25 oct 2019 | 5 minutos

7 principios para una comunicación eficaz en equipos remotos

7 reglas para la comunicación en equipos remotos. Empieza con estas y verás una mejora inmediata en cómo se comunican tus compañeros y equipos remotos. ![Remote team online meeting.](__CODE_BLOCK_0__ Remote work is all the rage. With companies no longer restricted by the availability of talent in their area, a new global workforce is rising and bringing new challenges with it. Among these, one stands out as perhaps the most obvious — but also the most important: we are talking about communications. Effective communication between and within teams has always been a key concern for organizations. Difficulties in achieving this are often exacerbated when people are dispersed across the globe. Thankfully, there are proven principles to help with these issues. Start with these 7 rules, and you’ll likely see an instant improvement in how your team communicates.

1. Create a communicative culture

An effective and appropriate company culture is one of the hardest things to get right in the world of work. If not approached proactively, the remote work culture can lead to people feeling isolated and unmotivated. The physical detachment of remote work can lead to disillusionment and low motivation if countermeasures aren’t put in place. One effective remedy is to have [regular video calls](__CODE_BLOCK_1__ with every team member. Seeing the people we work with can lead to a sense of closeness and shared purpose. The start and end of the working week are ideal times for everyone to check in face to face. Aside from video calling, friendly and supportive instant messaging is a great way to boost morale. Celebrate achievements, and check-in with team members regularly. This leads to a sense of togetherness and being on the same page in pursuit of a shared goal.

2. Respect people’s boundaries

The right amount of remote team communication is a delicate balance to reach. Too much communication can lead to people feeling swamped and overwhelmed. Too little can lead to people feeling isolated and uncared for. It’s important to find a golden mean between excessive and insufficient levels of communication. Establishing norms and rules can go a long way to help with this. Ideally, your remote team members should know that during working hours they can communicate openly and positively with others [via approved apps](__CODE_BLOCK_2__ By the same token, they should know there is no pressure to reply at unsociable hours, and that times such as vacations and weekends will be respected. Don’t be afraid to ask your team about their preferences! Solicit feedback on the level of communication they feel comfortable with and make the necessary adjustments. Getting everyone on the same page early on can reduce the likelihood of problems occurring from too much or too little communication further down the line.

3. Ensure that no one is left behind

It’s essential to ensure that every remote team member feels like a valued individual whose contributions are heard and recognized. Sometimes, remote work teams can unintentionally lead to some people feeling isolated. This might be because they are the only people in a certain region, or the only team member carrying out a certain type of task. There are several solutions to this problem. One is to create a space in your internal communications system where people are free to discuss off-topic issues (aside from work-related ones). Esto ayuda a recrear el ambiente social de las oficinas tradicionales. Otra solución es asegurarse de que cada miembro del equipo haga su seguimiento diario para compartir sus logros y dificultades. Es vital que los demás miembros del equipo se apoyen mutuamente para que todo el mundo se sienta valorado.

4. Céntrate en el propósito y la acción

Muchos trabajadores modernos están frustrados por la abundancia de reuniones inútiles. Aunque es importante mantenerse en contacto y comunicarse como equipo, las reuniones siempre deben tener un propósito claro y durar lo menos posible. La gente puede aburrirse cuando parece que las reuniones se celebran por el simple hecho de celebrarlas. Dado que, con razón, la comunicación se considera importante para los equipos remotos, puede resultar tentador caer en la tentación de excederse en ella. En su lugar, asegúrate de que tu equipo se sienta respetado manteniendo el foco en una comunicación con un propósito claro y un plan de acción al final.

5. Usa la automatización para aumentar la eficiencia

Una barrera que se interpone en el camino de una comunicación eficaz en equipos remotos es perder tiempo en tareas repetitivas y manuales. Veamos un ejemplo. Supongamos que tu organización usa Gmail como canal de comunicación. Un miembro concreto del equipo remoto es el responsable de revisar la bandeja de entrada. Este miembro del equipo debe dedicar tiempo a leer los correos entrantes, extraer la información, añadirla a una hoja de cálculo e informar a los demás miembros del equipo cuando todo esto esté hecho. La automatización ofrece una forma mejor de hacer las cosas. Al usar una solución de automatización,) podrías llevar a cabo todo el proceso descrito arriba sin necesidad de atención humana. Esto libera a tu equipo remoto para realizar un trabajo más esencial y comunicarse solo sobre las cosas que realmente importan.

6. Los procedimientos operativos estándar dan lugar a un trabajo eficaz

Es fácil pasar por alto que existen inconvenientes en las operaciones de trabajo remoto. En un entorno de trabajo convencional, suele ser más fácil simplemente acercarse a un compañero para aclarar una duda o pedir ayuda con una tarea. En el trabajo remoto, eso no siempre es lo más fácil de hacer. Los procedimientos operativos estándar son una de las mejores formas de garantizar que los equipos remotos funcionen de manera eficaz. Dar a las personas un método claro, paso a paso, sobre la mejor manera de lograr algo asegura que las tareas se lleven a cabo correctamente y que no se pierda tiempo teniendo que hacer preguntas sobre cómo se debe hacer algo. Los procedimientos operativos estándar también pueden aplicarse a la comunicación. Es muy útil indicar a tu equipo con quién hablar, cuáles son los canales correctos de comunicación y qué tipo de respuesta deben esperar. Aunque el trabajo remoto significa que los miembros del equipo no necesitan estar en el mismo lugar, los procedimientos operativos estándar pueden ayudar a garantizar que todos estén en la misma sintonía.

7. No dejes la comunicación del equipo remoto al azar

Puede resultar tentador asumir que la tecnología adecuada resolverá todos los problemas. Aunque la mensajería instantánea como solución empresarial puede marcar una diferencia real en cómo se comunican los equipos, no lo es todo. Es importante empezar cualquier proyecto de trabajo remoto con principios claros que faciliten una comunicación eficaz. Del mismo modo, es importante ser flexible. Si algo no funciona, no tengas miedo de cambiarlo. Pide opiniones a tu equipo. Es mucho más probable que las personas se impliquen en las políticas de comunicación si han podido opinar sobre ellas. En última instancia, las ventajas potenciales del trabajo remoto superan con creces los inconvenientes. Recuerda: establece principios claros de comunicación y observa la dinámica concreta de tu equipo para hacer los ajustes necesarios. * * * _Bridge all your tools together with_Make)_, una herramienta web para conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo mediante un bonito creador visual sin código.__El plan gratuito de Make incluye todas sus potentes funciones;_ _pruébalo_ _y quizá acabes enamorándote._