Apr 2, 2021 | 9 minutes
Artículo histórico de Make (la fuente indica el 2 de abril de 2021). Este texto reproduce un artículo de opinión del autor de Make publicado en esa fecha. El «yo», las opiniones y los enlaces citados son del autor en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que las referencias sigan vigentes hoy.
¿Cómo saber si tu negocio necesita automatizar sus flujos de trabajo? En este artículo pasarás de no saber por dónde empezar a identificar tus primeros pasos con la automatización.
¿Por qué automatizar los flujos de trabajo?
Tanto si estás creando un negocio como si buscas maneras de mejorarlo, seguramente has oído hablar del tema.
Si observas con atención, notarás que la automatización de flujos de trabajo está por todas partes:
- Está en los correos de confirmación que recibes después de comprar en línea.
- Está en el correo que te pide una reseña después de recibir una compra en línea.
- Está detrás del chatbot que responde preguntas básicas antes de derivarte a un representante de atención al cliente.
- Es la forma en que las marcas monitorean las menciones en Twitter.
Quizá te preguntes por qué necesitas automatizar. Llegaremos a eso, pero primero definamos qué es la automatización de flujos de trabajo.
Automatización de flujos de trabajo: una definición
La automatización de flujos de trabajo consiste en diseñar, implementar y automatizar procesos empresariales mediante reglas lógicas predefinidas. Su propósito es dirigir automáticamente tareas, datos y archivos entre personas, aplicaciones y sistemas, y reducir el trabajo humano recurrente y operativo.
Es comprensible tener dudas cuando te encuentras con el tema por primera vez. Hay varias razones para ello, entre ellas:
- La amplitud del término. No todo el mundo piensa en lo mismo al oír «automatización». Las ideas sobre lo que implica varían según a quién le preguntes.
- Pensar que la automatización está reservada a ingenieros o a personas con conocimientos técnicos, cuando no es así.
- Convencerte de que tienes que seguir haciendo las cosas «como siempre las has hecho».
- Tener miedo de probar métodos nuevos. Como con cualquier novedad, habrá una curva de aprendizaje inicial y dificultades que superar, además de recompensas al otro lado.
- Tener dificultades para identificar qué automatizar, o simplemente no saber dónde ni cómo empezar.
Si quieres emprender este camino, hay algunos puntos clave que debes considerar. En este artículo pasarás de cero a saber por dónde empezar con la automatización de flujos de trabajo.
Ten presente que automatizar los flujos que consumen tu tiempo no te permitirá quedarte tomando margaritas en la playa. Pero sí te ayudará a crear más valor y a acercarte a esa excelencia operativa de la que tanto se habla.
¿Por qué las empresas automatizan sus flujos de trabajo?
Convertir procesos manuales en «máquinas» que funcionan por sí mismas permite a los dueños de negocios avanzar estratégicamente hacia sus siguientes pasos.
Entre las razones habituales para automatizar flujos están:
- Acelerar las tareas de entrada de datos.
- Conectar personas, aplicaciones y procesos.
- Recopilar datos a gran escala para tomar decisiones más inteligentes.
- Dedicar menos tiempo a rebuscar en la bandeja de entrada.
- Liberar tiempo que normalmente se destina a trabajos aburridos y de poco valor.
- Eliminar tareas manuales realizadas por personas y, por tanto, susceptibles de errores humanos.
La automatización de flujos de trabajo representa uno de los mayores saltos de productividad de nuestra época, comparable a la llegada de las computadoras personales hace cuatro décadas.
Como puedes imaginar, también es un tema muy comentado:
Una búsqueda rápida en Google Trends muestra un aumento sostenido del interés por el término «automatización de flujos de trabajo».
Cabe afirmar que la pandemia contribuyó a ese crecimiento.
Desde que la COVID-19 alteró nuestras vidas, las empresas tuvieron que afrontar cierres, caídas de ventas y despidos. Hubo que implementar nuevas formas de comunicarse, trabajar y producir prácticamente de la noche a la mañana.
En otras palabras, la situación aceleró la digitalización. Los consumidores acudieron masivamente a los canales en línea, y las empresas siguieron sus pasos.
Ahora, volvamos a la pregunta inicial: ¿cómo saber si necesitas automatizar?
5 señales de que necesitas automatizar tus flujos de trabajo
Las siguientes señales te ayudarán a evaluar si la automatización es un próximo paso viable para tu trabajo y tu negocio. Veámoslas.
1. Tus días están llenos de tareas rutinarias
¿Sientes que no dejas de mover información de un lado a otro? Lo que haces es necesario, pero no necesariamente tienes que hacerlo tú.
Copiar y pegar es una de las formas más insignificantes de perder tiempo, y la señal más clara de que podrías aprovechar la automatización. Además, donde trabajan personas habrá errores. La fatiga puede provocar entradas incorrectas o pérdidas de datos, e incluso comprometer su seguridad.
Si el proceso para mover los datos siempre es el mismo, probablemente la automatización te libere de la carga de hacerlo manualmente.
Quizá pienses que no es un problema, pero así se desperdician mucho tiempo y dinero. Una encuesta reveló que los trabajadores estadounidenses a tiempo completo dedican, en promedio, 520 horas al año a tareas que pueden automatizarse.
Piensa en la incorporación de empleados, la revisión de documentos o el restablecimiento manual de contraseñas. Si tomas el costo laboral promedio por hora, de $30.01, esto equivale a más de $15 mil de pérdida anual por empleado en tareas no productivas.
2. La satisfacción de los clientes disminuye
Los datos muestran que la «mala atención al cliente» es la segunda razón por la que los compradores dejan de comprar a una marca; los «precios más altos» ocupan el primer lugar.
La realidad es que los clientes quieren respuestas rápidas.
Alrededor del 80% de las personas espera una respuesta en un plazo de 5 minutos cuando se comunica con tu empresa, sin importar el canal utilizado.
Fuente de la imagen: Drift
La automatización puede ayudarte a responder más rápido a tus clientes. Pero primero abordemos lo evidente: ¿cómo gestionas las solicitudes que llegan? ¿Respondes con prontitud a cada mensaje o algunos pasan inadvertidos?
Si tu equipo está desbordado por un gran volumen de consultas, la automatización de flujos de trabajo será una buena aliada.
Desde configurar notificaciones automáticas en Slack para nuevos tickets hasta crear tareas en tu herramienta de gestión de proyectos, la automatización ayudará a que no se pierda ninguna consulta.
Para abordar la automatización del soporte de forma más integral, puedes empezar por trazar todo el recorrido del cliente. Esto te permitirá identificar dónde empiezan los problemas y automatizar según tus necesidades exactas.
3. El personal tiene dificultades
¿A los empleados les cuesta terminar su trabajo en el plazo previsto?
¿En qué puntos hay revisiones y comprobaciones manuales, y cómo se realizan?
¿Dónde quedan tareas sin terminar que generan demoras innecesarias entre el inicio y la finalización del trabajo?
Los empleados quieren sentir que avanzan en sus carreras. Pero eso no ocurrirá si pasan los días frustrados, esperando una aprobación del siguiente eslabón de la cadena.
Tus empleados pierden tiempo mientras tú desperdicias recursos. Y los procesos ineficientes están por todas partes.
Piensa, por ejemplo, en los formularios. ¿Tienes empleados que introducen manualmente los datos de las respuestas? Peor aún: ¿los formularios circulan por canales lentos, como el correo electrónico?
Crea flujos que eviten los intercambios interminables de correos y las cargas de documentos, y ahorrarás un tiempo valioso a tus empleados.
Luego está el problema del agotamiento laboral.
Una encuesta reciente publicada en Harvard Business Review evaluó el agotamiento y el bienestar durante la COVID-19, y los resultados fueron sorprendentes. El 89% de las personas encuestadas sentía que su vida laboral empeoraba y casi el 60% consideraba que la pandemia dominaba su trabajo.
Son problemas serios, pero ¿cómo puede ayudar la automatización? Veamos algunos puntos:
- Multitarea: los seres humanos somos notoriamente malos en ella. Cuantos más proyectos atendemos, más tiempo perdemos por un fenómeno llamado «residuo de atención». La automatización puede quitar de en medio las tareas repetitivas y ayudar a los empleados a concentrarse en lo más importante.
- Dependencia excesiva del correo electrónico: una persona promedio envía y recibe 121 correos de trabajo al día. Leerlos, procesarlos y responderlos puede consumir nada menos que el 28% de la semana laboral. Por suerte, el correo es fácil de automatizar. En un nivel básico, puedes etiquetar, archivar o eliminar mensajes automáticamente. En uno más avanzado, puedes guardar archivos adjuntos en Google Drive, crear tarjetas de Trello para ciertos correos o recibir notificaciones en otros canales.
- Interrupciones: la tentación de revisar la bandeja de entrada o el teléfono afecta la productividad y consume energía mental. Después de cada distracción, puedes tardar unos 25 minutos en retomar la tarea. La automatización puede limitar las interrupciones. Por ejemplo, puedes mantener cerrada la bandeja de entrada y publicar en Slack los correos que cumplan ciertos criterios, para que solo te «moleste» lo realmente importante.
La lista continúa, pero lo esencial es observar dónde tienen más dificultades los empleados y empezar a facilitarles la vida y el trabajo.
Fuente de la imagen: Visualistan
4. Tus procesos empresariales no están claramente documentados
La falta de una visión general puede generar caos e inseguridad. Cuando no está claro quién es responsable de cada cosa, se terminan descuidando tareas importantes.
La solución no es acabar con las ideas originales ni con los intentos de innovar; todo lo contrario. Al documentar los procesos, cada persona sabe qué se espera de ella.
Los procesos claramente definidos también facilitan encontrar formas de reducir costos y optimizar tu negocio.
Podrás evaluar si los procesos tienen sentido. Si no lo tienen, la automatización de flujos de trabajo será tu salvavidas.
5. Costos altos y márgenes bajos
Si tus costos operativos aumentan, es fundamental examinar tu negocio con atención.
Antes de experimentar con estrategias de precios, considera simplificar tus operaciones.
La metodología de manufactura esbelta distingue 8 tipos de «desperdicio» que elevan los costos. Pueden aplicarse de forma universal para detectar cuellos de botella y se conocen por el acrónimo inglés «DOWNTIME»:
- D — Defectos: servicios, productos o información incompletos o inexactos; por ejemplo, productos que se averían o aplicaciones que fallan constantemente.
- O — Sobreproducción: producir más de lo necesario, lo que genera existencias sobrantes.
- W — Esperas: esperar a personas, piezas o información; por ejemplo, una aprobación o datos.
- N — Talento desaprovechado: empleados que trabajan en tareas equivocadas o sugerencias de mejora que no se escuchan.
- T — Transporte: mover cosas innecesariamente; por ejemplo, flujos de procesos desalineados.
- I — Exceso de inventario: acumular más existencias de las necesarias; por ejemplo, dejar que los productos junten polvo en un almacén.
- M — Movimientos innecesarios: cualquier movimiento que no aporte valor; por ejemplo, pulsaciones de teclas repetitivas.
- E — Procesamiento excesivo: hacer la misma tarea más de una vez; por ejemplo, duplicar datos.
Reduce tus costos localizando las áreas donde se desperdicia dinero y empieza a automatizar para aumentar tus márgenes.
¿Cómo empezar a automatizar los flujos de trabajo?
Para decidir qué abordar primero, es importante identificar dónde están las oportunidades de automatización.
Encuentra oportunidades de automatización
Las operaciones concretas que realizas habitualmente serán propias de tu empresa y de tu sector.
Sin embargo, es probable que tu flujo de trabajo se apoye en aplicaciones, herramientas y programas de uso común. Por mencionar lo obvio, todos usamos correo electrónico y un calendario, ¿verdad?
Lo que has leído hasta aquí te ayudará a identificar las ineficiencias que frenan el crecimiento de tu negocio.
Recuerda: cada eslabón roto de la cadena es una oportunidad que espera ser aprovechada.
Evalúa tus opciones
En materia de automatización puedes evaluar varias alternativas:
- Integraciones directas mediante API, que requieren programación.
- Integraciones nativas, cuando estén disponibles.
- Plataformas de integración de terceros o software de automatización de flujos de trabajo, como Make.
Cada empresa elige su camino, o una combinación de tecnologías de automatización. Sin embargo, si quieres mantener la sencillez y la rentabilidad, nada supera a una plataforma como Make.
Empieza por algo sencillo
Prueba automatizando una tarea sencilla. Tu primera automatización no tiene que ser abrumadoramente compleja. Solo tiene que funcionar.
Puede ser algo tan simple como guardar automáticamente los archivos adjuntos de los correos en una carpeta determinada.
Como ocurre con la mayoría de las cosas, lo importante es empezar.
Automatiza tu primer flujo de trabajo con Make
Make es una de las principales plataformas de integración para automatizar flujos de trabajo. Nuestro editor visual facilita esa automatización, independientemente de su complejidad.
Ya dejamos claro que el correo puede convertirse en un agujero negro que absorbe tiempo. Ahorremos tiempo ahí e implementemos tu primera automatización dentro de la bandeja de entrada.
Cómo reenviar correos automáticamente
Apostamos a que no te gusta sentirte como una paloma mensajera, reenviando correos a las personas correspondientes.
Para automatizar esta tarea, solo tienes que usar la siguiente plantilla:
Esta solución comprobará si el contenido de un correo entrante incluye una palabra que tú especifiques.
Si la incluye, el correo se reenviará automáticamente a la persona correspondiente. No tendrás que vigilar nada.
¿Magia? No: automatización de flujos de trabajo.
Conclusión
El entusiasmo por la automatización de flujos de trabajo es real, y sabemos cómo se siente quedarse fuera de una tendencia. No es agradable.
Sin embargo, evitar la automatización puede tener consecuencias más graves que una tristeza pasajera. Para muchas empresas puede traducirse en pérdida de competitividad, talento y negocio.
No se trata de desanimarte, sino de todo lo contrario. Las razones por las que la automatización es necesaria son muchas, al igual que las soluciones disponibles.
Te hemos mostrado señales habituales que revelan la necesidad de automatizar. Una vez que identifiques dónde están las posibles mejoras, automatizar los flujos de trabajo será el siguiente paso natural.
Ahora todo depende de ti.
¡Feliz automatización!