Oct 25, 2019 | 5 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 25 de outubro de 2019). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
7 regras para a comunicação de equipes remotas. Comece com elas e você verá uma melhora imediata na forma como seus colegas e equipes remotas se comunicam.
O trabalho remoto está em alta. Com as empresas não mais restritas pela disponibilidade de talentos na sua região, uma nova força de trabalho global está surgindo e trazendo novos desafios consigo. Entre eles, um se destaca como talvez o mais óbvio — mas também o mais importante: estamos falando da comunicação.
A comunicação eficaz entre equipes e dentro delas sempre foi uma preocupação central das organizações. As dificuldades para alcançá-la são frequentemente exacerbadas quando as pessoas estão dispersas pelo globo. Felizmente, existem princípios comprovados para ajudar com esses problemas.
Comece com estas 7 regras e você provavelmente verá uma melhora instantânea na forma como sua equipe se comunica.
1. Crie uma cultura comunicativa
Uma cultura empresarial eficaz e apropriada é uma das coisas mais difíceis de acertar no mundo do trabalho. Se não for abordada de forma proativa, a cultura do trabalho remoto pode levar as pessoas a se sentirem isoladas e desmotivadas. O distanciamento físico do trabalho remoto pode levar à desilusão e à baixa motivação se medidas de contrapeso não forem colocadas em prática. Um remédio eficaz é fazer videochamadas regulares com cada membro da equipe. Ver as pessoas com quem trabalhamos pode gerar uma sensação de proximidade e propósito compartilhado. O início e o fim da semana de trabalho são momentos ideais para todos se encontrarem cara a cara. Além da videochamada, mensagens instantâneas amigáveis e de apoio são uma ótima maneira de elevar o moral. Celebre conquistas e faça check-ins regulares com os membros da equipe. Isso leva a uma sensação de união e de estarem todos na mesma página em busca de um objetivo comum.
2. Respeite os limites das pessoas
A quantidade certa de comunicação em equipes remotas é um equilíbrio delicado de alcançar. Comunicação demais pode fazer as pessoas se sentirem afogadas e sobrecarregadas. Comunicação de menos pode fazer as pessoas se sentirem isoladas e desamparadas. É importante encontrar um meio-termo entre níveis excessivos e insuficientes de comunicação. Estabelecer normas e regras pode ajudar muito nisso. Idealmente, os membros da sua equipe remota devem saber que, durante o horário de trabalho, podem se comunicar aberta e positivamente com os outros por meio de apps aprovados. Da mesma forma, eles devem saber que não há pressão para responder em horários inadequados, e que períodos como férias e fins de semana serão respeitados. Não tenha receio de perguntar à sua equipe sobre suas preferências! Peça feedback sobre o nível de comunicação com o qual eles se sentem confortáveis e faça os ajustes necessários. Alinhar todo mundo logo no início pode reduzir a probabilidade de problemas decorrentes de comunicação demais ou de menos mais adiante.
3. Garanta que ninguém fique para trás
É essencial garantir que cada membro da equipe remota se sinta um indivíduo valorizado, cujas contribuições são ouvidas e reconhecidas. Às vezes, equipes de trabalho remoto podem, sem intenção, fazer algumas pessoas se sentirem isoladas. Isso pode acontecer porque elas são as únicas numa determinada região, ou o único membro da equipe executando um certo tipo de tarefa. Há várias soluções para esse problema. Uma é criar um espaço no seu sistema de comunicação interna onde as pessoas sejam livres para discutir assuntos fora do trabalho (além dos relacionados ao trabalho). Isso ajuda a recriar a atmosfera social dos escritórios tradicionais. Outra solução é garantir que cada membro da equipe faça um check-in diário, para compartilhar suas conquistas e suas dificuldades. É vital que os outros membros da equipe se apoiem uns aos outros para que todos se sintam valorizados.
4. Foque em propósito e ação
Muitos trabalhadores modernos estão frustrados com a abundância de reuniões sem sentido. Embora seja importante manter contato e se comunicar como equipe, as reuniões devem sempre ter um propósito claro e ser mantidas o mais curtas possível. As pessoas podem se entediar quando as reuniões parecem acontecer por si só. Como a comunicação é corretamente vista como importante para equipes remotas, pode ser tentador cair no padrão de exagerar. Em vez disso, garanta que sua equipe se sinta respeitada mantendo o foco em comunicação com propósito e num plano de ação ao final dela.
5. Use a automação para aumentar a eficiência
Uma barreira no caminho da comunicação eficaz de equipes remotas é perder tempo com tarefas manuais e repetitivas. Vamos considerar um exemplo. Suponha que sua organização use o Gmail como canal de comunicação. Um membro específico da equipe remota é responsável por checar a caixa de entrada. Esse membro precisa gastar tempo lendo os e-mails que chegam, extraindo as informações, adicionando-as a uma planilha e avisando os outros da equipe quando isso estiver concluído. A automação oferece uma maneira melhor de fazer as coisas. Usando uma solução de automação, você poderia executar todo o processo descrito acima sem necessidade de atenção humana. Isso libera sua equipe remota para realizar trabalho mais essencial e se comunicar apenas sobre as coisas que realmente importam.
6. Procedimentos operacionais padrão resultam em trabalho eficaz
É fácil ignorar o fato de que há desvantagens nas operações de trabalho remoto. Num ambiente de trabalho convencional, costuma ser mais fácil simplesmente se aproximar de um colega para esclarecer uma dúvida ou obter ajuda com uma tarefa. No remoto, isso nem sempre é a coisa mais fácil de fazer. Procedimentos operacionais padrão são uma das melhores maneiras de garantir que equipes remotas funcionem de forma eficaz. Dar às pessoas um método claro, passo a passo, da melhor maneira de realizar algo garante que as tarefas sejam executadas da forma certa, e que não se perca tempo tendo que perguntar como algo deve ser feito. Os procedimentos operacionais padrão também podem se aplicar à comunicação. É muito empoderador deixar sua equipe saber com quem falar, quais são os canais corretos de comunicação e que tipo de resposta ela deve esperar. Embora o trabalho remoto signifique que os membros da equipe não precisam estar no mesmo lugar, os procedimentos operacionais padrão podem ajudar a garantir que estejam na mesma página.
7. Não deixe a comunicação da equipe remota ao acaso
Pode ser tentador presumir que a tecnologia certa resolverá tudo. Embora a mensagem instantânea como solução empresarial possa fazer uma diferença real na forma como as equipes se comunicam, ela não é a solução definitiva para tudo. É importante começar qualquer projeto de trabalho remoto com princípios claros estabelecidos para auxiliar a comunicação eficaz. Igualmente, é importante ser flexível. Se algo não está funcionando, não tenha receio de mudar. Obtenha feedback da sua equipe. As pessoas têm muito mais propensão a aderir a políticas de comunicação se tiverem voz nelas. Em última análise, as vantagens potenciais do trabalho remoto superam enormemente as desvantagens. Apenas lembre-se: forneça princípios claros de comunicação e observe as dinâmicas específicas da sua equipe para fazer os ajustes necessários.
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