Oct 25, 2019 | 5 minutes
Artículo histórico de Make (la fuente indica el 25 de octubre de 2019). Este texto reproduce un artículo de opinión del autor de Make publicado en esa fecha. El «yo», las opiniones y los enlaces citados son del autor en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que las referencias sigan vigentes hoy.
7 reglas para la comunicación en equipos remotos. Empieza por ellas y verás una mejora inmediata en la forma en que se comunican tus compañeros y equipos a distancia.
El trabajo remoto está de moda. Al dejar de estar limitadas por la disponibilidad de talento de su zona, las empresas están dando lugar a una nueva fuerza laboral global que trae nuevos desafíos. Entre ellos destaca uno que quizá sea el más evidente, pero también el más importante: la comunicación.
La comunicación eficaz entre equipos y dentro de ellos siempre ha sido una preocupación clave para las organizaciones. Las dificultades suelen aumentar cuando las personas están repartidas por todo el mundo. Por suerte, existen principios probados que ayudan a resolverlas.
Empieza por estas 7 reglas y probablemente verás una mejora inmediata en la comunicación de tu equipo.
1. Crea una cultura comunicativa
Lograr una cultura empresarial eficaz y adecuada es una de las tareas más difíciles del mundo laboral. Si no se aborda de forma proactiva, la cultura de trabajo remoto puede hacer que las personas se sientan aisladas y desmotivadas.
La separación física puede generar desencanto y falta de motivación si no se toman medidas. Una solución eficaz es mantener videollamadas periódicas con cada integrante del equipo. Ver a las personas con las que trabajamos puede crear cercanía y un propósito compartido. El inicio y el final de la semana laboral son momentos ideales para que todos se vean cara a cara y se pongan al día.
Además de las videollamadas, una mensajería instantánea cordial y de apoyo es una buena forma de elevar el ánimo. Celebra los logros y conversa regularmente con los integrantes del equipo. Esto genera unión y coordinación en la búsqueda de un objetivo común.
2. Respeta los límites de las personas
Encontrar la cantidad adecuada de comunicación en un equipo remoto requiere un equilibrio delicado. Un exceso puede hacer que las personas se sientan saturadas y abrumadas. Una comunicación insuficiente puede hacerlas sentir aisladas y desatendidas. Es importante encontrar el punto medio entre ambos extremos.
Establecer normas y reglas puede ayudar mucho. Lo ideal es que los integrantes del equipo sepan que durante el horario laboral pueden comunicarse de forma abierta y positiva mediante las aplicaciones aprobadas.
Del mismo modo, deben saber que no existe presión para responder a horas inoportunas y que se respetarán las vacaciones y los fines de semana. ¡No temas preguntarles por sus preferencias! Pide su opinión sobre el nivel de comunicación con el que se sienten cómodos y realiza los ajustes necesarios.
Ponerse de acuerdo desde el principio puede reducir la probabilidad de que más adelante surjan problemas por exceso o falta de comunicación.
3. Asegúrate de que nadie se quede atrás
Es esencial que cada integrante remoto se sienta valorado y sepa que sus aportaciones se escuchan y reconocen. A veces, sin querer, los equipos remotos pueden hacer que algunas personas se sientan aisladas.
Quizá sean las únicas de una región determinada o las únicas que realizan cierto tipo de tarea. Hay varias soluciones. Una consiste en crear un espacio en el sistema de comunicación interna donde se pueda hablar libremente de asuntos ajenos al trabajo, además de los laborales. Esto ayuda a recrear el ambiente social de las oficinas tradicionales.
Otra solución es asegurarse de que todos se pongan al día a diario para compartir logros y dificultades. Es vital que los integrantes se apoyen mutuamente para que cada persona se sienta valorada.
4. Céntrate en el propósito y la acción
Muchos trabajadores actuales se sienten frustrados por la abundancia de reuniones sin sentido. Aunque es importante mantener el contacto y comunicarse como equipo, las reuniones siempre deben tener un propósito claro y durar lo menos posible.
Las personas pueden aburrirse cuando parece que se celebran reuniones por el mero hecho de reunirse. Como la comunicación se considera, con razón, importante para los equipos remotos, resulta tentador excederse. En lugar de eso, haz que tu equipo se sienta respetado: mantén el foco en una comunicación con propósito y que termine en un plan de acción.
5. Usa la automatización para aumentar la eficiencia
Una barrera para la comunicación eficaz en equipos remotos es el tiempo perdido en tareas manuales repetitivas. Veamos un ejemplo.
Supongamos que tu organización usa Gmail como canal de comunicación. Un integrante del equipo es responsable de revisar la bandeja de entrada. Debe dedicar tiempo a leer los correos entrantes, extraer la información, añadirla a una hoja de cálculo y avisar al resto cuando termine.
La automatización ofrece una forma mejor de hacerlo. Con una solución de automatización, podrías ejecutar todo ese proceso sin atención humana. Así, tu equipo remoto queda libre para realizar trabajo más importante y comunicarse solo sobre lo que realmente importa.
6. Los procedimientos operativos estándar favorecen un trabajo eficaz
Es fácil pasar por alto que el trabajo remoto también tiene inconvenientes operativos. En un lugar de trabajo convencional suele ser más fácil acercarse a un compañero para aclarar una duda o pedir ayuda con una tarea. A distancia, eso no siempre es sencillo.
Los procedimientos operativos estándar son una de las mejores formas de asegurar que los equipos remotos funcionen bien. Dar a las personas un método claro, paso a paso, sobre la mejor forma de lograr algo ayuda a que las tareas se realicen correctamente y evita perder tiempo preguntando cómo hacerlas.
Estos procedimientos también pueden aplicarse a la comunicación. Resulta muy útil que tu equipo sepa con quién hablar, cuáles son los canales correctos y qué respuesta puede esperar. Aunque el trabajo remoto permite que los integrantes no estén en el mismo lugar, los procedimientos operativos estándar ayudan a que estén coordinados.
7. No dejes al azar la comunicación del equipo remoto
Puede ser tentador pensar que la tecnología adecuada resolverá todo. Aunque la mensajería instantánea como solución empresarial puede marcar una diferencia real en la comunicación de los equipos, no lo es todo. Es importante empezar cualquier proyecto de trabajo remoto con principios claros que favorezcan una comunicación eficaz.
También es importante ser flexible. Si algo no funciona, no temas cambiarlo. Pide opiniones al equipo: es mucho más probable que las personas adopten las políticas de comunicación si pueden participar en ellas. En definitiva, las ventajas potenciales del trabajo remoto superan ampliamente sus inconvenientes.
Recuerda: proporciona principios claros de comunicación y observa las dinámicas particulares de tu equipo para hacer los ajustes necesarios.
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