27 feb 2019 | 3 minutos
Artículo histórico del blog de Make (la fuente indica el 27 de febrero de 2019). Este texto reproduce un artículo de 2019 del blog de Make. El «yo» y las recomendaciones son los del autor de Make en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que esas herramientas, enlaces o funciones sigan igual hoy. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
Antes de lanzarte a tu próximo proyecto o tarea, da un paso atrás y examina los distintos procesos que pueden ayudar a que tu trabajo sea aún más exitoso.
Puede que no seas un project manager certificado. Quizá simplemente te perdiste las clases de moda.
Doy por hecho que lees esto porque gestionas trabajo de alguna forma. Puede que no tengas personas a tu cargo, pero si haces una de las siguientes cosas, se entiende que gestionas trabajo y proyectos:
- Hacer algo y terminarlo
- Hacer algo y pasárselo a otra persona
Todo eso forma parte de la gestión de proyectos. Algunas de esas tareas pueden ser grandes, otras pequeñas y otras tener varios pasos. Pero todo eso también es gestión de proyectos.
Para ser más eficiente, probablemente haya unos cuantos pasos del proceso que estés pasando por alto.
Ser consciente de ellos te ayudará a agilizar tu flujo de trabajo. En este artículo examinaremos cuatro procesos de gestión de proyectos que puede que estés pasando por alto.
En su artículo de 2019, el autor de Make detallaba así estos cuatro procesos:
1. ¿Estás definiendo el proyecto?
Cuando recibimos un nuevo encargo en el trabajo, nos pasan algunas preguntas por la cabeza. Normalmente son algo así:
- ¿Qué intento conseguir?
- ¿Cuánto tiempo me llevará?
Puede que no siempre sepamos las respuestas, pero cuanto más nos acerquemos, mejor será nuestro trabajo, porque estamos definiendo el proyecto.
¿Y qué es un proyecto?
Un proyecto tiene fecha de inicio y de fin, con un principio, un desarrollo y un final claros. Un buen proyecto tiene un plan. Hay trabajo que debe hacerse antes de pasar a otras tareas.
Definir los límites (o el alcance) de tu proyecto te ayudará a saber qué hacer ahora y qué hacer después. Las ideas aleatorias no son un proyecto: tienes que convertirlas en uno. Hacer esto te ayudará a priorizar el plan y las tareas que vienen después. No solo es importante definir qué significa la palabra “proyecto”; también es importante establecer cuál es tu proyecto. Entender cuánto estás asumiendo antes de empezar te ayudará a ti y a tu equipo a manteneros centrados y con claridad.
2. ¿Cuáles son los entregables de tu proyecto?
¿Sabes qué intentas lograr con tu trabajo o cuál es el entregable final? Podrías hacer toda la investigación del mundo, pero a tu responsable no le importará tanto si no está en la presentación de diapositivas o en el informe técnico. O no le importará si sabes dibujar dimensiones si no están en el plano. El formato en el que se entrega el trabajo también forma parte del trabajo. Entiende qué se supone que debe hacer tu trabajo antes de entregarlo. No ofrezcas funciones extra si tu nuevo software no puede cumplir las especificaciones originales. Con demasiada frecuencia, los equipos “aportan más de lo esperado” sin añadir valor al entregable esperado en primer lugar.
3. ¿Vas cumpliendo el calendario?
Después de conocer tu proyecto y organizar las tareas, construye un calendario que tu equipo pueda seguir y entender. En un entorno ágil, eso podría incluir sprints, iteraciones e incluso un backlog. Establecer las fechas de inicio y de entrega de cada tarea y estimar cuándo comenzará el siguiente trabajo también es un buen paso. Una herramienta útil para esto es un diagrama de Gantt. Ayudan a ver el progreso que estás haciendo en el proyecto, identificar riesgos y mostrarte un camino a seguir.
4. ¿Puedes usar una plantilla?
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos ofrecen plantillas para proyectos y tareas. Las plantillas aprovechan tu trabajo previo al hacerte más sencillo realizar una tarea la próxima vez. Una vez que añades los detalles, las subtareas y cualquier archivo pertinente, puedes reutilizar el flujo de trabajo. No tienes que construirlo desde cero. Esto es especialmente útil si muchas personas están aportando tareas similares a un proyecto y necesitas coherencia en todo el conjunto. Dentro de las plantillas, puedes configurar tareas recurrentes y fechas de inicio y vencimiento para ayudarte a recordar cuándo empezar y terminar.
Conclusión
Antes de lanzarte de cabeza a tu próximo proyecto o tarea, da un paso atrás y examina los distintos procesos que pueden ayudar a que tu trabajo sea aún más exitoso. Estos ejemplos te ofrecen un buen punto de partida. Al establecer al principio el alcance, el calendario y las plantillas de tu proyecto, tus proyectos serán más rápidos, más eficientes y más exitosos. En su cierre de 2019, el autor añadía esta invitación promocional: ¡Prueba Make gratis hoy mismo!