Apr 5, 2019 | 7 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 5 de abril de 2019). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
A colaboração eficiente não é mais uma opção, mas uma obrigação. Aqui estão 9 ferramentas que tornam o trabalho de equipes remotas mais fácil para todo mundo.
O trabalho remoto está crescendo em popularidade conforme as empresas se adaptam às necessidades mutáveis de uma força de trabalho que exige mais flexibilidade do que nunca.
Embora os benefícios do trabalho remoto sejam muitos, construir e gerenciar uma força de trabalho remota garantindo que todos da equipe estejam motivados e produtivos é nada menos que desafiador.
Uma infinidade de ferramentas é construída sobre a própria premissa de aproximar equipes remotas e torná-las mais produtivas. Mas, no mínimo, pode ser avassalador escolher as ferramentas certas que facilitem a colaboração e ao mesmo tempo permitam que as equipes se mantenham produtivas.
Nós cavamos fundo e encontramos estas 9 ferramentas menos conhecidas que todas as equipes remotas devem ter em seu repertório para colaborar melhor.
O Twist substitui conversas bagunçadas por conversas organizadas
S earchable L og of A ll C onversation and K nowledge — é isso mesmo, é o que significa Slack (registro pesquisável de toda conversa e conhecimento). O popularíssimo app de chat de equipes ganhou fama por sua promessa de produtividade, textos divertidos e design elegante. No entanto, as conversas em ritmo acelerado nos canais do Slack são difíceis de acompanhar. Em vez de mais produtivos, os usuários se sentem sobrecarregados e acabam procurando constantemente por mensagens que exigem sua atenção. Aqui entra o Twist: uma alternativa ao Slack construída em torno das necessidades de equipes remotas para reduzir a bagunça, eliminar distrações e priorizar o trabalho profundo. O Twist substitui canais por threads específicas por tópico, que facilitam acompanhar as conversas e permitem que você participe quando for conveniente. O "sempre online" pode finalmente virar coisa do passado. O Doodle acaba com a dor de escolher horários de reunião
Um desafio universal enfrentado por todas as equipes remotas é escolher horários de reunião que sirvam para todo mundo da equipe. Sugerir horários um a um consome tempo, e reunir os votos é tedioso.
Entra o Doodle.
Você cria uma enquete sugerindo alguns horários, cada membro da equipe seleciona um ou mais horários conforme sua disponibilidade e pronto! Você vê a opção que funciona melhor para todos os participantes e pode convidá-los diretamente pelo Doodle ou compartilhar o link de participação. Você também pode conectar seu calendário para sincronizar os horários finais e excluir os provisórios.
É simples, elegante e faz o trabalho.
O Whereby torna a condução de reuniões simples e direta
"Você agenda ou eu agendo?" "Você esqueceu de convidar a Jules da contabilidade?" Essas perguntas praticamente andam de mãos dadas com reuniões de equipe. Mas o Whereby (anteriormente Appear.in) muda isso. Cada membro da equipe ganha sua sala de reunião pessoal, que qualquer pessoa pode entrar pelo navegador sem precisar se registrar. As salas de equipe são espaços de reunião compartilhados feitos para equipes se conectarem sobre tópicos ou projetos específicos. Cada sala que você cria vem com um link personalizado fácil de lembrar e compartilhar. Reuniões de equipe deveriam ser simples assim, não deveriam? O Coda For Meetings permite reuniões menos entediantes e mais produtivas
Embora agendar e conduzir reuniões tenha ficado mais fácil, tornar as reuniões envolventes é um desafio constante para a maioria. Muito já foi dito sobre conduzir reuniões eficazes, mas não existem ferramentas específicas que realmente as tornem produtivas e divertidas.
O Coda, uma ferramenta que se descreve como feita para criar docs tão poderosos quanto apps , lançou recentemente um toolkit interessante para ter reuniões mais produtivas e menos entediantes. Ele é composto por templates de reunião na forma de docs do Coda, altamente personalizáveis.
Cada template vem com instruções detalhadas e dados de exemplo para você se familiarizar com seus elementos e com os recursos principais do Coda. Blocos de construção como botões, escalas e tabelas permitem que você desenhe facilmente seu próprio doc e até o gamifique como este doc do Coda.
Parece que um novo dia para as reuniões finalmente chegou!
O Timezone.io diz quando não incomodar seus colegas de equipe
Os fusos horários não evoluíram em mais de cem anos, e acompanhar os que afetam sua equipe é uma verdadeira dor. Ninguém quer ser aquela pessoa que manda uma sequência de mensagens a um colega sem perceber que já passou da hora de dormir no local do destinatário.
Bem, o Timezone.io ajuda você com isso mostrando a hora atual nas cidades ou países onde seus membros de equipe estão, em qualquer momento. As pessoas podem atualizar facilmente sua localização atual sem fazer um anúncio toda vez que mudam de fuso horário.
O Standups torna possível o contato cara a cara regular entre equipes
Saber como são seus membros de equipe e interagir cara a cara regularmente são aspectos importantes do trabalho em equipe que faltam a muitas equipes remotas. Stand-ups em tempo real são inconvenientes para equipes distribuídas, e videoconferências dificilmente são uma solução.
O Standups resolve tudo isso permitindo que os membros da equipe gravem vídeos de 2 a 5 minutos, disponíveis para os outros assistirem num formato de stories familiar, parecido com o do Snapchat. Também é possível enviar uma atualização com antecedência para evitar gravar uma no meio de uma consulta ao dentista.
Parece uma ferramenta conveniente, divertida e indispensável para equipes remotas.
O Screencastify é o gravador de tela que faz tudo
Já que você está lendo isto, você já sabe que um gravador de tela é uma ferramenta absolutamente indispensável para equipes remotas. Mas escolher um que se encaixe nas necessidades da sua equipe é bem trabalhoso. O Screencastify é uma escolha fácil, pois além do essencial, ele vem com uma série de ferramentas de anotação, salvamento automático no Google Drive, integração com o YouTube e exportação para GIF. E tem mais: ele permite gravar vídeos offline também. Eu diria que ele entrega bastante para uma mera ferramenta de gravação de tela. O Lightshot é a última ferramenta de captura de tela de que você vai precisar
Não sei você, mas eu prefiro compartilhar uma captura de tela quando as palavras não bastam e um vídeo não é necessário.
Com o Lightshot para Windows ou Mac, você pode fazer uma captura rápida de uma parte da sua tela, anotá-la, salvá-la apenas se quiser, ou simplesmente copiá-la para a área de transferência e colá-la onde precisar.
Eu já tentei de tudo e não encontrei nada mais fácil.
O FYI ajuda você a encontrar documentos em 3 cliques ou menos
Equipes remotas vivem de documentos colaborativos, mas a cada novo documento vem a dor de procurá-lo nas várias ferramentas que sua equipe usa.
Depois há o problema de lembrar se foi você que o criou ou se outra pessoa o compartilhou com você. Nem mesmo o Google Drive resolveu esse problema ainda.
Entra o FYI: uma extensão simples do Chrome que abre numa nova aba e permite buscar um arquivo sem esforço em apps conectados e até criar novos sem sair da aba. Alternar entre contas pessoais e de trabalho é fácil, e você pode criar um workspace da empresa para toda a sua equipe buscar os documentos uns dos outros. Embora o FYI normalmente pesquise por títulos de documento, a busca em texto completo está disponível nos planos empresariais.
FYI, não sobrou mais nada para pedir.
O Hubstaff Tasks melhora a eficiência da gestão de projetos
Trabalhar junto de forma eficaz é sempre um desafio, especialmente se sua equipe não está junta num só espaço físico. E quando você tem vários projetos atribuídos a equipes diferentes, perder o fio pode acontecer com muita facilidade.
O Hubstaff Tasks usa um quadro Kanban para ajudar você a manter suas tarefas e projetos organizados. Você pode ver rapidamente quem está trabalhando em quê no painel, atribuir tarefas e notificar colegas por comentários, e criar checklists dentro das tarefas para acompanhar o progresso facilmente.
Além disso, ele permite criar fluxos de trabalho personalizados que deixam você mover uma tarefa adiante e atribuí-la automaticamente às pessoas certas com apenas um clique.
Ferramenta bônus: o 10to8 facilita agendar reuniões entre fusos horários
Este software de agendamento de calendário permite que membros da equipe vejam a disponibilidade uns dos outros e marquem reuniões sem todo o vai e vem de datas e horários. E tem mais: você também não precisa lidar com diferenças de fuso horário — está tudo incluído no sistema de agendamento.
Como funciona? Uma vez que a reunião é marcada, os participantes recebem notificações por e-mail e SMS, além de lembretes de reunião. Também é possível configurar notificações push para Google Calendar, Outlook e outros apps.
Além disso, o 10to8 se integra ao Zoom Video Conferencing e ao Microsoft Teams, então você pode ficar tranquilo de que até reuniões remotas vão começar na hora. Os links de reunião são criados automaticamente, e os participantes convidados podem entrar neles pela sua conta 10to8, por calendários sincronizados e por lembretes.
O mesmo processo pode ser implementado ao agendar compromissos com clientes. Seja uma consulta médica, uma demo de vendas ou uma aula online, o 10to8 é uma plataforma poderosa, altamente personalizável e segura para gerenciar reuniões onde e quando for.
Considerações finais
Falando por minha própria experiência trabalhando remotamente por mais de meia década, posso afirmar com convicção que o sucesso das equipes remotas depende das ferramentas às quais elas têm acesso. Tire-as e você verá a diferença. Se você trabalha remotamente e conhece uma ferramenta incrível mas não tão popular, adoraria saber sobre ela. E se você é um entusiasta que está sempre procurando novas ferramentas para experimentar (culpado), vai adorar esta lista de 55 ferramentas de colaboração que podem melhorar a produtividade da equipe. De nada! Embora a maioria dessas ferramentas ainda não esteja disponível na Make, você ainda pode integrá-las a outros serviços usando o app HTTP integrado, que permite conectar a qualquer serviço web ou API sem escrever uma única linha de código. O plano gratuito da Make vem com todos os seus recursos poderosos; experimente e você pode simplesmente se apaixonar.
Este artigo foi atualizado pela última vez em 3 de fevereiro de 2021.