y el deseo de hacer la vida de todos un poco más fácil.**