Jul 21, 2022
Artigo histórico da Make (a fonte indica 21 de julho de 2022). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Perguntamos a cinco especialistas em automação como começar com automação no nível da empresa. Continue lendo para ver as respostas deles!
Começar com automação de fluxos de trabalho não é igual para todo mundo.
Freelancers de automação, por exemplo, precisam aprimorar suas habilidades de apresentação, aprender a criar propostas matadoras e observar o mercado para ver o que está em demanda, entre outras coisas.
Por outro lado, gerentes e profissionais que trabalham em startups, scale-ups e grandes empresas enfrentam desafios diferentes.
No caso deles, o caminho rumo à automação será pontilhado por outros pontos de dor, como:
- Por onde começar com a automação?
- Como definir e acompanhar metas de automação?
- Quais são as melhores ferramentas levando em conta a relação custo/benefício?
Pessoas diferentes, necessidades diferentes, responsabilidades e requisitos diferentes — mas todos precisam de respostas para chegar lá rápido e com a menor turbulência possível. O problema, no entanto, é como obter a melhor informação quando você é um tomador de decisões numa empresa. Para resolver isso e fornecer insights da vida real, perguntamos a cinco especialistas experientes como começar com automação no nível da empresa. Apresentamos a checklist de automação de fluxos de trabalho.
Os especialistas falam: começando com automação
Aproveitando nossa forte rede de parceiros, procuramos os líderes de cinco agências com um histórico comprovado de sucesso trabalhando com grandes empresas e automatizando processos complexos:
- David Treves, CEO da GetAutomated
- Andrés Pérez Españon, CEO e fundador da Drew
- Bryan Fernando, CEO e fundador da D-EFFCON
- Marcos Gómez, líder do Innovation Hub da Elogia
- Mayur Jawdekar, fundador da Altois
Fizemos a eles uma série de perguntas relacionadas à etapa inicial da automação e a como eles a abordam no nível interno (isto é, nas próprias empresas) e no nível externo (para seus clientes). Em prol da clareza e da brevidade, escolhemos as melhores respostas, que compartilhamos com você abaixo.
1. Como você escolhe o que automatizar primeiro?
Dizem que o primeiro passo é o mais difícil, e há verdade nessa afirmação. Como quase toda empresa moderna transborda de processos, tarefas e apps, pode ser difícil decidir o que automatizar primeiro. Bryan, da D-EFFCON, tem uma boa regra prática para resolver isso: "Sou atraído por automatizar processos que poupariam a maior quantidade de tempo sem comprometer a qualidade ou a precisão", diz ele. Andrés, da Drew, concorda que os processos são a ponta do iceberg: "O primeiro passo para automatizar é analisar os processos. Se não temos um processo claro e definido, não seremos capazes de identificar as pessoas e as tarefas-chave para alcançar os resultados desejados; portanto, não conseguiríamos determinar o que precisamos automatizar". Além disso, Andrés diz que é fundamental conhecer os limites da automação: "Você precisa verificar se o custo de automatizar é maior que seus benefícios, e também identificar em quais etapas a responsabilidade humana é vital para tomar uma decisão." Então, os primeiros itens da checklist de automação estão claros:
- Identifique os processos na sua organização
- Calcule o custo da automação versus os benefícios de deixá-los como estão
2. Como você encontra novos gargalos para automatizar?
Depois que você molha os pés na automação, a tentação de automatizar tudo se torna real. No entanto, isso nem sempre é possível, nem ideal — e é aqui que a estratégia entra em jogo. Diante do desafio de encontrar gargalos, Marcos, da Elogia, recomenda olhar para os dados disponíveis. "Estudar todo o funil do cliente e as métricas de cada etapa é vital", diz ele. "Para processos internos (que são mais difíceis de descobrir), ter visibilidade de todas as tarefas e processos é a chave para encontrar o que pode ser automatizado e o que precisa de revisão humana." Mayur, da Altois, também sugere envolver sua equipe nesse processo de descoberta: "Conversar com as equipes ajuda você a saber qual parte do trabalho é repetitiva e demorada". Próximo item da checklist de automação:
- Olhe para os dados: quais processos seriam mais rápidos, mais eficientes e mais baratos com automação?
- Procure sua equipe: qual parte do trabalho é repetitiva, monótona, demorada?
3. Vocês definem metas para seus fluxos de trabalho automatizados? Como vocês as acompanham?
Os processos variam enormemente, e é raro encontrar duas empresas rodando os mesmos processos para os mesmos problemas. Assim, metas e métricas nem sempre são padronizadas. David, da GetAutomated, tem uma abordagem prática para acompanhar e medir fluxos de trabalho automatizados: "Não tenho métricas genéricas, mas quando um cliente quer saber quanto uma solução economizou para ele, estimamos quantas vezes a solução rodou e comparamos isso com o que levava para fazer o processo manualmente." Andrés, da Drew, tem opiniões semelhantes sobre o assunto, mas também oferece alguma estrutura para seus clientes. "Cada fluxo de trabalho tem metas específicas", diz ele. "No entanto, sempre buscamos as seguintes metas: cumprir padrões de qualidade, aumentar a produtividade dos funcionários, quebrar silos de informação, reduzir custos operacionais e melhorar a supervisão estratégica". Para a checklist:
- Defina metas de automação: padrões de qualidade, produtividade, custos (antes e depois), transparência
4. Qual é uma coisa que você acha que nossos leitores deveriam saber sobre começar com automação de fluxos de trabalho?
Para concluir, Andrés, da Drew, compartilha verdadeiras palavras de sabedoria para começar a automatizar sua empresa de forma eficiente e orientada a valor. "Uma empresa que não tem processos definidos não deveria estar pensando em automação, porque não seria capaz de identificar o que pode ser automatizado. Uma vez que a empresa tenha uma visão clara dos seus processos, recomendamos que imagine a automação antes de implementá-la — pensar nela, fazer um esboço e só então implementá-la."
A lição: não apenas confie no processo, automatize-o
Seja marketing, vendas, RH ou comunicação, qualquer empresa que deseje começar a automatizar precisa de uma visão clara de:
- Processos
- Dados
- Custos
- Metas
- Ferramentas envolvidas
- Opiniões das pessoas
Esses itens compõem a checklist de automação, que vai ajudar você a começar com automação. A boa notícia é que você não precisa começar automatizando os processos mais intrincados e complexos logo de cara. Você pode fazer alguns testes com processos mais simples, como coletar dados de formulários de leads automaticamente, para economizar bastante tempo da sua equipe de marketing e vendas. Além dos processos, é importante escolher as melhores ferramentas de automação e medir adequadamente. No nosso mundo, isso significa adotar produtos poderosos que qualquer pessoa pode usar (para que você não precise depender de recursos de TI já sobrecarregados) para resolver todos os tipos de problemas e criar coisas incríveis em pouco tempo.