6 dicas eficazes para gerenciar seu estoque sazonal durante as festas

Nov 27, 2020 | 13 minutes

Artigo histórico da Make (a fonte indica 27 de novembro de 2020). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.

Com muitas tarefas a cumprir e pouco tempo para fazê-las, a gestão de estoque sazonal é um grande desafio do e-commerce. Aprenda a melhorar a gestão de estoque sazonal com as dicas a seguir. seasonal-inventory-management-alt Eggnog, bolo de frutas, bengalas doces: é aquela época do ano de novo, e nenhuma expectativa é maior do que a das lojas de e-commerce em atividade. A temporada de festas tende a ser a parte mais lucrativa do ano para donos de e-commerce e, na maioria das vezes, também a mais estressante. Lidar com a sazonalidade pode ser particularmente desafiador: há muitas tarefas a cumprir e pouco tempo para isso. É por isso que trazemos as 6 dicas a seguir para melhorar sua gestão de estoque sazonal:

Use dados para prever vendas e demanda sazonais
Acompanhe de perto as quedas de estoque
Aproveite a demanda sazonal para se livrar do estoque antigo
Coloque todo mundo no barco do fulfillment de pedidos
Automatize os relatórios de vendas e aproveite seu tempo livre
Agende descontos para o dia seguinte

Mas antes de entrarmos nisso, vamos fazer uma recapitulação rápida dos fundamentos da gestão de estoque.

Conceitos básicos da gestão de estoque sazonal

A sazonalidade é um conceito fascinante que ocorre por várias razões, incluindo:

Condições climáticas / ambientais
Costumes e tradições
Mudanças recorrentes nos níveis populacionais
Disponibilidade de renda

A sazonalidade climática se refere a itens que dependem de condições climáticas específicas para se tornarem disponíveis. Os principais exemplos incluem a maioria das frutas e verduras , que só atingem a maturação se uma série de condições climáticas for atendida (seja natural ou artificialmente). Além disso, condições climáticas cíclicas também podem explicar a sazonalidade de vários produtos. Bebidas geladas e sorvete durante o verão são um bom exemplo desse fenômeno. Costumes e tradições são um fator-chave de sazonalidade, impulsionando a demanda por certos produtos em épocas específicas. Eggnog no Natal, abóboras no Halloween e abacates no Cinco de Mayo são exemplos de itens sazonais movidos por costumes. Mudanças recorrentes nos níveis populacionais são um fator de sazonalidade. Por exemplo, casas de aluguel em cidades turísticas são itens sazonais, pois a demanda por elas está ligada à temporada de férias que traz turistas ano após ano. A disponibilidade de renda é uma forma mais sutil de sazonalidade, mas nem por isso menos importante para analistas e estrategistas de negócio. Por exemplo, é um fato conhecido que os consumidores têm mais propensão a gastar dinheiro no dia do pagamento, dando origem ao fator de sazonalidade. Resumindo, itens sazonais são produtos que só se tornam disponíveis durante certos períodos do ano, ou produtos cuja disponibilidade e consumo são fortemente influenciados por fatores sazonais.

O que é estoque sazonal?

Estoque sazonal se refere ao estoque que é comprado, reunido ou mantido para atender à demanda crescente de uma estação específica, como Natal, Ação de Graças ou férias de verão. É isso que torna o estoque sazonal diferente do estoque de ciclo (estoque regular de trabalho) e também do estoque de segurança , que representa o estoque extra mantido para minimizar o risco de rupturas devido a mudanças inesperadas na oferta e na demanda. E sim, um negócio pode manter estoques sazonais e de segurança ao mesmo tempo. Agora, vamos à nossa lista de dicas para melhorar a gestão de estoque sazonal na próxima temporada de festas.

6 dicas para a gestão de estoque sazonal

Já foi dito que duas coisas são certas na vida: a morte e os impostos. Deixe-nos adicionar mais uma à lista — o estoque sazonal precisa ir embora. Com isso em mente, aqui estão seis dicas para ajudar você a conseguir isso antes que o Boxing Day finalmente chegue.

1. Use dados para prever vendas e demanda sazonais

Melhorar sua gestão de estoque sazonal começa com a análise de previsão de demanda. Os dados serão fundamentais para ajudar você a saber qual e quanto estoque comprar para a temporada de festas. Para manter as coisas simples, vamos olhar para três fontes de dados diferentes para prever vendas e demanda:

Dados históricos de vendas da sua loja de e-commerce
Tendências de busca online dos produtos que você vende
Dados econômicos contextuais dos estados/condados de onde vem a demanda

Estabeleça níveis mínimos de estoque com dados históricos

Esses dados ajudarão você a ajustar as compras de estoque para produtos sazonais que você ofereceu em anos anteriores e que também planeja vender nesta temporada de festas. Por que esses dados são úteis? Primeiro, eles permitirão que você estabeleça níveis mínimos de estoque dos produtos sazonais que você oferece. Por exemplo, digamos que você venha vendendo biscoitos natalinos orgânicos nos últimos três anos. Com base nisso, você pode olhar para o ano com menos vendas e usar esse número como o nível mínimo de estoque para a temporada de festas atual. Crédito: Unsplash Além disso, os dados históricos podem ajudar você a evitar problemas de estoque excessivo quando combinados com tendências de busca online, que é nossa próxima fonte de dados-chave.

Evite o viés de estoque excessivo com tendências de busca online

Ao olhar para as tendências de busca, você conseguirá distinguir tendências de demanda sazonal de modismos passageiros, um dado-chave para evitar estoque excessivo. Para obter esses dados, recomendamos usar o Google Trends. Agora, vamos mostrar a diferença entre uma tendência sazonal clara e uma tendência passageira com dois exemplos da vida real. A captura de tela abaixo mostra um bom exemplo de uma tendência sazonal forte: patinetes para crianças. Como você pode observar, a busca por "scooter for kids" atinge o pico durante a última semana de novembro e a primeira semana de dezembro, ano após ano. Esses dados nos dizem que patinetes são um produto sazonal forte, cuja demanda muito provavelmente crescerá logo antes das festas. Tendências passageiras , por outro lado, mostram um perfil de demanda diferente. Um bom exemplo são os livros de Harry Potter. Como você pode ver, o primeiro livro da série Harry Potter ("Harry Potter e a Pedra Filosofal") teve alta demanda durante a chamada "Pottermania" — ou seja, a primeira década do milênio. Embora ainda seja popular, os dados mostram que o livro não é tão popular quanto já foi, e que não há uma tendência sazonal clara. Produtos como esses representam um risco maior de estoque excessivo para a temporada de festas. O conselho aqui é bem direto: olhe os dados de tendências de busca antes de abastecer seu estoque!

Ajuste sua previsão com dados econômicos contextuais

Os dados contextuais são úteis para fazer ajustes finais na sua análise de previsão de demanda, e podem ser encontrados em repositórios públicos. Aqui, procuraremos indicadores econômicos relacionados ao perfil demográfico dos seus clientes. Um bom exemplo desse tipo de dado são as estatísticas de "Personal income by county and metropolitan area" (renda pessoal por condado e área metropolitana), que podem ser encontradas no site do US Bureau of Economic Analysis. Usando esses dados, você pode ver como os níveis de renda nas áreas de onde vêm seus compradores mudaram nos últimos tempos e, assim, ajustar suas previsões de vendas e esforços de marketing para essas regiões. Por exemplo, suponha que você venda itens de alto padrão e perceba que os condados onde reside a maioria dos seus clientes experimentaram alto crescimento econômico nos últimos anos. Isso não seria uma razão apoiada em dados para aumentar seu estoque e atender a essas áreas específicas?

2. Acompanhe de perto as quedas de estoque

Não há nada de errado em manter níveis baixos de estoque; desde que você tenha um plano para repô-lo e atender os clientes que chegam, essa é uma abordagem válida e econômica para a gestão de estoque. Também é normal se sentir inquieto com níveis baixos de estoque durante a temporada de festas, porque a demanda pode disparar de um momento para outro e colocar você numa situação difícil com seus clientes. Ainda assim, há duas abordagens que podem ajudar aqui. A primeira é tão antiga quanto o próprio comércio e exige que você seja disciplinado e atento ao seu estoque. Em outras palavras, você precisará monitorar os níveis de estoque diariamente e verificar manualmente seu status em busca de quedas repentinas. Além disso, é útil contrastar seus dados de vendas diárias atuais com os dados históricos de vendas. Isso permitirá que você se prepare para picos de demanda e, eventualmente, consiga repor o estoque a tempo e evite perder clientes enquanto opera com estoque apertado. A segunda abordagem é definitivamente mais contemporânea e consome menos tempo: é a automação. Se você usa alguma das plataformas de e-commerce mais populares para operar sua loja (como Shopify ou WooCommerce), é bem provável que você possa monitorar quedas de estoque automaticamente e ser notificado toda vez que um certo nível for atingido. Automatizar a tarefa de monitorar o estoque geralmente funciona num princípio simples: trata-se de cruzar dados de pedidos da plataforma de e-commerce com dados de estoque numa planilha. Sempre que o limite selecionado é atingido, uma ação pode ser disparada (por exemplo, uma notificação por e-mail dizendo para você pedir mais de um produto antes que ele acabe). Automatizar essa tarefa vai:

Poupar tempo e recursos valiosos
Notificar você sobre quedas de estoque quando e onde quer que elas aconteçam
Preparar o terreno para automações futuras, como pedidos de compra automáticos para fornecedores

Use este template para atualizar valores de estoque no QuickBooks e no Google Sheets para novos pedidos do WooCommerce.

3. Aproveite a demanda sazonal para se livrar do estoque antigo

Surfar a onda da demanda sazonal pode ajudar você a reduzir os custos de armazenar e manter seu estoque. Mas antes de decidir como prosseguir, você precisará fazer a seguinte pergunta: quais são os usos ideais para o seu estoque antigo? A resposta será fundamental para definir os próximos passos. Por exemplo, há casos em que o estoque antigo pode ser oferecido como itens de cortesia junto aos seus produtos mais novos ou mais vendidos. Isso representa uma excelente oportunidade de oferecer descontos pesados nesses itens e obter um lucro rápido com eles. Se esse não for o caso, você sempre pode contar com seu estoque antigo para recompensar e fidelizar seus clientes , e também para lançar campanhas de geração de leads. Gostaríamos de parar aqui por um minuto. Levando em conta que o custo médio por lead no varejo é de US$ 34, não seria absurdo usar seu estoque antigo como um veículo para coletar leads e informações de contato importantes. Esta é uma situação ganha-ganha para donos de lojas de e-commerce, pois permite:

Reduzir o custo de manter estoque
Reunir novos leads
Se livrar de "estoque morto"

Agora, se você está se perguntando qual é o melhor curso de ação aqui, há alguns, incluindo:

Lançar campanhas de Facebook Lead Ads
Implementar pop-ups do Poptin no seu site
Implantar campanhas de e-mail marketing

As mecânicas podem variar; alguns preferirão oferecer produtos grátis em troca de dados de contato, enquanto outros podem optar por oferecer descontos pesados nos produtos e talvez até lucrar com o estoque morto. Independentemente do curso de ação que você tomar, também é bom saber que as tarefas mais importantes relacionadas à coleta de leads também podem ser automatizadas. Dessa forma, você conseguirá liquidar o estoque antigo e reunir novos leads (ou recompensar clientes existentes) sem perder tempo valioso no processo. Alguns templates úteis da Make que você pode implementar para automatizar são:

Nem é preciso dizer que existem outras ferramentas e métodos que você pode usar, mas estes são incrivelmente rápidos e fáceis de implementar.

4. Coloque todo mundo no barco do fulfillment de pedidos

Dizer que o fulfillment de pedidos é crucial para todo negócio de e-commerce, independentemente da época, é pouco. No entanto, a temporada de festas traz uma nova dimensão à tarefa de atender pedidos, pois:

As expectativas dos clientes estão mais altas do que o normal
Os pedidos chegam em quantidades maiores
O tempo acaba rápido

Com isso em mente, você pode querer considerar novas estratégias para melhorar o processo de fulfillment de pedidos. Isso pode ser feito à moda antiga, empurrando informações relacionadas aos pedidos para todas as partes envolvidas sempre que elas chegam. Nem é preciso dizer que é mais fácil quando todos recebem as informações certas por padrão, pois acompanhar pedidos que se acumulam pode ser complicado. Para conseguir isso, tudo o que você precisa fazer é configurar um fluxo de trabalho automatizado que compartilhe informações-chave dos pedidos entre diferentes áreas e departamentos. Por exemplo, se você usa ferramentas de gestão de tarefas e projetos como Trello , Slack , ClickUp , Teamwork ou Monday (entre outras), você pode se beneficiar de integrações entre elas e plataformas de e-commerce para criar automaticamente tarefas, cartões ou mensagens sempre que um novo pedido chegar. Além disso, você também pode configurar notificações automáticas mirando as pessoas envolvidas no processo de fulfillment, para que todos saibam o que precisa ser feito a partir do minuto em que um pedido é feito. Para configurar isso, você pode seguir dois caminhos. O primeiro exige que você verifique se a ferramenta de gestão de projetos ou tarefas que você usa oferece integrações nativas com sua plataforma de e-commerce. Algumas plataformas (como Monday.com) oferecem integrações, enquanto outras (como Trello) não. A segunda opção é contar com uma plataforma de automação como a Make para conectar os apps com os quais você trabalha. Considerando que o tempo é um fator, esta é talvez a maneira mais rápida e flexível de colocar todo mundo na mesma página para as festas. Use este template para enviar automaticamente mensagens no Slack para novos pedidos pagos da Shopify Compartilhar informações de pedidos para acelerar o processo de fulfillment pode parecer um benefício marginal, mas não é. Para qualquer negócio que processe dezenas de pedidos por dia, isso pode se traduzir numa quantidade interessante de horas poupadas e num aumento de produtividade — exatamente o que a temporada de festas pede.

5. Simplifique os relatórios de estoque e vendas

Os relatórios de estoque e vendas são uma das tarefas-chave para o dia seguinte ao fim da temporada de festas. No fim, todo mundo quer saber como foi seu desempenho, certo? Sabemos que muitos negócios de e-commerce lidam com conjuntos de dados "sujos" e planilhas entupidas, e é por isso que acreditamos que a temporada de festas representa uma oportunidade de ouro para tentar algo novo. Talvez você possa escolher seus itens sazonais favoritos e acompanhá-los separadamente , ou talvez criar um pipeline de relatórios dedicado durante a temporada de festas. Ambas as estratégias são úteis para separar o joio do trigo e dar a você uma visão clara de como seu negócio se saiu durante a temporada de festas. Então, como fazer isso? Para simplificar seus relatórios, você precisará integrar suas plataformas de e-commerce e/ou de pagamento a um app de relatórios adequado. Há muitas opções viáveis para fazer isso. Você pode construir integrações simples entre sua plataforma de e-commerce e uma planilha, que coletam seus dados de vendas por padrão, à medida que são produzidos. Isso é prático para ter todas as informações num só lugar, prontas para quando o dia do relatório chegar. Outra opção é adotar um painel de analytics e puxar todos os dados de que você precisa para uma única tela. Há alguns produtos que fazem isso; nosso favorito pessoal é o Databox, que por acaso também tem uma integração nativa com a Shopify. Ao simplificar seus relatórios de estoque e vendas, você estará ganhando tempo num momento em que a maioria dos gerentes e donos de e-commerce se sente exausta por toda a atividade da temporada de festas. No fim, todos nós merecemos um pouco de calma depois da tempestade!

6. Agende descontos para o dia seguinte

A maioria das pessoas espera ver descontos pesados em itens sazonais assim que as festas acabam, e os gerentes de e-commerce sabem disso. No entanto, o truque está em determinar os níveis de desconto certos para vender o que sobrar do seu estoque. Os níveis de desconto podem ser influenciados por uma série de variáveis, incluindo custo de envio, sazonalidade dos itens, custo de manter estoque e margens de lucro. Elas serão fundamentais para delinear diferentes níveis de desconto e os resultados correspondentes. Agora, como usar dados para determinar seus níveis de desconto pós-temporada? Uma boa estratégia é criar diferentes campanhas de e-mail marketing promovendo vários níveis de desconto para segmentos diferentes. Em outras palavras, um teste A/B para descontos pós-temporada. A mecânica disso é bem simples: as campanhas de e-mail devem ser idênticas, exceto pelo nível de desconto oferecido em cada uma delas. Depois de determinar os três níveis de desconto, você precisará criar três grupos de controle separados (e quanto mais demograficamente semelhantes forem, melhor), e enviar um e-mail com um desconto diferente para cada grupo. Crie as mensagens, determine os níveis de desconto, crie os grupos de controle e envie. Feito isso, é só conferir as taxas de abertura e conversão das três campanhas. Com os resultados em mãos, você conseguirá ver qual nível de desconto gera mais engajamento e vendas. O passo final será criar uma campanha de e-mail final mirando a maior parte do seu público com a melhor oferta. E lembre-se: mantenha o tom promocional! Seu objetivo é vender todo o seu estoque sazonal, não educar seu público sobre nada.

Conclusão: não deixe a mágica escapar

Gerenciar o estoque sazonal pode ser desafiador, pois há muitos elementos e tarefas envolvidos, e pouco tempo antes que a temporada de festas entre em pleno vapor. É perfeitamente possível que você já esteja familiarizado com alguns dos processos mencionados acima, mas conforme a atividade atinge o pico, o número de tarefas a resolver também aumenta. Nosso conselho final é manter a lista de dicas por perto antes de partir para as tarefas. Elas farão mágica por você e, de um jeito ou de outro, é disso que se trata a temporada de festas.