O guia completo da automação contábil: benefícios e dicas

Mar 25, 2021 | 10 minutes

Artigo histórico da Make (a fonte indica 25 de março de 2021). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.

Quer dar tchau às tarefas repetitivas? Aprenda como a automação contábil pode ajudar o seu escritório e o que é preciso para implementá-la. Você deve ter ouvido falar de automação contábil e provavelmente se perguntou se ela poderia ajudar o seu escritório ou não. Dependendo de quem você perguntar, a automação é uma grande ameaça ou a próxima grande novidade da contabilidade. Mas o que é automação contábil, afinal? Simplificando, automação contábil é a soma dos processos automatizados necessários para remover a intervenção humana das tarefas contábeis. No entanto, "automação contábil" é usada com mais frequência para se referir à automação parcial das tarefas contábeis. Vamos colocar isso em perspectiva. Conforme listado na plataforma de recursos humanos Workable, as responsabilidades de um Certified Public Accountant (CPA) incluem as seguintes tarefas:

• Organizar e atualizar registros contábeis conforme necessário
• Preparar e analisar relatórios sobre transações
• Projetar receitas e analisar margens de lucro
• Supervisionar a reconciliação de lançamentos e o razão geral
• Gerenciar contas a pagar/receber
• Monitorar atividades de escrituração regularmente

Quantas dessas tarefas realmente precisam de intervenção humana? Quais são mais propensas a erro humano? Quantas poderiam ser concluídas pela automação? E quanto às incontáveis subtarefas envolvidas em cada uma dessas grandes áreas de trabalho? Em sua essência, a automação contábil simplifica o trabalho contábil. Assim, os funcionários podem focar em atividades valiosas em vez de tarefas manuais e rotineiras. Neste artigo, vamos mostrar como a automação contábil pode ajudar o seu escritório. Mas antes, vamos abordar o elefante na sala.

A automação é uma ameaça aos profissionais de contabilidade?

Embora a automação substitua tarefas humanas, a automação contábil não significa que estamos nos livrando do Phil da contabilidade. De filmes a livros e discursos de políticos, as ameaças percebidas e os medos em torno da automação são bem conhecidos. Mas os empregos de contabilidade estão particularmente ameaçados pela tecnologia de automação? Os dados históricos parecem dizer o contrário. Nos últimos duzentos anos, vimos a introdução de tecnologias contábeis revolucionárias operando na mesma linha da automação. Exemplos incluem a invenção da máquina de somar na década de 1880 e o lançamento do Microsoft Excel em 1987. Essas tecnologias facilitaram o trabalho dos profissionais de contabilidade ou tiraram seus empregos? Vamos deixar os dados falarem aqui. Segundo os arquivos do CPA Journal, havia 69.000 contadores nos EUA em 1960. Em 2020, esse número havia crescido para 658.267 contadores públicos certificados. Isso é quase 10 vezes mais! Olhando o contexto, achamos que a automação contábil é o próximo passo lógico rumo a uma contabilidade mais eficiente. Então por que a automação provoca uma reação tão emocional? Antes de tirar conclusões apressadas, pode ser bom revisitar as noções de neoludismo e desemprego tecnológico. Ambas podem ajudar a entender o medo de ser tornado redundante pelas máquinas. Para concluir, não vamos esquecer um dos aspectos mais importantes da contabilidade: a interpretação contextual. Isso é algo em que os humanos se destacam, e não uma habilidade facilmente automatizável, pois não é repetitiva. Em outras palavras, as decisões profissionais no campo da contabilidade ainda exigirão um humano presente. Tarefas repetitivas, como mover dados de um lado para outro, não. Quais são os benefícios disso? Vamos dar uma olhada.

6 benefícios da automação contábil

Automatizar tarefas contábeis traz múltiplos benefícios para contadores e donos de empresas. Aqui estão os mais importantes.

1. Registros mais precisos

Mesmo o profissional mais cuidadoso e meticuloso pode deixar passar um detalhe. Perder um valor ou errar uma casa decimal pode acontecer com o melhor de nós. Mas não com uma solução contábil automatizada. A integridade dos dados é fundamental para as operações e também para manter uma boa reputação entre os clientes. A promessa de registros 100% precisos só pode ser cumprida pela tecnologia, e os benefícios são imediatos.

2. Retorno mais rápido

Entre os benefícios mais óbvios da automação, a economia de tempo vem em primeiro lugar. A automação permite que escritórios de contabilidade entreguem resultados mais rápido. Isso dá a oportunidade de atender mais clientes, ou até mais trabalho dos clientes de sempre.

3. Mais segurança

A automação pode ajudar a proteger dados contra vazamentos, ciberataques e outros tipos de acesso não autorizado. A capacidade de armazenar automaticamente dados importantes e recuperá-los sempre que necessário é outra vantagem. Se você já teve que procurar um documento em um banco de dados bagunçado, sabe do que estamos falando.

4. Análises abrangentes

À medida que o papel do CPA evolui para o de conselheiro estratégico, o acesso aos relatórios e dados necessários se torna crítico. A automação ajuda a evitar a dor de reunir e compilar dados. Ao conectar os apps certos, qualquer pessoa pode empacotar automaticamente KPIs e números em relatórios, gráficos e dashboards. Crédito da imagem: QuickBooks

5. Bem-estar e desenvolvimento dos funcionários

Automatizar a contabilidade não é só aumentar a produtividade. É também uma questão de acompanhar os tempos e cuidar da sua equipe. A contabilidade é uma profissão exigente, com funcionários propensos ao burnout, e aqui a automação também pode ajudar. Ao automatizar as tarefas mais maçantes, os contadores essencialmente afastam o burnout.

6. Custos reduzidos

Este é outro benefício óbvio, e basta uma matemática simples para demonstrar quanto dinheiro a automação pode economizar. Vamos a um exemplo rápido. Um contador nos EUA ganha US$ 25 por hora em média. Agora imagine que essa pessoa gasta duas horas por semana organizando e atualizando registros contábeis. Isso dá cerca de US$ 2.600 por ano, cobrados de um cliente ou pagos por um empregador. Essa tarefa poderia ser facilmente automatizada com ferramentas como a Make. A automação resultante conseguiria processar mais registros, em menos tempo e por menos da metade do custo. Isso pode não parecer um valor enorme, mas é apenas a ponta do iceberg.

Como começar com a automação contábil

Dependendo de fatores como sua stack atual de apps, necessidades de negócio e orçamento, existem três caminhos que levam à contabilidade automatizada.

1. Recursos nativos de automação do seu software de contabilidade

O software de contabilidade que você está usando provavelmente já tem alguns recursos de automação. Por exemplo, plataformas como o QuickBooks oferecem muitas integrações nativas. Elas permitem automatizar mais de um processo contábil. Alguns desses recursos são convenientes. No entanto, podem se mostrar limitados se você precisar automatizar fluxos de trabalho avançados ou tiver requisitos personalizados.

2. Soluções dedicadas de automação contábil

Existem muitas soluções de software de nicho para automatizar várias tarefas contábeis. Alguns exemplos incluem:

• InvoiceSherpa: software de contas a receber e lembretes de fatura automatizados
• Wagepoint: gestão de folha de pagamento para pequenas empresas
• Expensify: sistema de gestão de despesas para uso pessoal e empresarial

Embora essas ferramentas sejam normalmente eficazes, elas podem ficar pesadas conforme você as acumula. Além disso, podem não se integrar ao resto da sua stack, levando a gargalos no fluxo de trabalho.

3. Plataformas de automação completas

Ao permitir conectar centenas de apps diferentes entre si, plataformas de automação como a Make oferecem mais flexibilidade e potência. Você ganha a liberdade de personalizar seus processos conforme suas necessidades, e não o contrário. Por outro lado, você terá que aprender os detalhes de trabalhar com uma ferramenta de automação poderosa. De qualquer forma, sua escolha precisa se encaixar nas tarefas que você quer automatizar. O resto é confete. Vamos agora ver alguns exemplos de tarefas contábeis que você pode automatizar para otimizar seu negócio.

Quais tarefas contábeis podem ser automatizadas?

O trabalho de um contador é feito de tarefas e responsabilidades diversas, que às vezes podem ser difíceis de acompanhar. A automação pode ajudar com algumas delas e capacitar os CPAs a fazer a transição para um papel mais estratégico. Vamos passar por algumas dessas tarefas que você pode automatizar hoje.

Contas a Receber e a Pagar (AP/AR)

Para quem está pegando o jeito da contabilidade e da escrituração, aqui vai um lembrete rápido:

• Accounts Payable (AP) é o que sua empresa deve a fornecedores por qualquer coisa comprada a crédito. Exemplos são contas, aluguel e assim por diante
• Accounts Receivable (AR) é o dinheiro devido por clientes a quem foram concedidos prazos de crédito para comprar de você

As duas têm impacto direto no seu negócio. Além disso, ambas são necessárias para calcular seu fluxo de caixa e preparar a demonstração de fluxo de caixa. Gerenciar mal o AP pode resultar em taxas caras e má reputação com os fornecedores. Por outro lado, empresas que falham em gerenciar o AR obviamente correm o risco de não receber. Em essência, AP/AR consiste em:

• Acompanhar pagamentos pendentes
• Manter as partes interessadas relevantes informadas
• Lembrar todo mundo de pagar em dia

Essas tarefas estão maduras para automação, pois dependem de condições claras e não exigem muita interpretação ou intervenção humana. Exemplos de automação que você pode implementar hoje em AR/AP incluem:

Accounts Payable:

• Extrair dados de faturas
• Armazenar esses dados em um banco de dados ou planilha
• Encaminhar informações às partes interessadas relevantes para aprovação
• Processar pagamentos

Accounts Receivable

• Enviar automaticamente a fatura inicial
• Enviar lembretes de pagamento atrasado aos clientes
• Receber pagamentos
• Depositar o dinheiro diretamente na sua conta bancária

Foi relatado que profissionais de AP que automatizam a captura de faturas e os pagamentos economizam em média 1 hora por dia. Cobrimos isso e outras soluções em nosso artigo recente, "8 Easy Ways to Automate Your Invoices".

Folha de pagamento

Imagine um gerente de RH ou um contador pago para gerenciar a folha de pagamento. Esse profissional provavelmente gasta um bocado de tempo organizando horas dos funcionários, documentos fiscais e alíquotas. Esses são o tipo de rotinas que podem ser automatizadas. Quer você lide com trabalhadores de salário fixo ou freelancers pagos por hora, a automação pode ajudar:

• Sincronizar com aplicativos de registro de horas para calcular salários
• Lidar automaticamente com impostos sobre a folha e gerar declarações
• Transferir dinheiro diretamente para as contas bancárias dos funcionários

Aqui, a automação pode render grandes benefícios para o seu escritório, já que a gestão de folha de pagamento representa 25% das ofertas de serviços contábeis. Crédito da imagem: Wagepoint

Gestão de despesas

Correr atrás de colaboradores e colegas para coletar recibos nunca é divertido. Ferramentas de gestão de despesas como o Expensify facilitam reunir, encaminhar e gerenciar despesas. Os funcionários podem simplesmente tirar uma foto do recibo. Depois disso, a ferramenta extrai os dados e os encaminha para o seu software de contabilidade. Fato curioso: uma pesquisa descobriu que 85% admitiram mentir em um relatório de despesas para serem reembolsados com mais dinheiro. O controle de despesas não pode fazer mal. Crédito da imagem: Expensify

Escrituração, impostos e fechamento financeiro mensal

A época dos impostos é um período muito estressante e muitas vezes trabalhoso para as empresas, assim como o fechamento financeiro mensal. Uma pesquisa recente mostrou que 90% dos respondentes estavam sob pressão para fechar suas demonstrações financeiras mensais mais rápido. Enquanto todos correm para reunir tudo, as tarefas se acumulam rapidamente. Problemas comuns incluem:

• Identificar e corrigir erros
• Acompanhar reduções de impostos
• Transferir dados de um app para outro
• Recuperar faturas e recibos faltantes
• Remover documentos e itens duplicados
• Identificar pagamentos desconhecidos

Você pode automatizar essas tarefas usando recursos nativos do seu software ou plataformas de automação. Por exemplo, se você é usuário do QuickBooks, recursos como a reconciliação bancária são seus amigos. Alternativamente, plataformas como a Make podem ajudar a automatizar processos que são únicos da sua organização. Por exemplo, você poderia duplicar faturas automaticamente e armazená-las no Google Drive, tornando-as fáceis de recuperar na época dos impostos.

Relatórios e previsão de fluxo de caixa

Espera-se que os profissionais de contabilidade atuem como conselheiros, entregando insights e impulsionando decisões estratégicas de negócio. Como consequência, a capacidade de reunir e apresentar dados de forma convincente é mais importante do que nunca. Gerentes e clientes esperam que as informações financeiras sejam apresentadas de forma clara e concisa, mas isso é mais fácil de dizer do que de fazer. Compilar grandes quantidades de dados em relatórios leva tempo, um recurso que a maioria das equipes de contabilidade não pode desperdiçar. No entanto, como os dados geralmente já estão disponíveis dentro dos sistemas de contabilidade, você pode facilmente configurar fluxos de trabalho automatizados para buscá-los para você. Isso pode ser feito conectando ferramentas da sua stack. Por exemplo, este template da Make permite criar e compilar KPIs automaticamente em dashboards. O software de contabilidade moderno também oferece recursos de relatórios para identificar tendências, bloquear desafios e até prever resultados. Plataformas como a Xero oferecem automações de planejamento de fluxo de caixa de curto prazo. Você pode projetar saldos bancários e também receber sugestões para ajudar a melhorar a precisão das projeções de fluxo de caixa. Crédito da imagem: FutureFirm

O que contadores e tecnólogos pensam sobre automação

Cobrimos os benefícios da automação contábil e algumas das tarefas que você pode começar a atacar hoje. Mas o que contadores e donos de empresas pensam? Vamos ver:

• 80% dos executivos acreditam que a IA levará a uma vantagem competitiva
• 49% dos contadores querem automatizar a moagem de números e a entrada de dados

Ao contrário da crença popular, nem todos os profissionais de contabilidade veem a automação como ameaça, como ilustra esta citação de Salika Suksuwan: " É uma visão bastante simplista do papel dos contadores pensar que a profissão será tomada por máquinas. A automação traz maiores oportunidades para a profissão, pois ajuda a reduzir tarefas transacionais e rotineiras, como entrada de dados, escrituração e trabalho de compliance, e permite que profissionais de contabilidade e finanças se concentrem mais em serviços de valor agregado. Isso inclui aconselhar clientes e fornecer insights estratégicos sobre transações financeiras críticas. "

• Salika Suksuwan, líder de Capital Humano da PwC Malásia (Fonte: PwC) A mudança é inevitável, e a comunidade contábil está bem ciente disso. Um estudo da ACCA identificou a automação entre os principais motores de mudança na profissão contábil. Entre os pesquisados, 55% esperam que sistemas contábeis inteligentes e automatizados sejam o fator externo de maior impacto. No fim das contas, o valor da automação se resume à sua implementação e a como ela é usada. Para citar o fundador da Microsoft: " A primeira regra de qualquer tecnologia usada em um negócio é que a automação aplicada a uma operação eficiente ampliará a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente ampliará a ineficiência."
• Bill Gates (fonte)

Conclusão

A transição rumo à contabilidade automatizada pode ser vista como um passo natural, semelhante à passagem do papel para as planilhas. Para ter perspectiva, coloque-se no lugar de um cliente. Você confiaria em um contador que usa livros de papel comidos por traça em vez de outro que mantém os livros no Excel? Em outra nota, papéis contábeis de menor qualificação podem estar em risco de serem automatizados. No entanto, é importante lembrar que o valor dos contadores não está em sua capacidade de moer números. Os profissionais de contabilidade são necessários para analisar, interpretar e extrair insights dos dados, a fim de ajudar a conduzir melhores decisões de negócio. Para todo o resto, por que não aproveitar a tecnologia para tornar o trabalho mais fácil e mais eficaz? A resposta é sua para escolher.