Jan 30, 2020 | 2 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 30 de janeiro de 2020). Este texto reproduz um guia da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
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O problema
Sou freelancer e recebo muitos e-mails. Parte deles é de clientes, e uma boa parcela vem de apps em que me cadastrei e newsletters que achei que fosse ler. Com todo esse e-mail, é fácil perder os e-mails de clientes (os importantes) no meio do resto.
A necessidade
Preciso de uma maneira de ver claramente quais e-mails de clientes recebo, para que não se percam. No passado, usei softwares de tickets como o Freshdesk — mas isso é mais uma coisa para fazer login e acompanhar. Meu Gmail funciona como um quartel-general das minhas comunicações, e qualquer outra plataforma é só mais uma distração. Nessa linha, eu precisava de um sistema de tickets barato e eficaz que funcionasse com meu webmail do Google. Com poucas opções gratuitas por aí, criei meu próprio sistema de tickets de e-mail usando a Make.
A solução
Comecei usando o recurso Multiple Inboxes do Gmail, que permite configurar uma caixa de entrada com um filtro personalizado.
Configurando múltiplas caixas de entrada no Gmail
O filtro da minha caixa de entrada múltipla era:
label:client_mailbox in:inbox Ele mostra e-mails com a label “client_mailbox” que também estão na minha caixa de entrada (não arquivados nem excluídos). Agora, o truque é adicionar automaticamente a tag client_mailbox aos e-mails de clientes, e NÃO a outros e-mails. Primeiro, preciso criar uma whitelist de e-mails de clientes usando o Google Sheets. Uma planilha simples do Google, de uma coluna, com a lista de endereços de e-mail dos meus clientes, é suficiente:
Em seguida, uso a Make para construir um cenário que verifica os endereços de e-mail dos remetentes (de todos os novos e-mails recebidos) contra os registros da planilha do Google.
Neste cenário, o trigger fica de olho em novos e-mails. Quando um e-mail é recebido, o módulo do Google Sheets verifica se há correspondência entre o endereço de e-mail do remetente e minha lista de endereços de clientes. Se uma correspondência é encontrada, a label client_mailbox é adicionada ao e-mail, fazendo com que o filtro do Google Multiple Inboxes mostre esse e-mail na minha “Client Inbox”. Este cenário roda a cada 5 minutos de segunda a sexta, durante meu horário típico de trabalho.
O resultado: uma caixa de entrada de clientes com os e-mails importantes separados Nota: a Client Inbox à direita mostra meu e-mail de cliente mais recente no topo, mas ele está enterrado sob outros e-mails na minha caixa de entrada padrão (à esquerda).
Adição bônus: adicionar automaticamente novos e-mails de clientes
Acho o Slack muito útil, então criei um canal no Slack para adicionar rapidamente novos e-mails de clientes à planilha do Google.
Para adicionar um novo e-mail de cliente à minha lista, basta enviar o endereço de e-mail pelo Slack para um canal privado criado só para esse fim. Quando uma mensagem do Slack é enviada nesse canal, o cenário verifica a planilha do Google com os endereços.
Se o endereço já estiver lá, nada acontece. Mas se não estiver, o cenário adiciona o novo e-mail à lista.
Os benefícios
- O Gmail se torna um sistema de tickets eficiente e barato
- Nunca perca e-mails importantes de clientes
- Mantenha tudo simples, evitando o uso de um número cada vez maior de apps
Apps usados
- Gmail
- Google Sheets
- Slack (opcional)
Os templates
- Adicionar uma label de caixa de entrada de cliente ao Gmail
- Adicionar e-mail de cliente a uma planilha do Google Sheets via Slack
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