Empezar a automatizar en una empresa plantea preguntas distintas de las de un proyecto personal: qué proceso elegir, cómo medir el resultado y cuándo debe seguir decidiendo una persona.
El artículo de Make del 21 de julio de 2022 consultó a cinco especialistas: David Treves, de GetAutomated; Andrés Pérez Españon, de Drew; Bryan Fernando, de D-EFFCON; Marcos Gómez, de Elogia; y Mayur Jawdekar, de Altois.
Esta adaptación organiza sus respuestas en cuatro preguntas y una lista práctica. Las recomendaciones se atribuyen a aquella entrevista, no a una evaluación propia de sus empresas.
1. ¿Qué conviene automatizar primero?
Bryan Fernando proponía buscar procesos donde pudiera ahorrarse tiempo sin comprometer calidad ni precisión. El criterio evita confundir velocidad con mejora.
Andrés Pérez Españon insistía en analizar primero el proceso. Si no están claros las personas implicadas, las tareas y el resultado esperado, resulta difícil decidir qué parte automatizar.
También señalaba dos límites: comparar el coste de automatizar con sus beneficios y reconocer dónde es indispensable la responsabilidad humana.
Para tu lista:
- Identifica un proceso concreto.
- Describe cómo funciona hoy.
- Compara el esfuerzo de cambiarlo con el beneficio esperado.
- Señala las decisiones que deben seguir teniendo responsable.
No es necesario empezar por el proceso más grande. Una tarea pequeña y comprensible puede ser una mejor primera prueba.
2. ¿Cómo se encuentran nuevos cuellos de botella?
Marcos Gómez recomendaba examinar los datos del recorrido del cliente y las medidas de cada etapa. Para procesos internos, destacaba la importancia de ver las tareas y distinguir qué puede automatizarse de lo que requiere revisión humana.
Mayur Jawdekar añadía otra fuente de información: hablar con el equipo. Quienes realizan el trabajo suelen saber qué pasos son repetitivos y consumen más tiempo.
Aplicación editorial: combina ambas perspectivas. Una métrica puede mostrar dónde se acumula una espera; una conversación puede explicar por qué ocurre.
Para tu lista:
- Revisa dónde se pierde tiempo o se repiten errores.
- Habla con las personas que realizan el trabajo.
- Distingue un síntoma de su causa.
- Comprueba si automatizar ese paso reduciría realmente la dificultad.
3. ¿Qué objetivos y medidas sirven?
David Treves explicaba que no utilizaba una métrica genérica para todos los casos. Cuando un cliente quería estimar el ahorro, comparaba cuántas veces se había ejecutado la solución con el tiempo que habría requerido el proceso manual.
Andrés Pérez Españon también vinculaba objetivos y flujo, aunque señalaba temas recurrentes: calidad, productividad, reducción de silos de información, costes operativos y supervisión estratégica.
La lección es elegir una medida que corresponda al problema. Contar ejecuciones no basta para demostrar que el resultado es útil.
Recomendación editorial: al estimar tiempo ahorrado, incluye la revisión, las excepciones y el mantenimiento. Evita atribuir todo cambio del negocio a una automatización si también han cambiado otros factores.
Para tu lista:
- Define el resultado esperado.
- Conserva una referencia del proceso anterior.
- Decide cómo revisar calidad y coste.
- Comprueba el resultado después de implantar.
4. ¿Qué hay que entender antes de construir?
Andrés resumía el punto de partida: una empresa necesita conocer sus procesos antes de decidir qué automatizar. Recomendaba imaginar el flujo y dibujarlo antes de implementarlo.
Ese dibujo puede mostrar entradas, salidas, personas y aplicaciones. También permite descubrir pasos que nadie necesita o decisiones que todavía no tienen criterio.
Aportación editorial: explica el recorrido a otra persona del equipo. Si no puede entender qué debe pasar o quién atiende una excepción, probablemente convenga aclararlo antes de añadir módulos.
La lista completa
La síntesis del artículo de Make reúne seis elementos:
- Procesos: qué trabajo quieres cambiar.
- Datos: qué información entra, se transforma y sale.
- Costes: qué esfuerzo requiere la situación actual y la propuesta.
- Objetivos: qué resultado justificaría la mejora.
- Herramientas: qué sistemas intervienen.
- Personas: qué observan y necesitan quienes realizan el trabajo.
Como ejemplo de un inicio acotado, el original enlazaba una plantilla para crear registros de Airtable desde formularios de LinkedIn. Es una referencia del artículo, no una ejecución validada aquí.
Primero claridad, después alcance
No hace falta automatizar toda la empresa de una vez. Elige un proceso que puedas describir, mide su efecto y amplía cuando el resultado lo justifique.
La lista no sustituye el criterio del equipo: sirve para que la conversación sobre herramientas se apoye en un problema real.