25 de out. de 2019 | 5 minutos

7 Princípios para uma Comunicação Eficaz em Equipes Remotas

7 regras para a comunicação em equipes remotas. Comece com estas e você verá uma melhora instantânea na forma como seus colegas e equipes remotas se comunicam. ![Remote team online meeting.](__CODE_BLOCK_0__ Remote work is all the rage. With companies no longer restricted by the availability of talent in their area, a new global workforce is rising and bringing new challenges with it. Among these, one stands out as perhaps the most obvious — but also the most important: we are talking about communications. Effective communication between and within teams has always been a key concern for organizations. Difficulties in achieving this are often exacerbated when people are dispersed across the globe. Thankfully, there are proven principles to help with these issues. Start with these 7 rules, and you’ll likely see an instant improvement in how your team communicates.

1. Create a communicative culture

An effective and appropriate company culture is one of the hardest things to get right in the world of work. If not approached proactively, the remote work culture can lead to people feeling isolated and unmotivated. The physical detachment of remote work can lead to disillusionment and low motivation if countermeasures aren’t put in place. One effective remedy is to have [regular video calls](__CODE_BLOCK_1__ with every team member. Seeing the people we work with can lead to a sense of closeness and shared purpose. The start and end of the working week are ideal times for everyone to check in face to face. Aside from video calling, friendly and supportive instant messaging is a great way to boost morale. Celebrate achievements, and check-in with team members regularly. This leads to a sense of togetherness and being on the same page in pursuit of a shared goal.

2. Respect people’s boundaries

The right amount of remote team communication is a delicate balance to reach. Too much communication can lead to people feeling swamped and overwhelmed. Too little can lead to people feeling isolated and uncared for. It’s important to find a golden mean between excessive and insufficient levels of communication. Establishing norms and rules can go a long way to help with this. Ideally, your remote team members should know that during working hours they can communicate openly and positively with others [via approved apps](__CODE_BLOCK_2__ By the same token, they should know there is no pressure to reply at unsociable hours, and that times such as vacations and weekends will be respected. Don’t be afraid to ask your team about their preferences! Solicit feedback on the level of communication they feel comfortable with and make the necessary adjustments. Getting everyone on the same page early on can reduce the likelihood of problems occurring from too much or too little communication further down the line.

3. Ensure that no one is left behind

It’s essential to ensure that every remote team member feels like a valued individual whose contributions are heard and recognized. Sometimes, remote work teams can unintentionally lead to some people feeling isolated. This might be because they are the only people in a certain region, or the only team member carrying out a certain type of task. There are several solutions to this problem. One is to create a space in your internal communications system where people are free to discuss off-topic issues (aside from work-related ones). Isso ajuda a recriar a atmosfera social dos escritórios tradicionais. Outra solução é garantir que cada membro da equipe faça um check-in diário, compartilhando suas conquistas e dificuldades. É vital que os outros membros da equipe apoiem uns aos outros para que todos se sintam valorizados.

4. Foque no propósito e na ação

Muitos trabalhadores modernos) estão frustrados com a abundância de reuniões sem sentido. Embora seja importante manter contato e se comunicar como equipe, as reuniões devem sempre ter um propósito claro e ser mantidas o mais curtas possível. As pessoas podem ficar entediadas quando as reuniões parecem acontecer por si mesmas. Como a comunicação é corretamente vista como importante para equipes remotas, pode ser tentador cair em um padrão de exagero. Em vez disso, garanta que sua equipe se sinta respeitada, mantendo o foco em uma comunicação com propósito, com um plano de ação ao final.

5. Use automação para aumentar a eficiência

Um obstáculo no caminho de uma comunicação eficaz em equipes remotas é a perda de tempo com tarefas repetitivas e manuais. Vamos considerar um exemplo. Suponha que sua organização use o Gmail como canal de comunicação. Um membro específico da equipe remota é responsável por verificar a caixa de entrada. Esse membro precisa gastar tempo lendo os e-mails recebidos, extraindo as informações, adicionando-as a uma planilha e informando aos outros membros da equipe quando isso estiver concluído. A automação oferece uma forma melhor de fazer as coisas. Ao usar uma solução de automação,) você poderia realizar todo o processo descrito acima sem a necessidade de atenção humana. Isso libera sua equipe remota para realizar trabalhos mais essenciais e comunicar-se apenas sobre as coisas que realmente importam.

6. Procedimentos operacionais padrão resultam em um trabalho eficaz

É fácil deixar passar o fato de que há desvantagens nas operações de trabalho remoto. Em um ambiente de trabalho convencional, costuma ser mais fácil simplesmente abordar um colega para esclarecer uma dúvida ou obter ajuda com uma tarefa. No trabalho remoto, isso nem sempre é a coisa mais fácil de fazer. Os procedimentos operacionais padrão são uma das melhores maneiras de garantir que as equipes remotas funcionem de forma eficaz. Dar às pessoas um método claro e passo a passo sobre a melhor forma de alcançar algo garante que as tarefas sejam executadas da maneira certa e que não se perca tempo tendo que fazer perguntas sobre como algo deve ser feito. Os procedimentos operacionais padrão também podem se aplicar à comunicação. É muito útil informar à sua equipe com quem devem falar, quais são os canais corretos de comunicação e que tipo de resposta devem esperar. Embora o trabalho remoto signifique que os membros da equipe não precisam estar no mesmo lugar, os procedimentos operacionais padrão podem ajudar a garantir que todos estejam na mesma página.

7. Não deixe a comunicação da equipe remota ao acaso

Pode ser tentador assumir que a tecnologia certa resolverá tudo. Embora mensagens instantâneas como solução de negócios) possam fazer uma diferença real na forma como as equipes se comunicam, elas não são a solução definitiva. É importante começar qualquer projeto de trabalho remoto com princípios claros em vigor para facilitar uma comunicação eficaz. Da mesma forma, é importante ser flexível. Se algo não estiver funcionando, não tenha medo de mudá-lo. Peça feedback à sua equipe. É muito mais provável que as pessoas adotem políticas de comunicação se puderem opinar sobre elas. No fim das contas, as vantagens potenciais do trabalho remoto superam amplamente as desvantagens. Lembre-se apenas: forneça princípios claros de comunicação e observe a dinâmica específica da sua equipe para fazer os ajustes necessários. * * * _Bring all your tools together with_Make), uma ferramenta baseada na web para conectar apps e automatizar fluxos de trabalho usando um criador visual bonito e sem código. O plano gratuito do Make vem com todos os seus recursos poderosos; experimente e talvez você se apaixone!_