2 abr 2021 | 9 minutos
5 señales de que necesitas automatización de flujos de trabajo
¿Cómo saber si tu negocio necesita automatización de flujos de trabajo? En este artículo, te llevaremos de cero a saber por dónde empezar con la automatización de flujos de trabajo.  * Convencerte de que debes seguir “Haciendo las cosas como siempre se han hecho” * Temer probar nuevos métodos. Como ocurre con todo lo nuevo, habrá una curva de aprendizaje inicial y dificultades que habrá que superar (y recompensas que cosechar al otro lado) * Pasarlo mal identificando qué automatizar,) o simplemente no saber dónde o cómo empezarHay algunos puntos clave que debes tener en cuenta si quieres embarcarte en este viaje. En este artículo, te llevaremos de cero a saber por dónde empezar con la automatización de flujos de trabajo. Ten presente que automatizar los flujos de trabajo que consumen mucho tiempo no te permitirá tomarte margaritas en la playa. Sin embargo, sí te ayudará a crear más valor y a acercarte a la excelencia operativa de la que oyes hablar a la gente.
¿Por qué las empresas usan la automatización de flujos de trabajo?
Convertir procesos manuales en “máquinas” autosostenibles permite a los propietarios de negocios avanzar estratégicamente con sus siguientes pasos. Las razones habituales para automatizar flujos de trabajo incluyen: * Acelerar las tareas de introducción de datos * Conectar personas, apps y procesos * Recopilar datos a gran escala para tomar decisiones más inteligentes * Pasar menos tiempo hurgando en la bandeja de entrada * Liberar tiempo que normalmente se dedica a trabajo aburrido y de poco valor * Omitir tareas manuales realizadas por humanos (y por tanto propensas al error humano)La automatización de flujos de trabajo representa uno de los mayores saltos de productividad de nuestra era, comparable a la introducción de los ordenadores personales hace cuatro décadas. Como era de esperar, también es un tema candente: ! Una búsqueda rápida en Google Trends muestra un interés al alza y sostenido por el término de búsqueda “workflow automation”. No cabe duda de que la pandemia contribuyó a este aumento. Desde que la Covid-19 alteró nuestras vidas, las empresas tuvieron que lidiar con cierres, caída de las ventas y despidos de empleados. Las empresas tuvieron que implementar prácticamente de la noche a la mañana nuevas formas de comunicarse, trabajar y producir. En otras palabras, la situación sirvió de catalizador para dar el salto al mundo digital. Los consumidores se volcaron hacia los canales online, y las empresas los siguieron. Ahora, volvamos a la pregunta original: ¿Cómo saber si necesitas automatizar?
5 señales de que necesitas automatización de flujos de trabajo
Las siguientes señales te ayudarán a juzgar si la automatización de flujos de trabajo es un siguiente paso viable para tu trabajo y tu negocio. Vamos allá.1. Tus días están llenos de tareas repetitivas
¿Alguna vez sientes que pasas el día moviendo información de un lado a otro sin parar? Lo que haces es necesario, pero no necesariamente debes hacerlo tú. Copiar y pegar es el mayor ladrón de tiempo de todos, y la señal más clara de que podrías usar automatización de flujos de trabajo. Además, donde trabajan las personas, se cometen errores. El cansancio puede provocar un registro incorrecto de datos o su pérdida, e incluso comprometer la seguridad de los datos. Si el proceso de mover datos es siempre el mismo, es probable que la automatización te libere de la carga de hacerlo manualmente. Puede que te tiente pensar que esto no es un problema, pero así se desperdicia mucho tiempo y dinero. Una encuesta encontró que los trabajadores estadounidenses a tiempo completo dedican una media de 520 horas) al año a tareas que pueden automatizarse. Piensa en la incorporación de empleados, la revisión de documentos o los restablecimientos manuales de contraseñas. Si se toma como referencia el coste laboral medio por hora) de 30,01 $, esto se traduce en una pérdida anual de más de 15.000 $ por empleado en tareas improductivas.2. Descenso de la satisfacción del cliente
Los datos muestran que el “mal servicio de atención al cliente” es la segunda razón por la que los compradores dejan de comprar) a una marca (“precios más altos” es la primera). La realidad es que los clientes quieren respuestas rápidas. Alrededor del 80% de las personas espera una respuesta en menos de 5 minutos) al interactuar con tu empresa, independientemente del canal utilizado. ! Fuente de la imagen: Drift) No hace falta decir que la automatización puede ayudarte a ofrecer respuestas más rápidas a tus clientes. Pero primero abordemos lo evidente: ¿Cómo mantienes el ritmo de las solicitudes entrantes? ¿Se responde con rapidez a cada mensaje o se cuelan algunos sin que nadie los vea? Si tu equipo se ve ahogado por un gran volumen de consultas, la automatización de flujos de trabajo será una buena aliada. Desde configurar notificaciones automatizadas de Slack para nuevos tickets) hasta crear tareas en tu herramienta de gestión de proyectos,), la automatización se encargará de que ninguna consulta se pierda. Para un enfoque más integral de la automatización de la atención al cliente, puedes empezar por mapear todo el recorrido del cliente.). Esto te permitirá identificar dónde las cosas van mal y automatizar según tus necesidades exactas.3. Una plantilla sobrecargada
¿Los empleados tienen problemas para completar el trabajo dentro del plazo establecido? ¿Dónde se producen las revisiones y comprobaciones manuales, y cómo son? ¿Dónde se cuelan las tareas sin terminar, causando un retraso innecesario entre el inicio y la finalización del trabajo? Los empleados quieren sentir que progresan en sus carreras. Sin embargo, eso no ocurrirá si pasan sus días frustrados, esperando la aprobación de la siguiente persona en la cadena. Tus empleados están perdiendo tiempo, mientras tú estás desperdiciando recursos. Además, los procesos ineficientes están por todas partes. Piensa, por ejemplo, en los formularios.). ¿Tienes empleados realizando tareas de introducción de datos a partir de las respuestas de formularios? Peor aún: ¿se están trasladando los formularios por canales lentos como el correo electrónico? Crea flujos de trabajo que eviten el intercambio de correos y la subida de documentos, y ahorrarás a tus empleados un tiempo valioso. Luego está el problema del agotamiento laboral de los empleados. Una encuesta reciente publicada en la Harvard Business Review) evaluó el estado del agotamiento y el bienestar durante la COVID-19, y los resultados fueron asombrosos. El 89% de los encuestados sentía que su vida laboral estaba empeorando, y casi el 60% sentía que la pandemia gobernaba su trabajo. Son problemas serios, pero ¿cómo puede ayudar la automatización? Veamos algunas pistas: * Multitarea: los humanos son notoriamente malos en ello. Cuantos más proyectos manejan, más tiempo se pierde debido a un fenómeno llamado “residuo de atención”. La automatización puede sacar fácilmente de en medio las tareas repetitivas y ayudar a los empleados a centrarse en lo que más importa. * Dependencia excesiva del correo electrónico: la persona media envía y recibe 121 correos electrónicos de trabajo al día.). Leer, procesar y responder correos puede consumir fácilmente un enorme 28% de la semana laboral. Por suerte, el correo electrónico es fácil de automatizar. A un nivel básico, esto empieza con etiquetar, archivar o eliminar correos automáticamente. A un nivel más avanzado, significa usar la automatización para guardar adjuntos en Google Drive, crear tarjetas de Trello para ciertos correos o recibir notificaciones también en otros canales. * Interrupciones: la tentación de mirar la bandeja de entrada o el teléfono afecta a la productividad y agota la energía mental. Tras cada distracción, pueden hacer falta unos 25 minutos para retomar la tarea. La automatización puede ayudar a limitar el número de interrupciones. Por ejemplo, manteniendo cerrada la bandeja de entrada, los correos que cumplan ciertos criterios pueden enviarse a Slack,), para que solo te “molesten” las cosas realmente importantes.La lista sigue, pero la clave está en ver dónde tienen más dificultades los empleados y empezar a hacerles la vida y el trabajo más fáciles. ! Fuente de la imagen: Visualistan)
4. Los procesos de tu negocio no están claramente documentados
La falta de visión general puede llevar al caos y a la inseguridad. Con ambigüedad sobre quién es responsable de qué, las tareas importantes acaban descuidándose. Eso sí, la solución no es matar cualquier pensamiento creativo ni los intentos de innovación; al contrario. Al documentar los procesos, cada persona sabe qué se espera de ella. Los procesos claramente definidos también facilitan encontrar formas de reducir costes y optimizar tu negocio. Podrás evaluar si los procesos tienen sentido. Si no lo tienen, la automatización de flujos de trabajo será tu salvavidas.5. Costes altos, márgenes bajos
Si tus costes operativos están creciendo, es fundamental analizar tu negocio con detenimiento. Antes de experimentar con estrategias de precios, considera simplificar tus operaciones. El marco de la fabricación ajustada distingue 8 tipos de “desperdicio” que impulsan los costes. Estos pueden aplicarse de forma universal para detectar cuellos de botella, y se conocen como “DOWNTIME”:) * Defectos: servicios, productos o información incompletos o inexactos (p. ej., productos que se estropean, apps que no dejan de fallar) * Overproducción: hacer más de lo necesario (lo que genera excedente de stock) * Waiting: espera de personas, piezas o información (p. ej., esperar una aprobación o información) * No aprovechar el talento: empleados trabajando en las tareas equivocadas, sin escuchar sugerencias de mejora * Transportation: mover cosas innecesariamente (p. ej., flujos de proceso desalineados) * Inventario excesivo: acaparar stock más allá de lo necesario (p. ej., dejar que los productos acumulen polvo en un almacén) * Movimiento desperdiciado: cualquier movimiento que no aporte valor (p. ej., pulsaciones repetitivas de teclas) * Exceso de procesamiento: hacer la misma tarea más de una vez (p. ej., duplicar datos)Reduce tus costes localizando las áreas de gasto innecesario y empieza a automatizar para aumentar tus márgenes.
¿Cómo empezar con la automatización de flujos de trabajo?
Para determinar qué abordar primero, es importante identificar dónde están las oportunidades de automatización.Encuentra oportunidades de automatización
Las operaciones concretas que realizas con regularidad serán únicas para tu empresa y tu sector. No obstante, tu flujo de trabajo probablemente esté basado en apps, herramientas y software de uso común. Por poner un ejemplo obvio, todos usamos el correo electrónico y un calendario, ¿no? Repasar lo anterior te ayudará a identificar las ineficiencias que están frenando el crecimiento de tu negocio. Recuerda: cada eslabón roto de la cadena es una oportunidad esperando a ser aprovechada.Evalúa tus opciones
Cuando se trata de automatización, hay varias opciones que puedes evaluar: * Integraciones directas mediante API , que requieren programación * Integraciones nativas , cuando estén disponibles * Plataformas de integración de terceros o software de automatización de flujos de trabajo como MakeCada empresa elige su camino, o una combinación de tecnologías de automatización. Sin embargo, si quieres mantener las cosas simples y rentables, nada supera a una plataforma como Make.
Empieza por algo sencillo
Prueba el terreno automatizando una tarea sencilla. Tu primera automatización no tiene por qué ser excesivamente compleja. Solo tiene que funcionar. Puede ser tan simple como guardar automáticamente los adjuntos de los correos en una carpeta designada. Como ocurre con la mayoría de las cosas, la clave es empezar.Automatiza tu primer escenario con Make
Make es una de las principales plataformas de integración para la automatización de flujos de trabajo. Nuestro creador visual facilita la automatización de flujos de trabajo, por complejos que sean. Hemos dejado claro que el correo electrónico puede ser un agujero negro que te hace perder tiempo. Vamos a ahorrar tiempo aquí e implementar tu primera automatización de flujo de trabajo dentro de la bandeja de entrada.Cómo reenviar correos automáticamente
Apostamos a que no te gusta sentirte como una paloma mensajera, reenviando correos a las personas adecuadas. Para automatizar esta tarea, todo lo que tienes que hacer es usar la siguiente plantilla: Esta solución comprobará si el contenido de un correo entrante contiene una palabra que especifiques. Si la contiene, el correo se reenviará automáticamente a la persona correspondiente. No tendrás que vigilar nada. ¿Magia? No, automatización de flujos de trabajo.Conclusión
El entusiasmo en torno a la automatización de flujos de trabajo es real, y entendemos lo que se siente al quedarse fuera de una tendencia. No es agradable. Sin embargo, evitar la automatización de flujos de trabajo puede tener consecuencias más graves que una tristeza momentánea. Para muchas empresas, puede traducirse en pérdida de competitividad, de talento y de negocio. De todos modos, esto no va de desanimarse, sino más bien de lo contrario. Las razones por las que la automatización es necesaria son muchas, y también lo son las soluciones disponibles. Te hemos guiado a través de las señales habituales que revelan la necesidad de automatización. Una vez que identifiques dónde están los posibles beneficios, la automatización de flujos de trabajo será el siguiente paso natural. Ahora, todo depende de ti. ¡Feliz automatización!本文包含联盟推广链接。通过这些链接注册不会增加你的费用，但会帮助我们持续产出高质量的免费内容。