Apr 2, 2021 | 9 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 2 de abril de 2021). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Como saber se sua empresa precisa de automação de fluxos de trabalho? Neste artigo, vamos levar você do zero até saber por onde começar com a automação de fluxos de trabalho.
Por que automação de fluxos de trabalho?
Esteja você construindo um negócio ou procurando maneiras de melhorá-lo, é bem provável que já tenha ouvido falar deste tema.
Se você observar com atenção, vai notar que a automação de fluxos de trabalho está em todos os lugares ao nosso redor:
- Está nos e-mails de confirmação que você recebe depois de fazer uma compra online.
- Está no e-mail pedindo uma avaliação depois que uma compra online é entregue
- Está por trás do chatbot que responde a perguntas básicas antes de você ser encaminhado a um atendente do suporte ao cliente
- É como as marcas monitoram menções no Twitter
Agora, você pode estar se perguntando por que precisa automatizar. Já chegamos lá, mas antes vamos definir o que é automação de fluxos de trabalho.
Automação de fluxos de trabalho: uma definição
Automação de fluxos de trabalho é o design, a implementação e a automação de processos de negócio com base em regras predefinidas e baseadas em lógica. O objetivo é encaminhar automaticamente tarefas, dados e arquivos entre pessoas, apps e sistemas, e também reduzir o trabalho humano recorrente e operacional. Reconhecidamente, é compreensível ter dúvidas ao se deparar com o assunto pela primeira vez. Isso acontece por várias razões, incluindo:
- A amplitude do termo. Nem todas as pessoas pensam na mesma coisa ao ouvir a palavra "automação". As suposições sobre o que ela envolve diferem dependendo de quem você pergunta
- Achar que a automação é reservada a engenheiros ou pessoas tecnicamente versadas (não é)
- Convencer a si mesmo de que precisa se ater ao "jeito como sempre foi feito"
- Ter receio de experimentar métodos novos. Como com tudo que é novo, haverá uma curva de aprendizado inicial e dores de crescimento a atravessar (e recompensas a colher do outro lado)
- Ter dificuldade em identificar o que automatizar, ou simplesmente não saber onde ou como começar
Há alguns pontos-chave a considerar se você quiser embarcar nessa jornada. Neste artigo, vamos levar você do zero até saber por onde começar com a automação de fluxos de trabalho. Tenha em mente: automatizar seus fluxos de trabalho demorados não vai deixar você tomando margaritas numa praia. No entanto, vai ajudar você a criar mais valor e a se aproximar da excelência operacional de que ouve as pessoas falarem.
Por que as empresas usam automação de fluxos de trabalho?
Transformar processos manuais em "máquinas" autossustentáveis permite que donos de negócio avancem estrategicamente para os próximos passos. Razões comuns para automatizar fluxos de trabalho incluem:
- Acelerar tarefas de entrada de dados
- Conectar pessoas, apps e processos
- Reunir dados em escala para tomar decisões mais inteligentes
- Gastar menos tempo vasculhando a caixa de entrada
- Liberar tempo normalmente gasto em trabalho entediante e de baixo valor
- Eliminar tarefas manuais feitas por humanos (e, portanto, sujeitas a erro humano)
A automação de fluxos de trabalho representa um dos maiores saltos de produtividade da nossa era, comparável à introdução dos computadores pessoais quatro décadas atrás.
Como você pode prever, também é um tema em alta:
Uma busca rápida no Google Trends mostra um interesse em crescimento constante pelo termo de pesquisa "workflow automation".
É seguro dizer que a pandemia contribuiu para essa alta.
Desde que a Covid-19 perturbou nossas vidas, as empresas tiveram que lidar com fechamentos, queda nas vendas e demissões de funcionários. Novas formas de se comunicar, trabalhar e produzir tiveram que ser implementadas praticamente da noite para o dia.
Em outras palavras, a situação serviu de catalisador para a digitalização. Os consumidores migraram em massa para os canais online, e as empresas seguiram o mesmo caminho.
Agora, de volta à pergunta original: como saber se você precisa automatizar?
5 sinais de que você precisa de automação de fluxos de trabalho
Os sinais a seguir ajudarão você a julgar se a automação de fluxos de trabalho é um próximo passo viável para seu trabalho e seu negócio. Vamos direto ao ponto.
1. Seus dias estão cheios de trabalho operacional repetitivo
Já sentiu que está passando a vida movendo informações de um lado para outro? O que você faz é necessário, mas não é necessariamente você quem deveria estar fazendo. Copiar e colar é o mais mesquinho de todos os ladrões de tempo, e o sinal mais claro de que a automação de fluxos de trabalho seria útil. Além disso, onde humanos trabalham, erros acontecem. A fadiga pode causar entrada incorreta de dados ou perda de dados, e até comprometer a segurança dos dados. Se o processo de mover dados é sempre o mesmo, a automação provavelmente vai libertar você do fardo de fazê-lo manualmente. Você pode se sentir tentado a pensar que isso não é um problema, mas muito tempo e dinheiro são desperdiçados dessa forma. Uma pesquisa constatou que trabalhadores em tempo integral nos EUA gastam em média 520 horas por ano em tarefas que podem ser automatizadas. Pense em onboarding de funcionários, revisão de documentos, redefinições manuais de senha. Se você tomar o custo médio da hora de trabalho de US$ 30,01, isso se traduz numa perda anual de mais de US$ 15 mil por funcionário em tarefas não produtivas.
2. Satisfação do cliente em queda
Os dados mostram que "atendimento ruim ao cliente" é a segunda razão pela qual consumidores deixam de comprar de uma marca ("preços mais altos" é a primeira).
A realidade é que os clientes querem respostas rápidas.
Cerca de 80% das pessoas esperam uma resposta em até 5 minutos ao interagir com sua empresa, independentemente do canal usado.
Fonte da imagem: Drift
Nem é preciso dizer que a automação pode ajudar você a dar respostas mais rápidas aos seus clientes. Mas primeiro, vamos ao óbvio: como acompanhar as solicitações que chegam? Cada mensagem é respondida prontamente, ou algumas passam despercebidas?
Se sua equipe está se afogando num grande volume de solicitações, a automação de fluxos de trabalho será uma boa aliada.
De configurar notificações automáticas no Slack para novos tickets a criar tarefas na sua ferramenta de gestão de projetos, a automação garantirá que nenhuma solicitação se perca.
Para uma abordagem mais holística da automação do suporte ao cliente, você pode começar mapeando toda a jornada do cliente. Isso permitirá identificar onde as coisas começam a dar errado e automatizar de acordo com suas necessidades exatas.
3. Uma força de trabalho em dificuldades
Os funcionários estão com dificuldade para concluir o trabalho dentro do prazo? Onde estão os casos de revisões e verificações manuais, e como eles são? Onde as tarefas inacabadas caem pelas frestas, causando um atraso desnecessário entre o início e a conclusão do trabalho? Os funcionários querem sentir que estão progredindo na carreira. Porém, isso não vai acontecer se eles passarem os dias frustrados, esperando a aprovação pendente do próximo elo da cadeia. Seus funcionários estão desperdiçando tempo, enquanto você desperdiça recursos. Além disso, processos ineficientes estão por toda parte ao nosso redor. Pense, por exemplo, em formulários. Você tem funcionários fazendo tarefas de entrada de dados com respostas de formulários? Pior ainda — os formulários estão sendo movidos por canais lentos como o e-mail? Construa fluxos de trabalho que eliminem o vai e vem de e-mails e uploads de documentos, e você poupará um tempo valioso dos seus funcionários. Depois, há o problema do burnout dos funcionários. Uma pesquisa recente publicada na Harvard Business Review avaliou o estado do burnout e do bem-estar durante a COVID-19, e os resultados foram estarrecedores. 89% dos respondentes sentiram que sua vida profissional estava piorando, e quase 60% sentiram que a pandemia governava seu trabalho. Esses são problemas sérios, mas como a automação pode ajudar? Vejamos algumas indicações:
- Multitarefa : os humanos são notoriamente ruins nisso. Quanto mais projetos assumem, mais tempo se perde por causa de um fenômeno chamado "resíduo de atenção". A automação pode tirar facilmente as tarefas repetitivas do caminho e ajudar os funcionários a se concentrar no que mais importa.
- Dependência excessiva de e-mail : a pessoa média envia e recebe 121 e-mails de trabalho por dia. Ler, processar e responder a e-mails pode consumir facilmente impressionantes 28% da semana de trabalho. Por sorte, o e-mail é facilmente automatizável. Num nível básico, isso começa com etiquetar, arquivar ou excluir e-mails automaticamente. Num nível mais alto, significa usar a automação para salvar anexos no Google Drive, criar cartões no Trello para certos e-mails ou receber notificações em outros canais também.
- Interrupções : a tentação de checar a caixa de entrada ou o celular impacta a produtividade e consome energia mental. Depois de cada distração, pode levar cerca de 25 minutos para voltar à tarefa. A automação pode ajudar a limitar o número de interrupções. Por exemplo, mantendo a caixa de entrada fechada, e-mails que atendem a certos critérios podem ser publicados no Slack, para que você só seja "incomodado" pelo que é realmente importante.
A lista continua, mas o segredo é observar onde os funcionários mais sofrem e começar a tornar suas vidas e seu trabalho mais fáceis.
Fonte da imagem: Visualistan
4. Seus processos de negócio não estão claramente documentados
A falta de visão geral pode levar ao caos e à insegurança. Com ambiguidade sobre quem é responsável pelo quê, tarefas importantes acabam negligenciadas. Atente-se: a solução não é matar o pensamento fora da caixa nem as tentativas de inovação — pelo contrário. Ao documentar os processos, cada pessoa sabe o que se espera dela. Processos claramente definidos também facilitam encontrar maneiras de cortar custos e otimizar seu negócio. Você conseguirá avaliar se os processos fazem sentido. Se não fizerem, a automação de fluxos de trabalho será sua tábua de salvação.
5. Custos altos, margens baixas
Se seus custos operacionais estão crescendo, é essencial olhar com lupa para o seu negócio. Antes de experimentar estratégias de preço, considere enxugar suas operações. O framework de manufatura enxuta distingue 8 tipos de "desperdício" que elevam os custos. Eles podem ser aplicados universalmente para detectar gargalos e são conhecidos como "DOWNTIME":
- D efetos: serviços, produtos ou informações incompletos ou imprecisos (ex.: produtos que quebram, apps que vivem travando)
- O verprodução: produzir mais do que o necessário (resultando em excesso de estoque)
- W aiting (espera): por pessoas, peças ou informações (ex.: esperar por aprovação ou por informação)
- N ão aproveitar talentos: funcionários trabalhando nas tarefas erradas, sugestões de melhoria que não são ouvidas
- T ransporte: mover coisas desnecessariamente (ex.: fluxos de processo desalinhados)
- I nventory excess (excesso de estoque): acumular estoque além do necessário (ex.: deixar produtos juntando poeira num armazém)
- M otion waste (desperdício de movimento): qualquer movimento que não agrega valor (ex.: digitação repetitiva)
- E xcess processing (processamento em excesso): fazer a mesma tarefa mais de uma vez (ex.: duplicar dados)
Reduza seus custos localizando áreas de gasto desperdiçado e comece a automatizar para aumentar suas margens.
Como começar com a automação de fluxos de trabalho?
Para determinar o que atacar primeiro, é importante identificar onde estão as oportunidades de automação.
Encontre oportunidades de automação
As operações precisas que você realiza regularmente serão únicas para a sua empresa e o seu setor. Ainda assim, seu fluxo de trabalho provavelmente é construído sobre apps, ferramentas e software de uso comum. Citando o óbvio: todos nós usamos e-mail e calendário, não é? Ler o que foi apresentado acima ajudará você a identificar as ineficiências que estão segurando o crescimento do seu negócio. Lembre-se: cada elo quebrado da cadeia é uma oportunidade esperando para ser aproveitada.
Avalie suas opções
Quando se trata de automação, há várias opções que você pode avaliar:
- Integrações diretas via API , que exigem programação
- Integrações nativas , quando disponíveis
- Plataformas de integração de terceiros ou software de automação de fluxos de trabalho como a Make
Cada empresa escolhe seu caminho, ou uma combinação de tecnologias de automação. Porém, se você quer manter as coisas simples e econômicas, nada supera uma plataforma como a Make.
Comece simples
Teste o terreno automatizando uma tarefa simples. Sua primeira automação não precisa ser extremamente complexa. Ela só precisa funcionar. Pode ser tão simples quanto salvar anexos de e-mails numa pasta designada automaticamente. Como na maioria das coisas, o segredo é começar.
Automatize seu primeiro fluxo de trabalho com a Make
A Make é uma das principais plataformas de integração para automação de fluxos de trabalho. Nosso construtor visual facilita automatizar fluxos de trabalho, independentemente de quão complexos sejam. Já deixamos claro como o e-mail pode ser um buraco negro que consome tempo. Vamos poupar tempo aqui e implementar sua primeira automação de fluxo de trabalho dentro da caixa de entrada.
Como encaminhar e-mails automaticamente
Apostamos que você não gosta de se sentir um pombo-correio, encaminhando e-mails para as pessoas relevantes. Para automatizar essa tarefa, tudo o que você precisa fazer é usar o seguinte template: Esta solução verificará se o conteúdo de um e-mail recebido contém uma palavra que você especificar. Se contiver, o e-mail será encaminhado automaticamente para a parte relevante. Você não precisará monitorar nada. Mágica? Não, automação de fluxos de trabalho.
Conclusão
O hype em torno da automação de fluxos de trabalho é real, e entendemos como é ficar de fora de uma tendência. Não é agradável. No entanto, evitar a automação de fluxos de trabalho pode ter consequências mais graves do que uma tristeza momentânea. Para muitas empresas, pode se traduzir em perda de competitividade, de talentos e de negócios. Por outro lado, não se trata de se desanimar — muito pelo contrário. As razões pelas quais a automação é necessária são muitas, assim como as soluções disponíveis. Percorremos com você os sinais habituais que revelam a necessidade de automação. Uma vez que você identifique onde estão os ganhos potenciais, a automação de fluxos de trabalho será o próximo passo natural. Agora, é tudo com você. Boas automações!