5 abr 2019 | 7 minutos

9 herramientas de colaboración poco valoradas pero increíbles para que los equipos remotos se mantengan sincronizados

La colaboración eficiente ya no es una opción, sino una obligación. Aquí tienes 9 herramientas que facilitan el trabajo en equipo remoto para todos. ![Remote team members collaboration all over the world.](__CODE_BLOCK_0__ Remote work is growing in popularity as businesses adapt to the changing needs of the workforce that demands more flexibility than ever before. While the [benefits of remote work](__CODE_BLOCK_1__ are plenty, building and managing a remote workforce while ensuring that everyone on the team is motivated and productive is nothing short of challenging. A [plethora of tools](__CODE_BLOCK_2__ is built on the very premise of bringing remote teams closer and making them more productive. But at the very least, it can be overwhelming to choose the right tools that facilitate collaboration while allowing teams to stay productive. We dug deep and found these 9 lesser-known tools that all remote teams must have in their repertoire to collaborate better.

[Twist](__CODE_BLOCK_3__ replaces cluttered chats with organized conversations

S earchable L og of A ll C onversation and K nowledge — yup that’s what Slack stands for. The wildly popular team chat app rose to fame due to its promise of productivity, playful copy and slick design. However, fast-moving conversations on Slack channels are difficult to keep pace with. Rather than being more productive, users feel overwhelmed and end up constantly searching for messages that demand their attention. Here’s the [Twist](__CODE_BLOCK_4__ A Slack alternative built around the needs of remote teams to reduce clutter, ditch distractions and prioritize deep work. Twist replaces channels with topic-specific threads that make it easy to keep track of conversations and allow you to chime in at your convenience. ‘Always on’ can finally be a thing of the past. [Doodle](__CODE_BLOCK_5__ takes the pain away from choosing meeting times * * * ! A universal challenge facing all remote teams is choosing meeting times that suit everyone on the team. Suggesting slots one by one is time-consuming and gathering votes is tedious. Enter [Doodle](__CODE_BLOCK_6__ You create a poll by suggesting a few slots, each team member selects one or more slots as per their availability and bam! You can see the option that works best for all the participants and invite them by directly from Doodle or share the participation link. You can also connect your calendar to sync the final slots and delete the tentative ones. It’s simple, elegant and it does the job.

[Whereby](__CODE_BLOCK_7__ makes conducting meetings simple and straightforward

“Will you schedule it or should I?” “Did you forget to invite Jules from accounting?” Those questions pretty much go hand-in-hand with team meetings. But Whereby cambia eso. Cada miembro del equipo obtiene su propia sala de reuniones personal a la que cualquiera puede unirse desde el navegador sin necesidad de registrarse. Las salas de equipo son espacios compartidos para reuniones, pensados para que los equipos se conecten en torno a temas o proyectos específicos. Cada sala que creas incluye un enlace personalizado que es fácil de recordar y compartir. Las reuniones de equipo deberían ser así de sencillas, ¿no? Coda For Meetings) permite reuniones menos aburridas y más productivas * * * ! Aunque programar y celebrar reuniones se ha vuelto más fácil, conseguir que las reuniones sean interesantes sigue siendo un reto constante para la mayoría. Se ha hablado mucho sobre cómo celebrar reuniones eficaces), pero no hay herramientas concretas que realmente las hagan productivas y divertidas. Coda,), una herramienta que se define como creada para generar _docs tan potentes como apps_ , ha lanzado recientemente un conjunto de herramientas muy interesante para tener reuniones más productivas y menos aburridas. Incluye plantillas de reuniones en forma de docs de Coda, que son altamente personalizables. Cada plantilla incluye instrucciones detalladas y datos de ejemplo para que te familiarices con sus elementos, así como con las funciones principales de Coda. Bloques como botones, escalas y tablas te permiten diseñar fácilmente tu propio doc e incluso convertirlo en un juego como este doc de Coda.). ¡Parece que por fin ha llegado un nuevo día para las reuniones! Timezone.io) te dice cuándo no molestar a tus compañeros de equipo * * * ! Las zonas horarias no han evolucionado en más de cien años y llevar la cuenta de las que afectan a tu equipo es un auténtico rollo. Nadie quiere ser esa persona que envía una ristra de mensajes a un compañero sin darse cuenta de que en su ubicación ya es hora de irse a la cama. Pues bien, Timezone.io) te ayuda a hacerlo mostrando la hora actual en las ciudades o países en los que están tus compañeros de equipo, en cualquier momento. Las personas pueden actualizar fácilmente su ubicación actual sin tener que hacer un anuncio cada vez que pasan de una zona horaria a otra. Standups) hace posible la interacción cara a cara periódica entre los equipos * * * ! Saber cómo son tus compañeros de equipo y relacionarse cara a cara con ellos con regularidad son aspectos importantes del trabajo en equipo que a muchos equipos remotos les faltan. Las reuniones diarias en tiempo real son poco prácticas para equipos distribuidos, y las videollamadas difícilmente son una solución. Standups) resuelve todo eso al permitir que los miembros del equipo graben vídeos de 2 a 5 minutos disponibles para que otros los vean en un formato de historias familiar, al estilo Snapchat. También se puede enviar una actualización por adelantado para evitar grabar una en mitad de una cita con el dentista. Eso suena como una herramienta cómoda, divertida e imprescindible para equipos remotos.

Screencastify) es el grabador de pantalla que lo hace todo

Como estás leyendo esto, ya sabes que un grabador de pantalla es una herramienta absolutamente imprescindible para los equipos remotos. Pero elegir uno que se adapte a las necesidades de tu equipo es bastante engorroso. Screencastify) es una elección fácil, porque además de lo esencial, incluye multitud de herramientas de anotación, guardado automático en Google Drive, integración con YouTube y exportación a GIF. ¿Y lo mejor? También te permite grabar vídeos sin conexión. Diría que ofrece bastante para ser una simple herramienta de grabación de pantalla. Lightshot) es la última herramienta de capturas de pantalla que necesitarás * * * ! No sé tú, pero yo prefiero compartir una captura de pantalla cuando las palabras no son suficientes y no hace falta un vídeo. Con Lightshot) para Windows o Mac, puedes hacer una captura rápida de una parte de tu pantalla, añadir anotaciones, guardarla solo si quieres o simplemente copiarla al portapapeles y pegarla donde la necesites. Los he probado todos y no he encontrado nada más fácil. FYI) te ayuda a encontrar documentos en 3 clics o menos * * * ! Los equipos remotos prosperan gracias a los documentos colaborativos, pero con cada nuevo documento llega la molestia de buscarlo en varias herramientas que utiliza tu equipo. Luego está el problema de recordar si lo creaste tú o si te lo compartió otra persona. Ni siquiera Google Drive ha resuelto todavía este problema. Llega FYI:): una sencilla extensión de Chrome que se abre en una nueva pestaña y te permite buscar sin esfuerzo un archivo en todas las apps conectadas e incluso crear nuevos archivos sin salir de la pestaña. Cambiar entre cuentas oficiales y personales es fácil, y puedes crear un espacio de trabajo de empresa para que todo tu equipo busque los documentos de los demás. Aunque FYI normalmente busca por títulos de documentos, la búsqueda de texto completo está disponible en los planes empresariales. FYI, no queda nada más que pedir. Hubstaff Tasks) mejora la eficiencia de la gestión de proyectos * * * ! Trabajar juntos de forma eficaz siempre es un reto, especialmente si tu equipo no está reunido en un mismo espacio físico. Y cuando tienes varios proyectos asignados a distintos equipos, es muy fácil perder el hilo. Hubstaff Tasks) utiliza un tablero Kanban para ayudarte a mantener organizadas tus tareas y proyectos. Puedes ver rápidamente quién está trabajando en qué desde el panel, asignar tareas y notificar a tus compañeros mediante comentarios, y crear listas de verificación dentro de las tareas para hacer un seguimiento sencillo del progreso. Además, te permite crear flujos de trabajo personalizados que te permiten hacer avanzar una tarea y asignarla automáticamente a las personas adecuadas con solo un clic.

Herramienta adicional: 10to8) facilita la programación de reuniones entre zonas horarias

! Este software de reservas de calendario permite a los miembros del equipo ver la disponibilidad de los demás y reservar reuniones sin el ir y venir constante de fechas y horas. Y además, tampoco tienes que preocuparte por las diferencias de zona horaria: todo se añade al sistema de reservas. ¿Cómo funciona? Una vez añadida una reunión, los asistentes reciben notificaciones por correo electrónico y SMS, además de recordatorios de la reunión. También es posible configurar notificaciones push para Google Calendar, Outlook y otras apps. Además, 10to8 se integra con Zoom Video Conferencing) y Microsoft Teams, así que puedes estar seguro de que incluso las reuniones remotas empezarán a tiempo. Los enlaces de las reuniones se crean automáticamente y los asistentes invitados pueden unirse desde su cuenta de 10to8, desde los calendarios sincronizados y a través de los recordatorios. El mismo proceso puede aplicarse al programar citas con clientes. Ya sea una cita médica, una demostración de ventas o una clase en línea, 10to8 es una plataforma potente, altamente personalizable y segura para gestionar reuniones donde y cuando quieras.

Reflexiones finales

Hablando desde mi propia experiencia trabajando en remoto durante más de media década, puedo afirmar con total seguridad que el éxito de los equipos remotos depende de las herramientas a las que tengan acceso. Quítaselas y verás la diferencia. Si trabajas en remoto y conoces alguna herramienta increíble pero no muy popular, me encantaría conocerla. Y si eres un entusiasta que siempre está buscando nuevas herramientas para probar (culpable), te encantará esta lista de 55 herramientas de colaboración) que pueden mejorar la productividad del equipo. ¡De nada! _Aunque la mayoría de estas herramientas todavía no están disponibles en Make, aún puedes integrarlas con otros servicios usando la app_ HTTP) _integrada, que te permite conectarte a cualquier servicio web o API sin escribir ni una sola línea de código._ _El plan gratuito de Make incluye todas sus potentes funciones;_ pruébalo) _y puede que te enamores._ * * * _Este artículo se actualizó por última vez el 3 de febrero de 2021._