2 de abr. de 2021 | 9 minutos
5 sinais de que você precisa de automação de fluxos de trabalho
Como saber se sua empresa precisa de automação de fluxos de trabalho? Neste artigo, vamos mostrar por onde começar com a automação de fluxos de trabalho.  * Convencer a si mesmo de que precisa continuar fazendo as coisas “do jeito de sempre” * Ter medo de experimentar novos métodos. Como acontece com tudo que é novo, haverá uma curva inicial de aprendizado e dificuldades de adaptação a superar (e recompensas a colher do outro lado) * Ter dificuldade em identificar o que automatizar,) ou simplesmente não saber por onde ou como começarHá alguns pontos-chave a considerar se você quiser embarcar nessa jornada. Neste artigo, vamos mostrar por onde começar com a automação de fluxos de trabalho. Tenha em mente que automatizar seus fluxos de trabalho demorados não vai permitir que você fique tomando margaritas na praia. No entanto, isso ajudará você a criar mais valor e chegar mais perto da excelência operacional de que tanto se fala.
Por que as empresas usam automação de fluxos de trabalho?
Transformar processos manuais em “máquinas” autossustentáveis permite que os empresários avancem estrategicamente para as próximas etapas. Os motivos comuns para automatizar fluxos de trabalho incluem: * Acelerar tarefas de entrada de dados * Conectar pessoas, aplicativos e processos * Coletar dados em escala para tomar decisões mais inteligentes * Passar menos tempo revirando a caixa de entrada * Liberar tempo que normalmente é gasto em trabalho chato e de baixo valor * Eliminar tarefas manuais feitas por humanos (e, portanto, suscetíveis a erro humano)A automação de fluxos de trabalho representa um dos maiores saltos de produtividade da nossa era, comparável à introdução dos computadores pessoais há quatro décadas. Como você pode imaginar, esse também é um assunto em alta: ! Uma rápida pesquisa no Google Trends mostra um interesse crescente e constante pelo termo de busca “workflow automation”. É seguro dizer que a pandemia contribuiu para essa alta. Desde que a Covid-19 interrompeu nossas vidas, as empresas tiveram que lidar com fechamentos, queda nas vendas e demissões de funcionários. Novas formas de se comunicar, trabalhar e produzir tiveram que ser implementadas praticamente da noite para o dia. Em outras palavras, a situação serviu como catalisador para a transformação digital. Os consumidores migraram em massa para os canais online, e as empresas seguiram o mesmo caminho. Agora, de volta à pergunta original: como saber se você precisa automatizar?
5 sinais de que você precisa de automação de fluxos de trabalho
Os sinais a seguir vão ajudar você a avaliar se a automação de fluxos de trabalho é um próximo passo viável para o seu trabalho e sua empresa. Vamos direto ao ponto.1. Seus dias são consumidos por tarefas repetitivas
Já sentiu que passa o dia inteiro apenas movimentando informações de um lado para outro? O que você faz é necessário, mas não necessariamente é você quem deveria fazer isso. Copiar e colar é a mais inútil de todas as formas de desperdiçar tempo, e o sinal mais claro de que você poderia usar automação de fluxos de trabalho. Além disso, onde há humanos trabalhando, haverá erros. O cansaço pode causar inserção incorreta de dados ou perda de dados, e até comprometer a segurança das informações. Se o processo de movimentar dados é sempre o mesmo, é provável que a automação alivie você do peso de fazer isso manualmente. Você pode até pensar que isso não é um problema, mas muito tempo e dinheiro são desperdiçados dessa forma. Uma pesquisa descobriu que trabalhadores em tempo integral nos EUA gastam, em média, 520 horas) por ano em tarefas que podem ser automatizadas. Pense em onboarding de funcionários, revisão de documentos, redefinições manuais de senha. Se você considerar o custo médio da mão de obra por hora) de US$ 30,01, isso se traduz em uma perda anual de mais de US$ 15 mil por funcionário em tarefas não produtivas.2. Queda na satisfação do cliente
Os dados mostram que o “mau atendimento ao cliente” é o segundo motivo pelo qual os consumidores param de comprar) de uma marca (“preços mais altos” é o principal). A realidade é que os clientes querem respostas rápidas. Cerca de 80% das pessoas esperam uma resposta em até 5 minutos) ao interagir com sua empresa, independentemente do canal usado. ! Fonte da imagem: Drift) Nem precisa dizer que a automação pode ajudar você a responder mais rápido aos seus clientes. Mas, antes, vamos abordar o óbvio: como acompanhar o volume de solicitações recebidas? Cada mensagem é respondida rapidamente, ou algumas passam despercebidas? Se a sua equipe está afogada em um grande volume de solicitações, a automação de fluxos de trabalho será uma boa aliada. Desde configurar notificações automáticas no Slack para novos tickets) até criar tarefas na sua ferramenta de gerenciamento de projetos,), a automação vai garantir que nenhuma solicitação seja perdida. Para uma abordagem mais ampla da automação do suporte ao cliente, você pode começar mapeando toda a jornada do cliente.). Isso permitirá identificar onde as coisas se deterioram e automatizar de acordo com suas necessidades exatas.3. Uma força de trabalho sobrecarregada
Os funcionários estão tendo dificuldade para concluir o trabalho dentro do prazo estabelecido? Onde estão os casos de revisões e verificações manuais, e como eles se parecem? Em que pontos as tarefas inacabadas escapam pelas frestas, causando um atraso desnecessário entre o início e a conclusão do trabalho? Os funcionários querem sentir que estão progredindo na carreira. No entanto, isso não acontece se eles passarem os dias frustrados, esperando aprovação pendente do próximo elo da cadeia. Seus funcionários estão perdendo tempo, enquanto você está desperdiçando recursos. E mais: processos ineficientes estão por toda parte. Pense, por exemplo, em formulários.). Você tem funcionários fazendo tarefas de entrada de dados com as respostas dos formulários? Pior ainda — os formulários estão sendo transferidos por canais lentos como o e-mail? Crie fluxos de trabalho que eliminem o vai e vem de e-mails e o upload de documentos, e você vai poupar um tempo valioso dos seus funcionários. Depois, há o problema do burnout dos funcionários. Uma pesquisa recente destacada na Harvard Business Review) avaliou o estado de burnout e bem-estar durante a COVID-19, e os resultados foram estarrecedores. 89% dos entrevistados sentiam que sua vida profissional estava piorando, e quase 60% sentiam que a pandemia passava a comandar seu trabalho. Esses são problemas sérios, mas como a automação pode ajudar? Vamos ver alguns pontos: * Multitarefa: os seres humanos são notoriamente ruins nisso. Quanto mais projetos eles tocam, mais tempo é desperdiçado por causa de um fenômeno chamado “resíduo de atenção”. A automação pode facilmente tirar tarefas repetitivas do caminho e ajudar os funcionários a focar no que mais importa. * Dependência excessiva de e-mail: a pessoa média envia e recebe 121 e-mails de trabalho por dia.). Ler, processar e responder e-mails pode facilmente consumir impressionantes 28% da semana de trabalho. Felizmente, o e-mail é facilmente automatizável. Em um nível mais básico, isso começa com rotular, arquivar ou excluir e-mails automaticamente. Em um nível mais avançado, isso significa usar automação para salvar anexos no Google Drive, criar cartões no Trello para determinados e-mails ou receber notificações também por outros canais. * Interrupções: a tentação de verificar a caixa de entrada ou o celular afeta a produtividade e drena a energia mental. Após cada distração, pode levar cerca de 25 minutos para voltar à tarefa. A automação pode ajudar a limitar o número de interrupções. Por exemplo, mantendo a caixa de entrada fechada, e-mails que atendam a determinados critérios podem ser enviados ao Slack,) para que você seja “incomodado” apenas pelo que realmente é importante.A lista continua, mas o principal é observar onde os funcionários estão tendo mais dificuldade e começar a tornar a vida e o trabalho deles mais fáceis. ! Fonte da imagem: Visualistan)
4. Os processos da sua empresa não estão claramente documentados
A falta de uma visão geral pode levar ao caos e à insegurança. Com ambiguidade sobre quem é responsável por quê, tarefas importantes acabam sendo negligenciadas. Vale lembrar: a solução não é matar qualquer pensamento fora da caixa ou tentativa de inovação; pelo contrário. Ao documentar os processos, cada pessoa sabe o que se espera dela. Processos claramente definidos também facilitam encontrar maneiras de reduzir custos e otimizar seu negócio. Você conseguirá avaliar se os processos fazem sentido. Se não fizerem, a automação de fluxos de trabalho será sua salvação.5. Custos altos, margens baixas
Se seus custos operacionais estão crescendo, é essencial examinar seu negócio com atenção. Antes de experimentar estratégias de precificação, considere simplificar suas operações. A metodologia de lean manufacturing distingue 8 tipos de “desperdício” que elevam os custos. Eles podem ser aplicados universalmente para detectar gargalos e são conhecidos como “DOWNTIME”:)” * D efeitos: Serviços, produtos ou informações incompletos ou imprecisos (por exemplo, produtos que quebram, apps que vivem travando) * O verprodução: Produzir mais do que o necessário (resultando em estoque excedente) * W aiting: Espera por pessoas, peças ou informações (por exemplo, esperar aprovação ou informação) * N ão aproveitamento de talentos: funcionários trabalhando nas tarefas erradas, sem ouvir sugestões de melhoria * T ransporte: Movimentar coisas desnecessariamente (por exemplo, fluxos de processo desalinhados) * I nventário em excesso: Acumular estoque além do necessário (por exemplo, deixar produtos acumularem poeira em um armazém) * M ovimentação desnecessária: Qualquer movimento que não agregue valor (por exemplo, digitação repetitiva) * E xcesso de processamento: Fazer a mesma tarefa mais de uma vez (por exemplo, duplicar dados)Reduza seus custos identificando áreas de gasto desperdiçado e comece a automatizar para aumentar suas margens.
Como começar com automação de fluxos de trabalho?
Para determinar o que abordar primeiro, é importante identificar onde estão as oportunidades de automação.Encontre oportunidades de automação
As operações específicas que você executa regularmente serão únicas para sua empresa e seu setor. Ainda assim, seu fluxo de trabalho provavelmente é construído com base em aplicativos, ferramentas e softwares de uso comum. Para citar o óbvio, todos usamos e-mail e calendário, não é mesmo? Ler o texto acima vai ajudar você a identificar as ineficiências que estão freando o crescimento do seu negócio. Lembre-se: cada elo quebrado na cadeia é uma oportunidade à espera de ser aproveitada.Avalie suas opções
Quando se trata de automação, há várias opções que você pode avaliar: * Integrações diretas via API, que exigem programação * Integrações nativas, quando disponíveis * Plataformas de integração de terceiros ou softwares de automação de fluxos de trabalho como MakeCada empresa escolhe seu caminho, ou uma combinação de tecnologias de automação. No entanto, se você quiser manter tudo simples e com bom custo-benefício, nada supera uma plataforma como Make.
Comece de forma simples
Comece testando uma tarefa simples. Sua primeira automação não precisa ser excessivamente complexa. Só precisa funcionar. Pode ser algo tão simples quanto salvar automaticamente anexos de e-mails em uma pasta específica. Como em quase tudo, o principal é começar.Automatize seu primeiro fluxo de trabalho com Make
Make é uma das principais plataformas de integração para automação de fluxos de trabalho. Nosso builder visual facilita a automação de fluxos de trabalho, independentemente da complexidade deles. Deixamos claro o quanto o e-mail pode ser um buraco negro que suga tempo. Vamos economizar tempo aqui e implementar sua primeira automação de fluxo de trabalho na caixa de entrada.Como encaminhar e-mails automaticamente
Apostamos que você não gosta de se sentir como um pombo-correio, encaminhando e-mails para as pessoas certas. Para automatizar essa tarefa, tudo o que você precisa fazer é usar o seguinte template: Esta solução vai verificar se o conteúdo de um e-mail recebido contém uma palavra especificada por você. Se contiver, o e-mail será encaminhado automaticamente para a pessoa certa. Você não precisará monitorar nada. Mágica? Não, automação de fluxos de trabalho.Conclusão
A empolgação em torno da automação de fluxos de trabalho é real, e entendemos como é se sentir de fora dessa tendência. Não é nada agradável. No entanto, evitar a automação de fluxos de trabalho pode ter consequências muito mais graves do que uma tristeza momentânea. Para muitas empresas, isso pode se traduzir em perda de competitividade, de talentos e de negócios. Ainda assim, não se trata de desanimar, mas sim do oposto. Os motivos pelos quais a automação é necessária são muitos, assim como as soluções disponíveis. Mostramos os sinais mais comuns que revelam a necessidade de automação. Depois que você identificar onde estão os ganhos potenciais, a automação de fluxos de trabalho será o próximo passo natural. Agora, tudo depende de você. Boa automação!本文包含联盟推广链接。通过这些链接注册不会增加你的费用，但会帮助我们持续产出高质量的免费内容。