Nov 27, 2020 | 13 minutes
Artículo histórico de Make (la fuente indica el 27 de noviembre de 2020). Este texto reproduce un artículo de opinión del autor de Make publicado en esa fecha. El «yo», las opiniones y los enlaces citados son del autor en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que las referencias sigan vigentes hoy.
Con muchas tareas por completar y poco tiempo para hacerlo, gestionar el inventario estacional es un gran reto del comercio electrónico. Aprende a mejorarlo con los siguientes consejos.
Ponche de huevo, pastel de frutas, bastones de caramelo: vuelve esa época del año y nadie tiene expectativas más altas que quienes gestionan tiendas en línea.
La temporada festiva suele ser la parte más rentable del año para los dueños de comercios electrónicos y, muchas veces, también la más estresante.
La estacionalidad puede ser especialmente difícil de gestionar: hay muchas tareas y poco tiempo. Por eso te traemos estos 6 consejos para mejorar la gestión del inventario estacional:
- Usa datos para prever las ventas y la demanda estacionales.
- Vigila de cerca las caídas del inventario.
- Aprovecha la demanda estacional para dar salida a existencias antiguas.
- Involucra a todos en la preparación y entrega de pedidos.
- Automatiza los informes de ventas y disfruta de tu tiempo libre.
- Programa descuentos para el día siguiente.
Pero antes de entrar en ellos, repasemos los conceptos básicos de la gestión de inventario.
Conceptos básicos de la gestión del inventario estacional
La estacionalidad es un concepto fascinante que se produce por distintas razones, entre ellas:
- El clima y las condiciones ambientales.
- Las costumbres y tradiciones.
- Los cambios recurrentes en los niveles de población.
- La disponibilidad de ingresos.
La estacionalidad climática se refiere a artículos cuya disponibilidad depende de determinadas condiciones del clima. Los ejemplos más claros son muchas frutas y verduras, que solo maduran si se cumplen ciertas condiciones meteorológicas, ya sea de forma natural o artificial.
Además, los ciclos del clima también explican la estacionalidad de diversos productos. Las bebidas frías y los helados durante el verano son un buen ejemplo.
Las costumbres y tradiciones son un factor clave: impulsan la demanda de ciertos productos en momentos concretos. El ponche de huevo en Navidad, las calabazas en Halloween y los aguacates el Cinco de Mayo son ejemplos de artículos estacionales vinculados a las costumbres.
Los cambios recurrentes en los niveles de población también influyen. Por ejemplo, las casas de alquiler en destinos turísticos son artículos estacionales porque su demanda está ligada a las vacaciones que atraen turistas año tras año.
La disponibilidad de ingresos es una forma más sutil de estacionalidad, pero no por ello menos importante para analistas y estrategas empresariales. Por ejemplo, es bien sabido que los consumidores tienen más probabilidades de gastar dinero el día de cobro, lo que genera un factor estacional.
En pocas palabras, los artículos estacionales son productos disponibles solo en ciertos períodos del año, o cuya disponibilidad y consumo dependen mucho de factores estacionales.
¿Qué es el inventario estacional?
El inventario estacional son las existencias que se compran, reúnen o conservan para responder al aumento de la demanda de una temporada específica, como Navidad, Acción de Gracias o las vacaciones de verano.
Esto lo diferencia del inventario de ciclo, las existencias habituales de operación, y también del inventario de seguridad, las existencias adicionales que se mantienen para reducir el riesgo de faltantes ante cambios inesperados de oferta y demanda. Y sí: un negocio puede mantener inventario estacional y de seguridad al mismo tiempo.
Ahora sí, pasemos a los consejos para mejorar la gestión del inventario estacional en las próximas fiestas.
6 consejos para gestionar el inventario estacional
Se dice que hay dos cosas seguras en la vida: la muerte y los impuestos. Añadamos una más: hay que dar salida al inventario estacional.
Con eso en mente, aquí tienes seis consejos para lograrlo antes de que llegue el Boxing Day.
1. Usa datos para prever las ventas y la demanda estacionales
Mejorar la gestión del inventario estacional empieza por analizar la previsión de demanda. Los datos serán fundamentales para saber qué inventario comprar y en qué cantidad para las fiestas.
Para no complicarlo, examinaremos tres fuentes de datos con las que prever ventas y demanda:
- Datos históricos de ventas de tu tienda en línea.
- Tendencias de búsqueda en internet de los productos que vendes.
- Datos del contexto económico de los estados o condados de donde procede la demanda.
Establece niveles mínimos de existencias con datos históricos
Estos datos te ayudarán a ajustar las compras de productos estacionales que ofreciste en años anteriores y que también planeas vender esta temporada.
¿Por qué son útiles?
En primer lugar, permiten establecer niveles mínimos de existencias de los productos estacionales que ofreces.
Por ejemplo, supongamos que llevas tres años vendiendo galletas navideñas orgánicas. Puedes tomar el año de menores ventas y usar esa cifra como nivel mínimo de existencias para la temporada actual.
Crédito: Unsplash
Además, los datos históricos pueden ayudarte a evitar el exceso de inventario si los combinas con las tendencias de búsqueda en línea, nuestra siguiente fuente clave.
Evita el sesgo de acumular demasiado inventario con las tendencias de búsqueda
Al observar las tendencias de búsqueda podrás distinguir la demanda estacional de las modas pasajeras, una información esencial para evitar excedentes. Para obtener estos datos, recomendamos Google Trends.
Veamos la diferencia entre una tendencia estacional clara y una moda pasajera con dos ejemplos reales.
La siguiente captura muestra un buen ejemplo de una tendencia estacional fuerte: los patinetes para niños.
Como puedes observar, la búsqueda «patinete para niños» alcanza su máximo cada año durante la última semana de noviembre y la primera de diciembre.
Estos datos indican que los patinetes son un producto claramente estacional cuya demanda probablemente crezca justo antes de las fiestas.
Las tendencias pasajeras, en cambio, muestran otro patrón de demanda. Los libros de Harry Potter son un buen ejemplo.
Como ves, el primer libro de la serie, «Harry Potter y la piedra filosofal», tuvo una gran demanda durante la llamada «Pottermanía», es decir, la primera década del milenio.
Aunque sigue siendo popular, los datos muestran que ya no lo es tanto como antes y que no existe una tendencia estacional clara.
Productos así presentan un mayor riesgo de exceso de inventario durante las fiestas. El consejo es sencillo: ¡consulta las tendencias de búsqueda antes de abastecerte!
Ajusta tus previsiones con datos del contexto económico
Los datos contextuales sirven para hacer los ajustes finales al análisis de previsión de demanda, y puedes encontrarlos en repositorios públicos.
Aquí buscaremos indicadores económicos relacionados con el perfil demográfico de tus clientes.
Un buen ejemplo son las estadísticas de «Ingresos personales por condado y área metropolitana», disponibles en el sitio de la Oficina de Análisis Económico de Estados Unidos.
Con estos datos puedes ver cómo han cambiado recientemente los niveles de ingresos en las zonas de donde proceden tus compradores y ajustar las previsiones de ventas y las acciones de marketing para esas regiones.
Por ejemplo, supongamos que vendes productos de gama alta y observas que los condados donde reside la mayoría de tus clientes han experimentado un fuerte crecimiento económico en los últimos dos años.
¿No sería un motivo respaldado por datos para aumentar tu inventario y atender esas zonas concretas?
2. Vigila de cerca las caídas del inventario
No hay nada malo en mantener un inventario reducido. Siempre que tengas un plan para reponerlo y atender a los clientes que lleguen, es una forma válida y rentable de gestionarlo.
También es normal sentir inquietud ante unas existencias bajas durante las fiestas: la demanda puede dispararse de un momento a otro y ponerte en una situación difícil con tus clientes.
Sin embargo, hay dos enfoques que pueden ayudarte.
El primero es tan antiguo como el comercio y requiere disciplina y atención al inventario. En otras palabras, tendrás que revisar los niveles a diario y comprobar manualmente si hay caídas repentinas.
Además, resulta útil contrastar las ventas diarias actuales con los datos históricos.
Esto te permitirá prepararte para aumentos de la demanda y, llegado el caso, reabastecerte a tiempo y evitar perder clientes mientras operas con pocas existencias.
El segundo enfoque es más moderno y consume menos tiempo: la automatización.
Si gestionas tu tienda con alguna de las plataformas más populares, como Shopify o WooCommerce, probablemente puedas monitorear automáticamente las caídas de inventario y recibir avisos cada vez que se alcance un nivel determinado.
La automatización de esta tarea suele basarse en un principio sencillo: comparar los datos de pedidos de la plataforma de comercio electrónico con los datos de inventario de una hoja de cálculo.
Cuando se alcanza el umbral elegido, se puede activar una acción; por ejemplo, un correo que te avise de que debes pedir más unidades de un producto antes de que se agote.
Automatizar esta tarea:
- Te ahorrará tiempo y recursos valiosos.
- Te avisará de las caídas de inventario cuando y donde ocurran.
- Sentará las bases para otras automatizaciones, como órdenes de compra automáticas a proveedores.
Usa esta plantilla para actualizar el inventario en QuickBooks y Google Sheets con los nuevos pedidos de WooCommerce.
3. Aprovecha la demanda estacional para dar salida a existencias antiguas
Aprovechar la ola de demanda de temporada puede ayudarte a reducir los costos de almacenar y mantener tu inventario.
Pero, antes de decidir cómo proceder, tendrás que preguntarte: ¿cuáles son los mejores usos para las existencias antiguas?
La respuesta será fundamental para definir los siguientes pasos.
Por ejemplo, en algunos casos las existencias antiguas pueden ofrecerse como artículos complementarios de tus productos más nuevos o más vendidos.
Esto supone una excelente oportunidad para aplicar descuentos importantes a esos artículos y obtener una ganancia rápida.
Si no es el caso, siempre puedes usar las existencias antiguas para premiar y fidelizar a tus clientes, así como para lanzar campañas de captación de clientes potenciales. Detengámonos aquí un momento.
Si tenemos en cuenta que el costo promedio por cliente potencial en el comercio minorista es de $34, no sería descabellado usar las existencias antiguas para captar clientes potenciales y datos de contacto clave.
Es una situación beneficiosa para los dueños de tiendas en línea, ya que permite:
- Reducir el costo de mantener inventario.
- Conseguir nuevos clientes potenciales.
- Dar salida a las «existencias inmovilizadas».
Si te preguntas cuál es la mejor forma de actuar, hay varias opciones, entre ellas:
- Lanzar campañas de Facebook Lead Ads.
- Implementar ventanas emergentes de Poptin en tu sitio.
- Poner en marcha campañas de marketing por correo electrónico.
La mecánica puede variar: algunos preferirán ofrecer productos gratis a cambio de datos de contacto; otros optarán por grandes descuentos y quizá incluso obtengan ganancias de las existencias inmovilizadas.
Sea cual sea la vía elegida, conviene saber que las tareas más importantes de captación de clientes potenciales también pueden automatizarse.
Así podrás liquidar existencias antiguas y captar nuevos clientes potenciales, o premiar a los actuales, sin perder un tiempo valioso en el proceso.
Estas son algunas plantillas útiles de Make que puedes implementar:
- Guardar automáticamente nuevos clientes potenciales de Facebook Lead Ads en Google Sheets.
- Enviar automáticamente correos con Mailgun a nuevos clientes potenciales de Facebook Lead Ads.
- Añadir filas en Google Sheets a partir de nuevos clientes potenciales de Poptin.
Existen otras herramientas y métodos, pero estos son especialmente rápidos y fáciles de implementar.
4. Involucra a todos en la preparación y entrega de pedidos
Decir que preparar y entregar los pedidos es crucial para cualquier comercio electrónico, sea cual sea la temporada, se queda corto.
Sin embargo, las fiestas añaden otra dimensión a esta tarea, ya que:
- Las expectativas de los clientes son más altas de lo habitual.
- Los pedidos llegan en mayor cantidad.
- El tiempo se agota rápidamente.
Con esto en mente, quizá quieras considerar nuevas estrategias para mejorar el proceso de preparación y entrega.
Puedes hacerlo a la antigua: enviando la información de los pedidos a todas las personas implicadas cada vez que llega.
Por supuesto, es más fácil cuando a cada persona le llega la información correcta de forma predeterminada, porque seguir pedidos que se acumulan puede ser complicado.
Para lograrlo, solo tienes que configurar un flujo automatizado que comparta la información clave de los pedidos entre distintas áreas y departamentos.
Por ejemplo, si usas herramientas de tareas y proyectos como Trello, Slack, ClickUp, Teamwork o Monday, entre otras, puedes integrarlas con las plataformas de comercio electrónico para crear automáticamente tareas, tarjetas o mensajes cuando llega un nuevo pedido.
Además, puedes configurar notificaciones automáticas para las personas que participan en la preparación y entrega, de modo que todos sepan qué hay que hacer desde el momento en que se realiza un pedido.
Para configurarlo, tienes dos caminos.
El primero requiere comprobar si tu herramienta de proyectos o tareas ofrece integraciones nativas con tu plataforma de comercio electrónico. Algunas, como Monday.com, las ofrecen; otras, como Trello, no.
La segunda opción es recurrir a una plataforma de automatización como Make para conectar las aplicaciones con las que trabajas. Puesto que el tiempo es un factor importante, quizá sea la manera más rápida y flexible de coordinar a todos para las fiestas.
Usa esta plantilla para enviar automáticamente mensajes de Slack con los nuevos pedidos pagados de Shopify.
Compartir la información de los pedidos para acelerar la preparación y entrega puede parecer un beneficio menor, pero no lo es.
Para cualquier empresa que procese decenas de pedidos al día, puede significar una cantidad importante de horas ahorradas y un aumento de productividad: justo lo que exige la temporada festiva.
5. Simplifica los informes de inventario y ventas
Preparar informes de inventario y ventas es una de las tareas clave del día después de las fiestas. Al fin y al cabo, todos queremos saber cómo nos fue, ¿verdad?
Sabemos que muchos comercios electrónicos lidian con conjuntos de datos «sucios» y hojas de cálculo saturadas. Por eso creemos que las fiestas son una buena oportunidad para probar algo nuevo.
Quizá puedas elegir tus productos estacionales favoritos y seguirlos por separado, o crear un flujo específico de elaboración de informes mientras duren las fiestas.
Ambas estrategias sirven para separar lo importante de lo accesorio y darte una visión clara de cómo le fue a tu negocio durante la temporada.
Entonces, ¿cómo hacerlo?
Para simplificar los informes, tendrás que integrar tus plataformas de comercio electrónico o de pagos con una aplicación adecuada de informes.
Hay muchas opciones viables. Puedes crear integraciones sencillas entre tu plataforma de comercio electrónico y una hoja de cálculo que recojan las ventas automáticamente a medida que se producen.
Es una forma práctica de reunir toda la información en un lugar y tenerla lista cuando llegue el momento de elaborar los informes.
Otra opción es adoptar un panel de análisis y reunir en una sola pantalla todos los datos que necesitas.
Hay varios productos capaces de hacerlo; nuestro favorito es Databox, que además ofrece una integración nativa con Shopify.
Al simplificar los informes de inventario y ventas, ganarás tiempo justo cuando la mayoría de los responsables y propietarios de tiendas en línea se sienten agotados por toda la actividad de las fiestas.
¡Al fin y al cabo, todos merecemos algo de calma después de la tormenta!
6. Programa descuentos para el día siguiente
La mayoría de las personas espera encontrar grandes descuentos en los artículos de temporada en cuanto terminan las fiestas, y los responsables de comercio electrónico lo saben.
Sin embargo, la dificultad está en determinar los niveles de descuento adecuados para vender lo que quede del inventario.
En ellos pueden influir distintas variables, como el costo del envío, la estacionalidad de los artículos, el costo de mantener existencias y los márgenes de beneficio. Serán fundamentales para definir distintos niveles de descuento y sus resultados correspondientes.
Ahora bien, ¿cómo usar datos para decidir los descuentos de fin de temporada?
Una buena estrategia es crear campañas de correo que promocionen distintos niveles de descuento a diferentes segmentos. En otras palabras, una prueba A/B de descuentos posteriores a la temporada.
La mecánica es sencilla: las campañas de correo deben ser idénticas, salvo por el descuento ofrecido en cada una.
Después de determinar los tres niveles de descuento, deberás crear tres grupos de control separados —cuanto más parecidos sean demográficamente, mejor— y enviar a cada uno un correo con un descuento distinto.
Crea los mensajes, define los descuentos, crea los grupos de control y envía los correos. Después solo tendrás que comprobar las tasas de apertura y conversión de las tres campañas.
Con los resultados en la mano podrás ver qué nivel de descuento genera más interacción y ventas.
El último paso será crear una campaña final dirigida a la mayor parte de tu audiencia con la mejor oferta.
Y recuerda: ¡mantén el enfoque promocional! Tu objetivo es vender todo el inventario estacional, no enseñar nada a tu audiencia.
Conclusión: no dejes escapar la magia
Gestionar el inventario estacional puede ser difícil: intervienen muchos elementos y tareas, y queda poco tiempo antes de que las fiestas entren en su momento de máxima actividad.
Es perfectamente posible que ya conozcas algunos de los procesos anteriores, pero, al aumentar la actividad, también aumenta el número de tareas por resolver.
Nuestro último consejo es tener cerca esta lista antes de pasar a las tareas. Estos consejos harán magia por ti y, de una forma u otra, de eso se trata la temporada festiva.