Feb 27, 2019 | 3 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 27 de fevereiro de 2019). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Antes de sair correndo para o seu próximo projeto ou tarefa, dê um passo atrás e examine os diferentes processos que podem ajudar seu trabalho a ser ainda mais bem-sucedido.
Talvez você não seja um gerente de projetos certificado. Talvez você só tenha perdido as aulas chiques.
Vou presumir que você está lendo isso porque gerencia trabalho de alguma forma. Talvez você não tenha subordinados diretos, mas se você faz uma das coisas a seguir, presume-se que você gerencia trabalho e projetos:
- Faz algo e termina
- Faz algo e passa adiante para outra pessoa
Tudo isso faz parte do gerenciamento de projetos. Algumas dessas tarefas podem ser grandes, outras pequenas, e algumas podem ter várias etapas. Mas tudo isso também é gerenciamento de projetos.
Para ser mais eficiente, provavelmente há algumas etapas do processo que você está deixando passar.
Estar ciente delas ajudará você a otimizar seu fluxo de trabalho. Neste post, vamos examinar quatro processos de gerenciamento de projetos que você pode estar ignorando.
1. Você está definindo o projeto?
Quando recebemos uma nova tarefa no trabalho, algumas perguntas passam pela nossa cabeça. Normalmente, elas são mais ou menos assim:
- O que estou tentando realizar?
- Quanto tempo isso vai levar?
Talvez nem sempre saibamos as respostas, mas quanto mais perto chegarmos delas, melhor ficará nosso trabalho, porque estaremos definindo o projeto.
Afinal, o que é um projeto?
Um projeto tem data de início e de fim, com um começo, um meio e um fim claros. Um bom projeto tem um plano. Alguns trabalhos precisam ser feitos primeiro, antes de seguir para outras tarefas.
Definir os limites (ou o escopo) do seu projeto ajudará você a saber o que fazer agora e o que fazer depois. Ideias aleatórias não são um projeto — você precisa transformá-las em um. Fazer isso ajudará você a priorizar o plano e as tarefas que vêm depois dele. Não é só importante definir o que a palavra "projeto" significa; também é importante estabelecer o que é o seu projeto. Entender o quanto você está assumindo antes de começar ajudará você e sua equipe a manter o foco e a clareza.
2. Quais são as entregas do seu projeto?
Você sabe o que está tentando fazer com seu trabalho ou qual é a entrega final? Você pode fazer toda a pesquisa do mundo, mas seu chefe não vai se importar muito se ela não estiver no slide deck ou no whitepaper. Ou ele não vai se importar se você sabe esboçar dimensões, se elas não estiverem na planta. O formato para entregar o trabalho faz parte do trabalho. Entenda o que seu trabalho deve fazer antes de entregá-lo. Não ofereça recursos extras se o seu novo software não consegue cumprir as especificações originais. Com muita frequência, as equipes "entregam além" sem agregar valor à entrega esperada, em primeiro lugar.
3. Você está seguindo o cronograma?
Depois de conhecer seu projeto e alinhar as tarefas, construa um cronograma que sua equipe possa seguir e entender. Em metodologias ágeis, isso pode incluir sprints, builds e até um backlog. Definir as datas de início e de vencimento de cada tarefa e estimar quando o próximo trabalho começará também é um bom passo. Uma ferramenta útil para isso é o gráfico de Gantt. Ele ajuda você a ver o progresso que está fazendo no projeto, identificar riscos e mostra um caminho adiante.
4. Você pode usar um template?
A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos oferece templates para projetos e tarefas. Os templates aproveitam seu trabalho duro, tornando mais simples executar uma tarefa na próxima vez. Depois de adicionar os detalhes, as subtarefas e quaisquer arquivos pertinentes, você pode reutilizar o processo de fluxo de trabalho. Não precisa construir do zero. Isso é especialmente útil se muitas pessoas estiverem contribuindo com tarefas semelhantes a um projeto e você precisar de consistência em tudo. Dentro dos templates, você pode definir tarefas recorrentes e datas de início/vencimento para ajudar a lembrar quando começar e terminar.
Conclusão
Antes de mergulhar de cabeça no seu próximo projeto ou tarefa, dê um passo atrás e examine os diferentes processos que podem ajudar seu trabalho a ser ainda mais bem-sucedido. Estes exemplos dão um bom ponto de partida. Ao definir o escopo, o cronograma e os templates do seu projeto desde o início, seus projetos serão mais rápidos, mais eficientes e mais bem-sucedidos! Experimente a Make gratuitamente hoje mesmo!