Antes de automatizar una tarea, vale la pena preguntar si merece la pena hacerla. Esa era una idea central del artículo de Make del 25 de abril de 2019: delegar, automatizar y dejar de hacer algo son opciones diferentes.
El relato hablaba desde la experiencia del equipo de Paperform. Esta adaptación distingue sus dos prácticas descritas —publicaciones y encuestas— de un tercer flujo de ausencias que el propio original presentaba como hipotético. No son experiencias de este sitio ni instrucciones vigentes de todas las aplicaciones citadas.
1. Preparar publicaciones en redes
El primer caso utilizaba Buffer para organizar una cola de contenido y publicarlo en los canales elegidos según un calendario. Eso permitía concentrar la preparación en sesiones, en vez de publicar cada mensaje manualmente.
El original también mencionaba Quuu como ejemplo de curación de contenido que podía alimentar una presencia personal en redes. Era una referencia de 2019, no una recomendación sobre sus funciones actuales.
Las limitaciones no son iguales en todos los canales
El artículo advertía de diferencias entre servicios y tipos de publicación. Sus afirmaciones concretas sobre las restricciones de Instagram pertenecen a 2019 y no se reproducen como estado actual.
Lectura editorial: revisa la documentación del canal elegido y comprueba una publicación real de prueba. Un texto, una imagen y un formato especial pueden requerir tratamientos distintos.
El objetivo es reducir copia repetida sin perder el control sobre lo que se publica.
2. Recoger encuestas NPS
El Net Promoter Score utiliza una pregunta sobre la probabilidad de recomendar un producto o servicio, respondida en una escala de cero a diez.
El equipo de Paperform describía un formulario que pedía comentarios distintos según la respuesta. Para valoraciones bajas preguntaba qué podía mejorar; para valores intermedios pedía sugerencias; para las más altas invitaba a dejar una reseña.
Ese diseño era parte de su caso, no una obligación para cualquier encuesta.
Reunir las respuestas
El original trasladaba las respuestas de Paperform a Google Sheets y calculaba el indicador en una celda.
La fórmula publicada era:
=ROUNDUP((100*((COUNTIF(B:B,">8")-COUNTIF(B:B,"<7"))/COUNT(B:B))),0)
En ese ejemplo, la columna B contenía las puntuaciones numéricas. La fórmula resta detractores de promotores en relación con el total y redondea el resultado hacia arriba.
Recomendación editorial: comprueba que solo entren respuestas válidas y contempla el caso sin respuestas para evitar una división entre cero. La fórmula del caso no es una validación general de una hoja distinta.
Enviar la encuesta en un momento definido
El equipo relataba que Intercom enviaba un correo después de un periodo de incorporación. Las opciones del correo enlazaban al formulario con una respuesta preseleccionada, que la persona confirmaba antes de enviarla.
La lección es vincular la encuesta a un momento relevante. No hace falta perseguir cada respuesta manualmente, pero sí entender quién recibe el mensaje y por qué.
3. Solicitudes de ausencia: una propuesta, no una implantación
El autor aclaraba que el equipo de Paperform era demasiado pequeño para necesitar el flujo que iba a describir. Lo planteaba como ejemplo para una organización con muchas solicitudes.
La propuesta tenía tres recorridos:
- Un formulario de Paperform registraba la solicitud en Google Sheets con estado pendiente y enviaba avisos al empleado y a RR. HH.
- Si RR. HH. cambiaba el estado a aprobado, Make enviaba la confirmación y creaba el registro de ausencia en el sistema correspondiente, con Xero como ejemplo.
- Si se rechazaba, el cambio de estado provocaba una comunicación de rechazo.
No se ha ejecutado aquí este flujo ni se afirma que el procedimiento siga disponible con los mismos módulos.
Comprobar primero lo que ya existe
El original reconocía que el software de gestión podía incluir un recorrido de aprobación propio. Antes de construir una alternativa, conviene comprobarlo.
Criterio editorial: conserva la diferencia entre solicitar y aprobar. La recepción de un formulario no autoriza una ausencia, y el traslado automático de una decisión debe mantener identificado a su responsable.
Qué une los ejemplos
Los tres casos parten de una tarea repetitiva, pero no eliminan el criterio humano: decidir qué publicar, interpretar opiniones o aprobar una ausencia.
La idea útil es probar primero si la actividad aporta valor. Después puedes estudiar cómo reducir la administración sin ocultar decisiones ni presentar una hipótesis como un resultado real.