Llevar un negocio independiente implica crear carpetas, recordar fechas y preparar facturas, además de realizar el trabajo contratado. El artículo de Make del 3 de febrero de 2023 relataba cómo Siew Ann Tan, profesional independiente en Singapur, había automatizado tareas administrativas.
Esta adaptación explica cuatro de sus flujos sin presentar la experiencia como propia. Las aclaraciones técnicas remiten a documentación oficial consultada el 26 de septiembre de 2026; los escenarios no se han ejecutado aquí.
Una base común para los proyectos
La autora utilizaba Airtable para registrar proyectos y reutilizar sus datos en otras aplicaciones. El ejemplo empezaba con una tabla y un formulario para introducir la información.
Cada automatización añadía los campos necesarios: nombre del proyecto, fecha de creación, fecha de entrega, cliente e importe. La idea era evitar volver a escribir la misma información en cada herramienta.
Recomendación editorial: acuerda qué campos son obligatorios y qué debe pasar si faltan. Una entrada incompleta no debería producir una factura o un evento engañoso.
1. Crear carpetas de Google Drive
El primer flujo observaba nuevos registros en Airtable y creaba una carpeta de Google Drive con el nombre del proyecto.
Para una implementación actual, la documentación de Airtable en Make indica que Watch Records necesita un campo Created Time o Last Modified Time, según lo que quieras observar. Sin ese campo, no sigue el recorrido documentado.
Aportación editorial: conserva el enlace o identificador de la carpeta creada y comprueba cómo evitar duplicados si vuelves a procesar un proyecto. Esa ampliación no formaba parte de los dos pasos del ejemplo original.
2. Añadir fechas de entrega al calendario
El segundo flujo reutilizaba la tabla y añadía un campo de fecha de entrega, también incluido en el formulario. Al recibir un proyecto nuevo, creaba un evento en Google Calendar para esa fecha.
El artículo explicaba que podía hacerse en otro escenario o como un paso adicional del primero.
Criterio editorial: distingue una fecha de entrega de una cita con hora de inicio y fin. Comprueba también qué ocurrirá si cambia el plazo: crear un evento inicial no resuelve automáticamente sus modificaciones posteriores.
3. Preparar facturas en Xero
El tercer flujo añadía nombre del cliente e importe del proyecto. Después:
- Observaba nuevos registros de Airtable.
- Buscaba contactos en Xero cuyo nombre coincidiera con el indicado.
- Creaba una factura para el contacto encontrado con nombre e importe del proyecto.
El original no describía una rama para crear automáticamente un contacto inexistente. Recomendación editorial: decide cómo resolver coincidencias múltiples o clientes que no se encuentran, en vez de dar por hecho que una búsqueda por nombre siempre identifica a la persona correcta.
Consulta la documentación actual de Xero en Make antes de configurar las acciones. Revisa moneda, importes, impuestos y destinatario con el responsable de facturación. Automatizar la creación no demuestra que el documento sea contablemente correcto.
4. Enviar facturas aprobadas
El último flujo del artículo observaba facturas con el filtro:
Status=="AUTHORISED" && Type=="ACCREC"
Ese era el filtro del ejemplo de 2023 para seleccionar facturas aprobadas de venta, no facturas de proveedores. Después obtenía la URL online, recuperaba el contacto y enviaba un correo mediante Gmail, con copia oculta a la autora.
La documentación actual enumera Watch Invoices, Get an Invoice URL y Send an Invoice via Email; sus listas de permisos incluyen accounting.transactions (y accounting.settings en la vigilancia y el envío). Explica cómo revisar los permisos de la conexión y advierte que la app de Xero no admite Xero HQ.
El filtro de aprobación anterior procede del caso histórico, no de una prueba actual del envío. Comprueba los requisitos del módulo elegido y tu criterio de aprobación antes de utilizarlo con clientes reales.
Recomendación editorial: prueba con una dirección controlada y registra qué factura se envió. Una segunda ejecución no debería provocar un segundo mensaje involuntario.
Qué enseña el caso
Los flujos parten de un dato del proyecto y lo reutilizan en otra herramienta. Su utilidad depende de conservar el significado del dato: un nombre debe identificar al cliente correcto y una fecha debe representar el plazo correcto.
No necesitas copiar todas las aplicaciones. Elige primero una tarea administrativa concreta, comprueba su salida y amplía cuando entiendas también sus excepciones.
Para precios, planes, cuotas y límites actuales de Make, consulta Make Pricing. Esta referencia sustituye la invitación comercial antigua; no acredita funciones ni permisos de Airtable, Xero o Google.