A automação é a cura para a monotonia

Apr 25, 2019 | 6 minutes

Artigo histórico da Make (a fonte indica 25 de abril de 2019). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.

Há um monte de tarefas que nossa equipe faz que podemos tanto melhorar enormemente quanto eliminar completamente com automação. Veja como parar de fazer as coisas chatas Às vezes eu sou preguiçoso. Não sei se você é, mas eu sempre fui quando algo não me interessa. Meu apelido de infância era “cabeça de abóbora” (obrigado, minha querida família), tanto porque eu era praticamente tão ativo quanto uma abóbora, quanto porque eu tinha a cabeça desproporcionalmente grande (não se preocupe, eu cresci e ela ficou do tamanho certo). Quando acho algo chato, eu empurro para depois, deixo para a última hora, faço de qualquer jeito ou simplesmente nem faço. O benefício oculto de ser preguiçoso é que isso faz você ficar muito bom em encontrar a maneira de fazer as tarefas repetitivas e mundanas da vida com o mínimo de esforço. As soluções geralmente caem em um de três grupos:

• Fazer outra pessoa fazer isso (também conhecido como “terceirização”).
• Automatizar isso (ou seja, criar outra coisa que possa fazer isso com o mínimo de intervenção possível da sua parte).
• Não fazer (ou seja, será que isso realmente vale a pena?).

Ora, a terceirização é uma maneira perfeitamente válida de contornar tarefas tediosas — e, para algumas tarefas, é a única solução viável (sem robôs de limpeza para mim!). No entanto, no meu dia a dia, há um monte de tarefas que nossa equipe faz que podemos tanto melhorar enormemente quanto eliminar completamente com automação. Mas antes de continuar com alguns exemplos do que e como automatizamos, não vamos passar direto pela opção nº 3. Antes de descobrir como terceirizar ou automatizar algo, você deveria pensar se a tarefa vale a pena ser feita. Eu não posso responder essa pergunta por você, mas, para a maioria das coisas, vale a pena fazer o trabalho chato manualmente por um tempo e ver se os resultados valem a pena. Não faz sentido gastar tempo/dinheiro/energia mental em algo que não move o ponteiro. Isso é importante porque terceirizar ou automatizar ainda tem um custo — seja em complexidade, custo financeiro ou esforço inicial. Enfim, aqui estão três exemplos de coisas importantes que automatizamos e tiramos do nosso dia a dia.

1. Postar nas redes sociais

Esse é bem óbvio, mas precisa ser dito. Se você gerencia vários canais sociais (pessoais ou de negócios) e posta manualmente com regularidade, você precisa resolver isso. Nós, pessoalmente, usamos o Buffer para todas as nossas postagens sociais. O Buffer é bem simples: ele deixa você escrever uma fila de conteúdo social que é enviado pelos canais especificados no seu próprio cronograma. Isso significa que gerenciar posts sociais vira uma tarefa semanal ou quinzenal. Precisamos manter um controle fino sobre nossos canais sociais, mas, se você quisesse apenas manter sua conta pessoal do Twitter atualizada com conteúdo novo, poderia combinar serviços como o Buffer com um serviço de curadoria de conteúdo como o Quuu, que agenda conteúdo automaticamente para você com base nos interesses que você selecionar.

Pegadinhas

• O Instagram historicamente foi meio chato de automatizar. Eles agora têm uma API e a maioria dos serviços está se atualizando.
• Nem todo tipo de post em todo serviço é suportado (por exemplo, postar stories no Instagram ainda não é possível; imagino que entrar “ao vivo” em qualquer serviço também seja bem difícil de automatizar).

2. Pesquisas NPS

Pesquisas de Net Promoter Score (NPS) são uma métrica básica em muitos setores de serviços. A pesquisa NPS é uma pergunta única: “Qual é a probabilidade de você recomendar nossa empresa/produto/serviço a um amigo ou colega?” Você pode responder a essa pergunta com um número de 0 a 10 e, quando os resultados são agregados por uma fórmula específica, você obtém um número que pode indicar a fidelidade geral/o quanto uma base de clientes está satisfeita com um serviço. Há muito mais informações sobre isso na página da wiki. Existem serviços dedicados a pesquisas NPS, mas, veja, é um formulário de uma pergunta só, e nosso produto é um construtor de formulários. Veja como fazemos nossas pesquisas NPS.

O formulário

Este template é, na verdade, uma cópia da nossa pesquisa NPS. É bem simples: ele faz a pergunta oficial do NPS e, se a pessoa responder de 0 a 6, pedimos feedback: “Que pena! O que podemos fazer melhor?” Se responder 7 ou 8, pedimos feedback de um jeito um pouco diferente: “Obrigado! Há algo que possamos fazer melhor?” Se responder 9 ou 10 (ou seja, ela nos ama), não fazemos mais perguntas; em vez disso, pedimos que deixe uma avaliação num site de reviews na página de sucesso do formulário.

Os resultados

Quando o formulário é enviado, usamos a integração Paperform - Google Sheets para adicionar uma linha a uma planilha com as respostas enviadas. Temos uma única célula com um cálculo de NPS muito especial e mágico. Se você quiser, é simplesmente: =ROUNDUP((100*((COUNTIF(B:B,">8")-COUNTIF(B:B,"<7"))/COUNT(B:B))),0) Onde B é a coluna que contém os números dos resultados da pesquisa NPS (0 a 10).

Distribuição

Para ganhar pontos extras, nós enviamos essa pesquisa automaticamente como parte do onboarding dos usuários. Enviamos um e-mail via Intercom 30 dias depois que um cliente se cadastra, que faz a pergunta direto no corpo do e-mail. Cada uma das opções de 0 a 10 nesse e-mail é um link que pré-preenche a resposta selecionada no formulário. Assim, o cliente pode simplesmente clicar no link e confirmar no formulário para enviar sua resposta. No fim das contas, isso nos poupa de ter que pensar em como e quando capturar os resultados de NPS, e não precisamos pedir manualmente respostas, avaliações dos nossos fãs ou feedback sobre pontos de dor daqueles menos impressionados.

3. Pedidos de férias

Este, na verdade, é mentira. Somos uma equipe pequena no Paperform, então não temos nem de longe o volume de pedidos de férias que justificaria uma solução tão otimizada. MAS, se tivéssemos um volume grande de pedidos de férias, aqui está uma maneira de nos livrarmos do trabalho repetitivo com automação.

O problema

A pessoa de RH recebe toneladas de pedidos de férias e fica atualizando manualmente o software de contabilidade e enviando e-mails manuais aos funcionários avisando que suas férias foram aceitas.

A solução

1. Formulário Paperform de pedido de férias → Adiciona registro dos detalhes solicitados ao Google Sheets com status “pending” → E-mail à pessoa de RH de que há um novo pedido de férias pendente → E-mail de confirmação de recebimento ao funcionário
2. (aprovado) A pessoa de RH atualiza a coluna de status no Google Sheets de “pending” para “approved” → a Make detecta a mudança de status e envia a confirmação ao funcionário → a Make cria o registro de férias no Xero/seja lá qual for
3. (negado) A pessoa de RH atualiza a coluna de status no Sheets para “denied” → a Make detecta a mudança de status e envia a recusa ao funcionário

Pegadinhas

Isso é reconhecidamente hipotético, e imagino que a maioria dos softwares de contabilidade já tenha esse tipo de fluxo embutido (obviamente preferível). No entanto, o mesmo tipo de sistema pode ser usado para acelerar muitos processos diferentes. Essencialmente, são workflows do tipo faça-você-mesmo.

O futuro

A automação já está aqui, mas, para muitas soluções, ainda não é perfeita. Muito do que acabamos de ver acima é essencialmente programação sem código, e exige um entendimento de alto nível de quais serviços existem por aí e como conectá-los uns aos outros. A boa notícia é que há muito movimento nesse espaço vindo de vários ângulos diferentes. Há plataformas de automação fantásticas para colar apps, como a Make. Há ferramentas mais flexíveis e no-code para moldar, transformar e interagir com dados, como Airtable, Notion e Coda, além de ferramentas de captura de dados mais livres, como . Como esses serviços e outros vão crescer e se desenvolver ainda está no ar, mas tenho certeza de que, para todas as pessoas preguiçosas do mundo como eu, a vida só vai melhorar.