Apr 5, 2019 | 7 minutes
Artículo histórico de Make (la fuente indica el 5 de abril de 2019). Este texto reproduce un artículo de opinión del autor de Make publicado en esa fecha. El «yo», las opiniones y los enlaces citados son del autor en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que las referencias sigan vigentes hoy.
La colaboración eficiente ya no es una opción, sino una obligación. Aquí tienes 9 herramientas que facilitan el trabajo en equipo remoto para todos.
El trabajo remoto está ganando popularidad a medida que las empresas se adaptan a las necesidades cambiantes de una fuerza laboral que exige más flexibilidad que nunca.
Aunque los beneficios del trabajo remoto son muchos, construir y gestionar una fuerza laboral remota asegurando que todos los miembros del equipo estén motivados y productivos no es nada fácil.
Existe una gran cantidad de herramientas construidas precisamente sobre la premisa de acercar a los equipos remotos y hacerlos más productivos. Pero, como mínimo, puede resultar abrumador elegir las herramientas adecuadas que faciliten la colaboración y, al mismo tiempo, permitan a los equipos mantenerse productivos.
Investigamos a fondo y encontramos estas 9 herramientas menos conocidas que todos los equipos remotos deben tener en su repertorio para colaborar mejor.
Twist sustituye los chats desordenados por conversaciones organizadas
S earchable L og of A ll C onversation and K nowledge («registro consultable de toda la conversación y el conocimiento»): sí, eso es lo que significa Slack. La popularísima aplicación de chat para equipos saltó a la fama por su promesa de productividad, sus textos divertidos y su diseño elegante. Sin embargo, las conversaciones rápidas en los canales de Slack son difíciles de seguir. En lugar de ser más productivos, los usuarios se sienten abrumados y terminan buscando constantemente los mensajes que requieren su atención. Aquí llega Twist: una alternativa a Slack construida en torno a las necesidades de los equipos remotos para reducir el desorden, eliminar las distracciones y priorizar el trabajo profundo. Twist sustituye los canales por hilos específicos por tema que facilitan seguir las conversaciones y te permiten participar cuando te convenga. El «siempre conectado» por fin puede ser cosa del pasado.
Doodle elimina el dolor de elegir horarios de reunión
Un desafío universal al que se enfrentan todos los equipos remotos es elegir horarios de reunión que convengan a todos los miembros. Sugerir horarios uno por uno consume tiempo y recopilar votos es tedioso.
Entra en escena Doodle.
Creas una encuesta sugiriendo algunos horarios, cada miembro del equipo selecciona uno o varios según su disponibilidad y ¡listo! Puedes ver la opción que mejor funciona para todos los participantes e invitarlos directamente desde Doodle o compartir el enlace de participación. También puedes conectar tu calendario para sincronizar los horarios definitivos y eliminar los provisionales.
Es simple, elegante y hace su trabajo.
Whereby hace que celebrar reuniones sea simple y directo
«¿Lo programas tú o lo hago yo?» «¿Olvidaste invitar a Jules, de contabilidad?» Esas preguntas van de la mano de las reuniones de equipo. Pero Whereby (antes Appear.in) cambia eso. Cada miembro del equipo tiene su sala de reuniones personal, a la que cualquiera puede unirse desde el navegador sin necesidad de registrarse. Las salas de equipo son espacios de reunión compartidos pensados para que los equipos conecten sobre temas o proyectos específicos. Cada sala que creas viene con un enlace personalizado que es fácil de recordar y compartir. Las reuniones de equipo deberían ser así de simples, ¿no?
Coda for Meetings permite reuniones menos aburridas y más productivas
Aunque programar y celebrar reuniones se ha vuelto más fácil, lograr que las reuniones sean atractivas es un desafío constante para la mayoría. Se ha dicho mucho sobre cómo dirigir reuniones eficaces, pero no existen herramientas específicas que realmente las hagan productivas y divertidas.
Coda, una herramienta que se define a sí misma como creadora de documentos tan potentes como aplicaciones, lanzó recientemente un interesante conjunto de herramientas para tener reuniones más productivas y menos aburridas. Incluye plantillas de reuniones en forma de documentos de Coda, altamente personalizables.
Cada plantilla viene con instrucciones detalladas y datos de ejemplo para que te familiarices con sus elementos y con las funciones principales de Coda. Bloques de construcción como botones, escalas y tablas te permiten diseñar fácilmente tu propio documento e incluso convertirlo en un juego como este documento de Coda.
¡Parece que por fin llegó un nuevo día para las reuniones!
Timezone.io te dice cuándo no molestar a tus compañeros
Las zonas horarias no han evolucionado en más de cien años, y llevar la cuenta de las que afectan a tu equipo es un verdadero dolor de cabeza. Nadie quiere ser esa persona que envía una ristra de mensajes a un compañero sin darse cuenta de que en la ubicación del destinatario ya es hora de dormir.
Pues bien, Timezone.io te ayuda con eso mostrándote la hora actual en las ciudades o países donde están los miembros de tu equipo, en cualquier momento. Las personas pueden actualizar fácilmente su ubicación actual sin tener que anunciarlo cada vez que se mueven de una zona horaria a otra.
Standups hace posible el contacto cara a cara regular entre los equipos
Saber cómo son los miembros de tu equipo e interactuar cara a cara con regularidad son aspectos importantes del trabajo en equipo de los que carecen muchos equipos remotos. Las reuniones diarias en tiempo real son incómodas para los equipos distribuidos, y las videollamadas difícilmente son una solución.
Standups resuelve todo eso permitiendo que los miembros del equipo graben videos de 2 a 5 minutos que los demás pueden ver en un conocido formato de historias similar al de Snapchat. También se puede enviar una actualización por adelantado para evitar tener que grabar una en medio de una cita con el dentista.
Suena como una herramienta cómoda, divertida e imprescindible para equipos remotos.
Screencastify es la grabadora de pantalla que lo hace todo
Como estás leyendo esto, ya sabes que una grabadora de pantalla es una herramienta absolutamente imprescindible para los equipos remotos. Pero elegir una que se ajuste a las necesidades de tu equipo es bastante engorroso. Screencastify es una elección fácil porque, además de lo esencial, incluye un montón de herramientas de anotación, guardado automático en Google Drive, integración con YouTube y exportación a GIF. ¿Qué más? También te permite grabar videos sin conexión. Yo diría que tiene bastante pegada para ser una simple herramienta de grabación de pantalla.
Lightshot es la última herramienta de capturas de pantalla que necesitarás
No sé tú, pero yo prefiero compartir una captura de pantalla cuando las palabras no bastan y un video no es necesario.
Con Lightshot para Windows o Mac, puedes hacer una captura rápida de una parte de tu pantalla, anotarla, guardarla solo si lo deseas, o simplemente copiarla al portapapeles y pegarla donde la necesites.
Las he probado todas y no he encontrado nada más fácil.
FYI te ayuda a encontrar documentos en 3 clics o menos
Los equipos remotos viven de los documentos colaborativos, pero con cada nuevo documento llega el dolor de buscarlo entre las múltiples herramientas que usa tu equipo.
Luego está el problema de recordar si lo creaste tú o si alguien lo compartió contigo. Ni siquiera Google Drive ha resuelto aún este problema.
Entra en escena FYI: una sencilla extensión de Chrome que se abre en una pestaña nueva y te permite buscar sin esfuerzo un archivo entre las aplicaciones conectadas, e incluso crear nuevos sin salir de la pestaña. Cambiar entre cuentas oficiales y personales es fácil, y puedes crear un espacio de trabajo de empresa para que todo tu equipo busque los documentos de los demás. Aunque FYI normalmente busca en los títulos de los documentos, la búsqueda de texto completo está disponible en los planes empresariales.
Para tu información, no queda nada más que pedir.
Hubstaff Tasks mejora la eficiencia de la gestión de proyectos
Trabajar juntos eficazmente es siempre un desafío, sobre todo si tu equipo no está en un mismo espacio físico. Y cuando tienes varios proyectos asignados a equipos distintos, perder la pista puede ocurrir con mucha facilidad.
Hubstaff Tasks utiliza un tablero Kanban para ayudarte a mantener organizadas tus tareas y proyectos. Puedes ver rápidamente quién está trabajando en qué desde el panel, asignar tareas y notificar a tus compañeros mediante comentarios, y crear listas de verificación dentro de las tareas para un seguimiento sencillo del progreso.
Además, te permite crear flujos de trabajo personalizados que hacen avanzar una tarea y la asignan automáticamente a las personas adecuadas con un solo clic.
Herramienta extra: 10to8 facilita programar reuniones entre zonas horarias
Este software de reserva de citas permite a los miembros del equipo ver la disponibilidad de los demás y reservar reuniones sin todo el ir y venir de fechas y horarios. Es más, tampoco tienes que lidiar con las diferencias de zona horaria: todo se añade al sistema de reservas.
¿Cómo funciona? Una vez que se añade una reunión, los asistentes reciben notificaciones por correo electrónico y SMS, además de recordatorios de la reunión. También es posible configurar notificaciones push para Google Calendar, Outlook y otras aplicaciones.
Además de esto, 10to8 se integra con Zoom Video Conferencing y Microsoft Teams, así que puedes estar tranquilo de que incluso las reuniones remotas empezarán a tiempo. Los enlaces de reunión se crean automáticamente y los asistentes invitados pueden unirse desde su cuenta de 10to8, sus calendarios sincronizados y los recordatorios.
El mismo proceso se puede implementar al programar citas con clientes. Ya sea una cita con el médico, una demo de ventas o una clase en línea, 10to8 es una plataforma potente, altamente personalizable y segura para gestionar reuniones donde sea, cuando sea.
Reflexiones finales
Hablando por mi propia experiencia trabajando en remoto durante más de media década, puedo afirmar con rotundidad que el éxito de los equipos remotos depende de las herramientas a las que tienen acceso. Quítalas y verás la diferencia. Si trabajas en remoto y conoces alguna herramienta increíble pero no tan popular, me encantaría saber de ella. Y si eres un entusiasta que siempre está buscando nuevas herramientas que probar (culpable), te encantará esta lista de 55 herramientas de colaboración que pueden mejorar la productividad del equipo. ¡De nada! Aunque la mayoría de estas herramientas aún no están disponibles en Make, puedes integrarlas con otros servicios mediante la aplicación HTTP incorporada, que te permite conectarte a cualquier servicio web o API sin escribir una sola línea de código. El plan gratuito de Make incluye todas sus potentes funciones; pruébalo y puede que te enamores.
Este artículo se actualizó por última vez el 3 de febrero de 2021.