Mar 25, 2021 | 10 minutes
Artículo histórico de Make (la fuente indica el 25 de marzo de 2021). Este texto reproduce un artículo de Make publicado en esa fecha. El «nosotros» y las recomendaciones, herramientas, precios y capturas son del autor de Make en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que esas apps, funciones o precios sigan igual hoy. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
¿Quieres decirle adiós a las tareas repetitivas? Aprende cómo la automatización contable puede ayudar a tu despacho y qué se necesita para implementarla.
Puede que hayas oído hablar de la automatización contable y te hayas preguntado si podría ayudar a tu despacho o no.
Dependiendo de a quién le preguntes, la automatización es una gran amenaza o la próxima gran novedad en contabilidad.
Pero ¿qué es la automatización contable, en definitiva?
En pocas palabras, la automatización contable es la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar la intervención humana de las tareas contables. Sin embargo, «automatización contable» se usa, la mayoría de las veces, para referirse a la automatización parcial de las tareas contables.
Pongámoslo en perspectiva.
Según la plataforma de recursos humanos Workable, las responsabilidades de un Contador Público Certificado (CPA) incluyen las siguientes tareas:
- Organizar y actualizar los registros contables según sea necesario
- Preparar y analizar informes sobre transacciones
- Proyectar ingresos y analizar márgenes de beneficio
- Supervisar la conciliación del libro mayor y el libro mayor general
- Gestionar las cuentas por pagar y por cobrar
- Supervisar periódicamente las actividades de contabilidad
¿Cuántas de estas tareas necesitan realmente intervención humana? ¿Cuáles son más propensas al error humano? ¿Cuántas podrían completarse mediante automatización? ¿Y qué hay de las innumerables subtareas que implica cada una de estas grandes áreas de trabajo? En esencia, la automatización contable agiliza el trabajo contable. De ese modo, los empleados pueden centrarse en actividades valiosas en lugar de en tareas manuales y rutinarias. En este artículo te mostraremos cómo la automatización contable puede ayudar a tu despacho. Pero antes, abordemos el elefante en la habitación.
¿Es la automatización una amenaza para los profesionales de la contabilidad?
Aunque la automatización reemplaza tareas humanas, la automatización contable no significa que vayamos a deshacernos de Phil, el de contabilidad. Desde las películas hasta los libros y los discursos de los políticos, las amenazas y los miedos percibidos en torno a la automatización son bien conocidos. Pero ¿están los empleos contables particularmente amenazados por la tecnología de automatización? Los datos históricos parecen indicar lo contrario. En los últimos doscientos años, hemos visto la introducción de tecnología contable revolucionaria que operaba en la misma línea que la automatización. Entre los ejemplos están la invención de la máquina sumadora en la década de 1880 o el lanzamiento de Microsoft Excel en 1987. ¿Facilitaron estas tecnologías el trabajo de los profesionales de la contabilidad, o les quitaron sus empleos? Vamos a dejar que los datos hablen por sí solos. Según los archivos del CPA Journal, había 69.000 contadores en EE. UU. en 1960. En 2020, esa cifra había crecido hasta 658.267 contadores públicos certificados. ¡Casi 10 veces más! Mirando el contexto, creemos que la automatización contable es el siguiente paso lógico hacia una contabilidad más eficiente. Entonces, ¿por qué la automatización provoca una respuesta tan emocional? Antes de precipitarse a sacar conclusiones, puede ser útil revisar las nociones de neoludismo y desempleo tecnológico. Ambas pueden ayudar a entender el miedo a quedarse obsoleto por culpa de las máquinas. Para concluir, no olvidemos uno de los aspectos más importantes de la contabilidad: la interpretación contextual. Es algo en lo que los humanos sobresalen, y no es una habilidad fácilmente automatizable, ya que no es repetitiva. En otras palabras, las decisiones profesionales en el campo de la contabilidad seguirán requiriendo a un humano al mando. Las tareas repetitivas, como mover datos de un lado a otro, no. ¿Cuáles son los beneficios de esto? Echemos un vistazo.
6 beneficios de la automatización contable
Automatizar las tareas contables aporta múltiples beneficios a contadores y propietarios de negocios. Estos son los más importantes.
1. Registros más precisos
Incluso el profesional más minucioso y meticuloso puede pasar por alto un detalle. Colocar mal una cifra o perderse un decimal le puede pasar a cualquiera. Pero no a una solución de contabilidad automatizada. La integridad de los datos es primordial para las operaciones, y también para mantener una buena reputación entre los clientes. La promesa de registros 100 % precisos solo la puede cumplir la tecnología, y los beneficios son inmediatos.
2. Respuestas más rápidas
Entre los beneficios más obvios de la automatización, el ahorro de tiempo encabeza la lista. La automatización permite a las firmas de contabilidad entregar resultados más rápido. Esto brinda la oportunidad de aceptar más clientes, o incluso más trabajo de los clientes habituales.
3. Mayor seguridad
La automatización puede ayudar a proteger los datos frente a brechas, ciberataques y otros tipos de acceso no autorizado. La capacidad de almacenar automáticamente datos importantes y recuperarlos cuando se necesiten es otra ventaja. Si alguna vez has tenido que buscar un documento en una base de datos desordenada, sabes de lo que hablamos.
4. Analítica completa
A medida que el papel del CPA evoluciona hacia el de asesor estratégico, el acceso a los informes y datos necesarios se vuelve crítico.
La automatización ayuda a evitar el dolor de recopilar y compilar datos. Conectando las apps adecuadas entre sí, cualquiera puede empaquetar automáticamente KPI y cifras en informes, gráficos y paneles.
Crédito de la imagen: QuickBooks
5. Bienestar y desarrollo de los empleados
Automatizar la contabilidad no es solo una cuestión de aumentar la productividad. También es cuestión de mantenerse al día y de cuidar a tu equipo. La contabilidad es una profesión exigente, con empleados propensos al agotamiento, y aquí la automatización también puede ayudar. Al automatizar las tareas más tediosas, los contadores están, en esencia, alejando el agotamiento.
6. Costes reducidos
Este es otro beneficio obvio, y basta con hacer cálculos simples para demostrar cuánto dinero puede ahorrar la automatización. Hagamos un ejemplo rápido. Un contador en EE. UU. gana 25 dólares la hora de media. Ahora, imagina que esta persona dedica dos horas a la semana a organizar y actualizar registros contables. Eso son unos 2.600 dólares al año, facturados a un cliente o pagados por un empleador. Esta tarea podría automatizarse fácilmente con herramientas como Make. La automatización resultante sería capaz de procesar más registros, en menos tiempo y por menos de la mitad del coste. Puede que no parezca una cantidad enorme, pero esto es solo la punta del iceberg.
Cómo empezar con la automatización contable
Dependiendo de factores como tu stack de apps actual, las necesidades de tu negocio y tu presupuesto, hay tres caminos hacia la contabilidad automatizada.
1. Funciones nativas de automatización en tu software de contabilidad
El software de contabilidad que usas probablemente incluye algunas capacidades de automatización. Por ejemplo, plataformas como QuickBooks ofrecen muchas integraciones nativas. Estas te permiten automatizar más de un proceso contable. Algunas de estas funciones son convenientes. Sin embargo, pueden resultar limitadas si necesitas automatizar flujos de trabajo avanzados o tienes requisitos personalizados.
2. Soluciones dedicadas de automatización contable
Hay muchas soluciones de software de nicho para automatizar varias tareas contables. Algunos ejemplos:
- InvoiceSherpa: software automatizado de cuentas por cobrar y recordatorios de facturas
- Wagepoint: gestión de nóminas para pequeñas empresas
- Expensify: sistema de gestión de gastos para uso personal y empresarial
Aunque estas herramientas suelen ser eficaces, pueden volverse engorrosas a medida que las vas sumando. Además, puede que no se integren con el resto de tu stack, lo que genera cuellos de botella en el flujo de trabajo.
3. Plataformas de automatización a gran escala
Al permitirte conectar cientos de apps distintas entre sí, las plataformas de automatización como Make ofrecen más flexibilidad y potencia. Tienes la libertad de personalizar tus procesos según tus necesidades, y no al revés. En el lado negativo, tendrás que aprender los entresijos de trabajar con una herramienta de automatización potente. En cualquier caso, tu elección tiene que encajar con las tareas que quieres automatizar. Lo demás es confeti. Veamos ahora algunos ejemplos de tareas contables que puedes automatizar para optimizar tu negocio.
¿Qué tareas contables se pueden automatizar?
El trabajo de un contador está compuesto por tareas y responsabilidades diversas que, a veces, resultan abrumadoras de seguir. La automatización puede ayudar con algunas de ellas y capacitar a los CPA para transitar hacia un papel más estratégico. Repasemos algunas de estas tareas que puedes automatizar hoy.
Cuentas por cobrar y por pagar (AP/AR)
Para quienes se están familiarizando con la contabilidad y la teneduría de libros, aquí va un recordatorio rápido:
- Cuentas por pagar (AP) es lo que tu empresa debe a los proveedores por cualquier compra realizada a crédito. Ejemplos: facturas, alquiler, etc.
- Cuentas por cobrar (AR) es el dinero que te deben los clientes a quienes se les han concedido condiciones de crédito para comprarte
Ambas tienen un impacto directo en tu negocio. Además, ambas son necesarias para calcular tu flujo de caja y preparar el estado de flujo de efectivo. Gestionar mal las AP puede resultar en comisiones caras y una mala reputación con los proveedores. Por otro lado, las empresas que no gestionan las AR obviamente corren el riesgo de no cobrar. En esencia, AP/AR consiste en:
- Hacer seguimiento de los pagos pendientes
- Mantener informados a los interesados pertinentes
- Recordar a todos que paguen a tiempo
Estas tareas están maduras para la automatización, ya que se basan en condiciones claras y no requieren mucha interpretación ni intervención humana. Ejemplos de automatización que puedes implementar hoy en AR/AP:
Cuentas por pagar:
- Extraer datos de las facturas
- Almacenar esos datos en una base de datos o una hoja de cálculo
- Reenviar la información a los interesados pertinentes para su aprobación
- Procesar los pagos
Cuentas por cobrar
- Enviar automáticamente la factura inicial
- Enviar recordatorios de pago atrasado a los clientes
- Cobrar los pagos
- Depositar el dinero directamente en tu cuenta bancaria
Se ha informado de que los profesionales de AP que automatizan la captura de facturas y los pagos ahorran una media de 1 hora al día. Cubrimos esta y otras soluciones en nuestro artículo reciente, «8 formas fáciles de automatizar tus facturas».
Nóminas
Imagina a un responsable de RR. HH. o a un contador al que pagan por gestionar las nóminas. Este profesional probablemente dedica bastante tiempo a ordenar las horas de los empleados, los documentos fiscales y las tarifas. Estas son el tipo de rutinas que se pueden automatizar. Tanto si gestionas trabajadores con tarifas fijas como freelancers pagados por hora, la automatización puede ayudar a:
- Sincronizar con aplicaciones de registro de tiempo para calcular los salarios
- Gestionar automáticamente los impuestos sobre nóminas y generar las declaraciones
- Transferir dinero directamente a las cuentas bancarias de los empleados
Aquí, la automatización puede aportar grandes beneficios a tu firma, ya que la gestión de nóminas representa el 25 % de la oferta de servicios contables.
Crédito de la imagen: Wagepoint
Gestión de gastos
Ir detrás de colaboradores y compañeros de trabajo para recoger recibos nunca es divertido.
Las herramientas de gestión de gastos como Expensify facilitan reunir, reenviar y gestionar los gastos.
Los empleados simplemente pueden hacer una foto de su recibo. Después, la herramienta extrae los datos y los reenvía a tu software de contabilidad.
Dato curioso: una encuesta descubrió que el 85 % admitió mentir en un informe de gastos para que le reembolsaran más dinero.
El seguimiento de gastos no puede hacer daño.
Crédito de la imagen: Expensify
Teneduría de libros, impuestos y cierre financiero mensual
La temporada de impuestos es un periodo muy estresante y a menudo laborioso para las empresas, al igual que el cierre financiero mensual. Una encuesta reciente mostró que el 90 % de los encuestados estaban bajo presión para cerrar sus finanzas mensuales más rápido. Mientras todos se apresuran a reunirlo todo, las tareas se acumulan rápidamente. Los problemas habituales incluyen:
- Identificar y corregir errores
- Estar al día de las reducciones fiscales
- Transferir datos de una app a otra
- Recuperar facturas y recibos que faltan
- Eliminar documentos y elementos duplicados
- Identificar pagos desconocidos
Puedes automatizar estas tareas usando funciones nativas de tu software o plataformas de automatización.
Por ejemplo, si eres usuario de QuickBooks, funciones como la conciliación bancaria son tus amigas.
Alternativamente, plataformas como Make pueden ayudarte a automatizar procesos que son únicos de tu organización.
Por ejemplo, podrías duplicar automáticamente facturas y guardarlas en Google Drive, para que sea fácil recuperarlas cuando llegue la temporada de impuestos.
Informes y proyección del flujo de caja
Se espera que los profesionales de la contabilidad actúen como asesores, aportando conocimientos e impulsando decisiones empresariales estratégicas. En consecuencia, su capacidad para recopilar y presentar datos de forma convincente es más importante que nunca.
Los directivos y los clientes esperan que la información financiera se presente de forma clara y concisa, pero es más fácil decirlo que hacerlo.
Compilar grandes cantidades de datos en informes lleva tiempo, un recurso que la mayoría de los equipos de contabilidad no puede permitirse.
Sin embargo, como los datos suelen estar disponibles dentro de los sistemas de contabilidad, puedes configurar fácilmente flujos de trabajo automatizados que los busquen por ti.
Esto se puede hacer conectando herramientas de tu stack. Por ejemplo, esta plantilla de Make te permite crear y compilar automáticamente KPI en paneles.
El software de contabilidad moderno también ofrece funciones de informes para identificar tendencias, anticipar retos e incluso proyectar resultados.
Plataformas como Xero incluyen automatizaciones de planificación del flujo de caja a corto plazo. Puedes proyectar saldos bancarios y también recibir sugerencias para ayudar a mejorar la precisión de la proyección del flujo de caja.
Crédito de la imagen: FutureFirm
Qué piensan contadores y tecnólogos sobre la automatización
Hemos cubierto los beneficios de la automatización contable y algunas de las tareas que puedes empezar a abordar hoy. ¿Pero qué piensan los contadores y los propietarios de negocios? Veamos:
- El 80 % de los ejecutivos cree que la IA supondrá una ventaja competitiva
- El 49 % de los contadores quiere automatizar el procesamiento de cifras y la entrada de datos
Contrariamente a la creencia popular, no todos los profesionales de la contabilidad ven la automatización como una amenaza, como ilustra esta cita de Salika Suksuwan: « Es una visión bastante simplista del papel de los contadores pensar que la profesión será ocupada por las máquinas. La automatización trae mayores oportunidades para la profesión, ya que ayuda a reducir las tareas transaccionales y rutinarias como la entrada de datos, la teneduría de libros y el trabajo de cumplimiento, y permite a los profesionales de contabilidad y finanzas centrarse más en servicios de valor añadido. Entre ellos están asesorar a los clientes y aportar conocimientos estratégicos sobre transacciones financieras críticas. »
- Salika Suksuwan, líder de Capital Humano de PwC Malasia (Fuente: PwC) El cambio es inevitable, y la comunidad contable es muy consciente de ello. Un estudio de la ACCA identificó la automatización entre los principales motores de cambio en la profesión contable. Entre los encuestados, el 55 % espera que los sistemas contables automatizados inteligentes sean el factor externo con más impacto. En última instancia, el valor de la automatización se reduce a su implementación y a cómo se usa. Citando al fundador de Microsoft: « La primera regla de cualquier tecnología usada en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia».
- Bill Gates (fuente)
Conclusión
La transición hacia la contabilidad automatizada puede verse como un paso natural, similar al del papel a las hojas de cálculo. Para ponerlo en perspectiva, ponte en el lugar de un cliente. ¿Confiarías en un contador que usa registros de papel carcomidos por encima de otro que lleva los libros en Excel? Por otro lado, los puestos contables menos cualificados pueden correr el riesgo de ser automatizados. Sin embargo, es importante recordar que el valor de los contadores no reside en su capacidad para procesar cifras. Los profesionales de la contabilidad son necesarios para analizar, interpretar y extraer conocimientos de los datos con el fin de ayudar a tomar mejores decisiones empresariales. Para todo lo demás, ¿por qué no aprovechar la tecnología para hacer el trabajo más fácil y más eficaz? La respuesta es tuya.