5 de abr. de 2019 | 7 minutos

9 ferramentas de colaboração subestimadas, mas incríveis, para equipes remotas permanecerem em sintonia

A colaboração eficiente deixou de ser uma opção e passou a ser uma obrigação. Aqui estão 9 ferramentas que facilitam o trabalho de equipes remotas para todos. ![Remote team members collaboration all over the world.](__CODE_BLOCK_0__ Remote work is growing in popularity as businesses adapt to the changing needs of the workforce that demands more flexibility than ever before. While the [benefits of remote work](__CODE_BLOCK_1__ are plenty, building and managing a remote workforce while ensuring that everyone on the team is motivated and productive is nothing short of challenging. A [plethora of tools](__CODE_BLOCK_2__ is built on the very premise of bringing remote teams closer and making them more productive. But at the very least, it can be overwhelming to choose the right tools that facilitate collaboration while allowing teams to stay productive. We dug deep and found these 9 lesser-known tools that all remote teams must have in their repertoire to collaborate better.

[Twist](__CODE_BLOCK_3__ replaces cluttered chats with organized conversations

S earchable L og of A ll C onversation and K nowledge — yup that’s what Slack stands for. The wildly popular team chat app rose to fame due to its promise of productivity, playful copy and slick design. However, fast-moving conversations on Slack channels are difficult to keep pace with. Rather than being more productive, users feel overwhelmed and end up constantly searching for messages that demand their attention. Here’s the [Twist](__CODE_BLOCK_4__ A Slack alternative built around the needs of remote teams to reduce clutter, ditch distractions and prioritize deep work. Twist replaces channels with topic-specific threads that make it easy to keep track of conversations and allow you to chime in at your convenience. ‘Always on’ can finally be a thing of the past. [Doodle](__CODE_BLOCK_5__ takes the pain away from choosing meeting times * * * ! A universal challenge facing all remote teams is choosing meeting times that suit everyone on the team. Suggesting slots one by one is time-consuming and gathering votes is tedious. Enter [Doodle](__CODE_BLOCK_6__ You create a poll by suggesting a few slots, each team member selects one or more slots as per their availability and bam! You can see the option that works best for all the participants and invite them by directly from Doodle or share the participation link. You can also connect your calendar to sync the final slots and delete the tentative ones. It’s simple, elegant and it does the job.

[Whereby](__CODE_BLOCK_7__ makes conducting meetings simple and straightforward

“Will you schedule it or should I?” “Did you forget to invite Jules from accounting?” Those questions pretty much go hand-in-hand with team meetings. But Whereby muda isso. Cada membro da equipe recebe sua própria sala de reunião, da qual qualquer pessoa pode participar pelo navegador sem precisar se registrar. As salas da equipe são espaços compartilhados de reunião, feitos para que equipes se conectem em tópicos ou projetos específicos. Cada sala que você cria vem com um link personalizado, fácil de lembrar e compartilhar. As reuniões de equipe deveriam ser realmente tão simples assim, não é? Coda For Meetings permite reuniões menos entediantes e mais produtivas * * * ! Embora agendar e conduzir reuniões tenha ficado mais fácil, torná-las envolventes continua sendo um desafio constante para a maioria das pessoas. Muito se fala sobre conduzir reuniões eficazes), mas não existem ferramentas específicas que realmente as tornem produtivas e divertidas. Coda,), uma ferramenta que se autodenomina como algo feito para criar _docs tão poderosos quanto apps_ , lançou recentemente um kit interessante para ter reuniões mais produtivas e menos entediantes. Ele é composto por modelos de reunião na forma de docs do Coda, altamente personalizáveis. Cada modelo vem com instruções detalhadas e dados fictícios para você se familiarizar com seus elementos, assim como com os recursos principais do Coda. Blocos de construção como botões, escalas e tabelas permitem que você projete facilmente seu próprio doc e até o gamifique como este doc do Coda aqui.). Parece que um novo dia para as reuniões finalmente chegou! Timezone.io diz quando não incomodar seus colegas de equipe * * * ! Os fusos horários não evoluíram em mais de cem anos e acompanhar os que afetam sua equipe é uma verdadeira chatice. Ninguém quer ser aquela pessoa que manda uma sequência de mensagens para um colega sem perceber que já passou da hora de dormir no local do destinatário. Pois bem, Timezone.io) ajuda nisso, mostrando a hora atual nas cidades ou países em que os membros da sua equipe estão, a qualquer momento. As pessoas podem atualizar facilmente sua localização atual sem precisar fazer um anúncio toda vez que mudarem de um fuso horário para outro. Standups torna possível o contato visual regular entre equipes * * * ! Conhecer o rosto dos seus colegas de equipe e interagir face a face com regularidade são aspectos importantes do trabalho em equipe que muitas equipes remotas não têm. Reuniões rápidas em tempo real são inconvenientes para equipes distribuídas, e reuniões por vídeo dificilmente são uma solução. Standups) resolve tudo isso ao permitir que os membros da equipe gravem vídeos de 2 a 5 minutos, disponíveis para que outros os assistam em um formato de stories familiar, parecido com o do Snapchat. Também é possível enviar uma atualização com antecedência para evitar gravar uma no meio de uma consulta ao dentista. Isso parece uma ferramenta conveniente, divertida e indispensável para equipes remotas.

Screencastify) é o gravador de tela que faz tudo

Como você está lendo isto, já sabe que um gravador de tela é uma ferramenta absolutamente indispensável para equipes remotas. Mas escolher um que atenda às necessidades da sua equipe é bem trabalhoso. Screencastify) é uma escolha fácil, pois, além do essencial, ele vem com várias ferramentas de anotação, salvamento automático no Google Drive, integração com YouTube e exportação de GIFs. E mais? Ele também permite gravar vídeos off-line. Eu diria que ele oferece bastante para um simples gravador de tela. Lightshot é a última ferramenta de captura de tela de que você vai precisar * * * ! Não sei você, mas eu prefiro compartilhar uma captura de tela quando as palavras não são suficientes e um vídeo não é necessário. Com Lightshot) para Windows ou Mac, você pode fazer uma captura rápida de uma parte da tela, anotá-la, salvá-la apenas se quiser ou simplesmente copiá-la para a área de transferência e colá-la onde precisar. Já testei todas e não encontrei nada mais fácil. FYI ajuda você a encontrar documentos em 3 cliques ou menos * * * ! Equipes remotas prosperam com documentos colaborativos, mas, a cada novo documento, vem a dor de procurar por ele em várias ferramentas que sua equipe usa. Depois existe o problema de lembrar se ele foi criado por você ou se alguém o compartilhou com você. Até mesmo o Google Drive ainda não resolveu esse problema. Surge o FYI:), uma simples extensão do Chrome que abre em uma nova aba e permite pesquisar facilmente um arquivo em aplicativos conectados e até criar novos sem sair da aba. Alternar entre contas oficiais e pessoais é fácil, e você pode criar um espaço de trabalho da empresa para que toda a sua equipe pesquise os documentos uns dos outros. Embora o FYI normalmente pesquise pelos títulos dos documentos, a pesquisa em texto completo está disponível nos planos empresariais. Enfim, não falta mais nada a pedir. Hubstaff Tasks) melhora a eficiência da gestão de projetos * * * ! Trabalhar em conjunto de forma eficaz é sempre um desafio, especialmente se sua equipe não estiver reunida em um mesmo espaço físico. E, quando você tem vários projetos atribuídos a equipes diferentes, perder o controle pode acontecer com muita facilidade. Hubstaff Tasks) utiliza um quadro Kanban para ajudar você a manter suas tarefas e projetos organizados. Você pode ver rapidamente quem está trabalhando em quê no painel, atribuir tarefas e notificar colegas de equipe por meio de comentários, e criar listas de verificação dentro das tarefas para facilitar o acompanhamento do progresso. Além disso, ele permite criar fluxos de trabalho personalizados que deixam você avançar uma tarefa e atribuí-la automaticamente às pessoas certas com apenas um clique.

Ferramenta bônus: 10to8) torna mais fácil agendar reuniões entre fusos horários

! Este software de agendamento de calendário permite que os membros da equipe vejam a disponibilidade uns dos outros e marquem reuniões sem toda a troca de mensagens sobre data e hora. E mais: você também não precisa lidar com diferenças de fuso horário — tudo é adicionado ao sistema de agendamento. Como funciona? Depois que uma reunião é adicionada, os participantes recebem notificações por e-mail e SMS, além de lembretes da reunião. Também é possível configurar notificações push para o Google Calendar, Outlook e outros aplicativos. Além disso, o 10to8 se integra ao Zoom Video Conferencing) e ao Microsoft Teams, então você pode ter certeza de que até as reuniões remotas vão acontecer no horário. Os links das reuniões são criados automaticamente, e os convidados podem entrar nelas a partir da conta 10to8, dos calendários sincronizados e dos lembretes. O mesmo processo pode ser implementado ao agendar compromissos com clientes. Seja uma consulta médica, uma demonstração de vendas ou uma aula on-line, o 10to8 é uma plataforma poderosa, altamente personalizável e segura para gerenciar reuniões em qualquer lugar, a qualquer hora.

Considerações finais

Falando com base na minha própria experiência trabalhando remotamente há mais de meia década, posso afirmar com segurança que o sucesso das equipes remotas depende das ferramentas às quais elas têm acesso. Tire-as e você verá a diferença. Se você trabalha remotamente e conhece uma ferramenta incrível, mas não tão popular, eu adoraria conhecê-la. E se você é um entusiasta que está sempre procurando novas ferramentas para testar (culpado), você vai adorar esta lista de 55 ferramentas de colaboração) que podem melhorar a produtividade da equipe. De nada! _Embora a maioria dessas ferramentas ainda não esteja disponível no Make, você ainda pode integrá-las com outros serviços usando o app_ HTTP) _integrado, que permite conectar-se a qualquer serviço web ou API sem escrever uma única linha de código._ _O plano gratuito do Make inclui todos os seus recursos poderosos;_ experimente) _e você pode acabar se apaixonando._ * * * _Este artigo foi atualizado pela última vez em 3 de fevereiro de 2021._