6 dic 2021 | 5 minutos
Artículo histórico del blog de Make (la fuente indica el 6 de diciembre de 2021). Este texto reproduce un artículo del blog de Make. El «nosotros» y las recomendaciones, herramientas, precios y capturas son del autor de Make en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que esas apps, funciones o precios sigan igual hoy. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
¿Cómo sabes si tus automatizaciones están funcionando bien? Hemos preguntado a expertos en automatización qué métricas deberías medir para evaluar la eficacia de tus automatizaciones.
Es oficial: ya apuestas por la automatización.
No solo se encargará del trabajo rutinario que te consume el día, sino que también te permitirá dedicar más tiempo al trabajo que más importa, ayudándote a acelerar el crecimiento de tu negocio.
Sin embargo, cuando apenas empiezas con la automatización, medir su rendimiento puede ser una caja negra.
¿Cómo sabes si está funcionando?
¿Y cómo sabes si está mejorando tu productividad y tu rentabilidad?
Hemos pedido a expertos en automatización de las agencias de automatización de flujos de trabajo XRay.Tech y WeMakeFuture que respondan a estas preguntas.
Sigue leyendo para conocer las métricas que deberías medir para evaluar la eficacia de tus automatizaciones, por qué son importantes y cómo puedes medirlas exactamente.
6 métricas clave que debes medir al automatizar tu negocio
1. Tiempo ahorrado
En el mundo de los negocios, suele decirse que no hay horas suficientes en el día. Y hay una buena razón para ello. Según TinyPulse, más del 70% de los trabajadores siente que tiene demasiadas tareas cada semana y no puede terminar su trabajo a tiempo. Sin embargo, dado que un tercio de las tareas en el 60% de las ocupaciones puede automatizarse por completo, implementar la automatización en tu negocio podría darle a tu equipo el tiempo que necesita para terminar sus tareas a tiempo, siempre. El tiempo ahorrado es la cantidad de tiempo que puedes ahorrar al automatizar un proceso en comparación con hacerlo manualmente. Esta métrica mide la cantidad exacta de tiempo que puedes ahorrar cada vez que se ejecuta una automatización, así como cuánto tiempo ahorrará a tu equipo cada día, semana y mes. “La forma más precisa de medir el tiempo ahorrado es registrar cuánto tarda en realizarse el proceso manualmente”, dice Tom Nassr, cofundador y director ejecutivo de XRay.Tech. “Luego, mides cuánto tarda en completarse la misma tarea con automatización y comparas ambos tiempos”.
2. Tasa de error
Uno de los principales beneficios de la automatización es que puede reducir drásticamente el número de errores cometidos durante un flujo de trabajo o un proceso. Cuando tu equipo completa tareas manualmente, es propenso a cometer errores, sobre todo si lleva mucho tiempo haciéndolo o si las tareas son especialmente aburridas y repetitivas. Es la naturaleza humana. Pero, ¿cómo sabes hasta qué punto tus automatizaciones son eficaces reduciendo errores? Lo mides mediante la tasa de error. La tasa de error compara el número de errores que comete tu equipo al completar tareas manualmente con el número de errores que se producen en las automatizaciones de tu equipo. Además de la reducción de errores, esta métrica también evalúa si estás aprovechando al máximo tus procesos. “ Por lo general, verás que las automatizaciones exitosas son mucho más fiables y consistentes que los procesos manuales”, dice Tom Nassr, cofundador y director ejecutivo de XRay.Tech. Para medir la tasa de error, compara el número de errores que se producen al completar determinados procesos manualmente con los que aparecen al automatizarlos. Cuanto más alto sea el ratio, más propensos a errores serán tus procesos manuales, y también más eficaces serán cuando estén automatizados.
3. Tasa de desviación
Por mucho que alabemos los procesos automatizados, siguen siendo creados por humanos, así que no son infalibles. Por suerte, puedes usar la tasa de desviación para medir lo optimizadas y eficaces que son tus automatizaciones. La tasa de desviación es el número de veces que tienes que desviarte o modificar manualmente pasos en un flujo de trabajo, expresado como porcentaje del total de pasos del flujo. Según la agencia de automatización WeMakeFuture, puedes medir la tasa de desviación de tu flujo de trabajo:
- Revisando el flujo de trabajo
- Contando el número de pasos en los que tienes que ajustar manualmente el paso o desviarte del flujo de trabajo
- Dividiendo ese número entre el total de pasos del flujo de trabajo
Cuanto más baja sea la tasa, más eficaz será tu flujo de trabajo.
4. Trabajo adicional generado
El principal beneficio de la automatización es que puede encargarse de tareas manuales y repetitivas para que tu equipo pueda centrarse en el trabajo que más importa para tu negocio. Y si empiezas a medir el trabajo adicional generado, sabrás exactamente cuánto trabajo más valioso puedes hacer ahora gracias a la automatización. El trabajo adicional generado es la cantidad de trabajo nuevo que eres capaz de completar porque has implementado automatizaciones en tu negocio. “El trabajo adicional generado es una métrica más cualitativa, pero es uno de los mayores beneficios de la automatización”, dice Tom Nassr. “Por ejemplo, con el tiempo que te ahorran las automatizaciones, ¿puede tu equipo de ventas dedicar más horas a conversaciones uno a uno con clientes potenciales? ¿Pueden tus diseñadores dedicar más tiempo a colaborar y menos a compartir archivos? Crear una mejor experiencia en el lugar de trabajo es uno de los objetivos últimos de la automatización y debería reflejarse en los datos que recopiles”. Para medir el trabajo adicional generado, pide a cada equipo que haya implementado automatizaciones en sus procesos que lleve un seguimiento de cuántas horas adicionales puede asignar ahora a su trabajo de mayor impacto y a nuevas responsabilidades.
5. Ahorro de costes
Toda empresa quiere ahorrar dinero, y la automatización es una de las mejores formas de hacerlo. Solo necesitas medir su impacto en tus ahorros usando la métrica adecuada. Más concretamente, el ahorro de costes. El ahorro de costes es la cantidad de dinero que tus procesos automatizados han recortado de tus operaciones. El principal coste que reducen las automatizaciones es el de la mano de obra: la cantidad de personal necesario para ejecutar procesos automatizados es mucho menor que la cantidad de personal necesario para completar manualmente esos mismos procesos y las herramientas asociadas. Y como completar procesos manualmente probablemente sea solo una de sus muchas responsabilidades, pueden dedicar más tiempo al trabajo que más impacta en tu negocio y, a su vez, generar más ingresos. Con la automatización, no solo ahorras dinero. También ganas más dinero. Para medir el ahorro de costes, registra cuántas horas dedicó tu equipo a completar procesos manualmente y multiplícalo por su tarifa por hora. Después, comprueba cuánto costaban las herramientas necesarias para completar manualmente esos procesos y suma ese importe.
6. Tasa de rebote
Algunos de tus procesos y flujos de trabajo automatizados estarán diseñados realmente para tus usuarios, como una experiencia de incorporación nativa en tu producto con rutas de aprendizaje, sugerencias y microcopy. Y, según WeMakeFuture, medir la tasa de rebote —el porcentaje de usuarios que abandonan o no terminan uno de estos flujos externos— te mostrará lo intuitivos y sin fricciones que son. Para evaluar la tasa de rebote, toma el número de usuarios que abandonaron tu flujo de trabajo y divídelo entre el número de usuarios que entraron en el flujo de trabajo. Cuanto más baja sea la tasa de rebote, más intuitivo y sencillo será tu flujo de trabajo. En su artículo del 6 de diciembre de 2021, el autor de Make resumía así sus recomendaciones finales:
Medir el rendimiento de tus automatizaciones
Implementar automatizaciones en tu negocio es una iniciativa emocionante, pero lo es todavía más cuando puedes ver cuánto mejoran tu productividad y benefician tus resultados. Lo ideal es que puedas medir las seis métricas que recomiendan nuestros expertos de XRay.Tech y WeMakeFuture para entender completamente cómo están funcionando tus automatizaciones. Pero si quieres empezar poco a poco, te recomendamos medir las métricas de automatización más fundamentales, como el tiempo ahorrado, el trabajo adicional generado y el ahorro de costes.