Dec 6, 2021 | 5 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 6 de dezembro de 2021). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Como saber se suas automações estão tendo um bom desempenho? Perguntamos a especialistas em automação quais métricas você deve acompanhar para medir a eficácia das suas automações.
É oficial: você já aderiu à automação.
Ela não só vai cuidar do trabalho repetitivo que o sobrecarrega ao longo do dia, como também vai permitir que você passe mais tempo no trabalho que realmente importa, ajudando a acelerar o crescimento da sua empresa.
No entanto, quando você está começando com automação, medir seu desempenho pode ser uma caixa-preta.
Como saber se está funcionando?
E como saber se ela está melhorando sua produtividade e seu resultado financeiro?
Perguntamos a especialistas em automação das agências de automação de workflow XRay.Tech e WeMakeFuture para responder a essas perguntas para você.
Continue lendo para conhecer as métricas que você deve acompanhar para medir a eficácia das suas automações, por que elas são importantes e como exatamente medi-las.
6 métricas-chave para acompanhar ao automatizar seu negócio
1. Tempo economizado
No mundo dos negócios, as pessoas gostam de dizer que não há horas suficientes no dia. E não é à toa. Segundo a TinyPulse, mais de 70% dos trabalhadores sentem que têm trabalho demais toda semana e não conseguem terminar suas tarefas a tempo. No entanto, já que um terço das tarefas em 60% das ocupações pode ser totalmente automatizado, implementar automação no seu negócio pode comprar para a sua equipe o tempo necessário para terminar as tarefas no prazo, sempre. Tempo economizado é a quantidade de tempo que você pode economizar automatizando um processo em comparação com fazê-lo manualmente. Essa métrica mede a quantidade exata de tempo que você pode economizar toda vez que uma automação roda, bem como quanto tempo ela vai economizar para a sua equipe a cada dia, semana e mês. “A maneira mais precisa de medir o tempo economizado é acompanhando quanto tempo leva para executar o processo manualmente”, diz Tom Nassr, cofundador e CEO da XRay.Tech. “Depois, você acompanha quanto tempo leva para concluir a mesma tarefa com automação e compara os dois.”
2. Taxa de erro
Um dos principais benefícios da automação é que ela pode reduzir drasticamente o número de erros cometidos durante um workflow ou processo. Quando sua equipe conclui tarefas manualmente, ela está propensa a cometer erros, especialmente se já faz isso há muito tempo ou se as tarefas são particularmente chatas e repetitivas. É a natureza humana. Mas como saber se suas automações são eficazes em reduzir erros? Você acompanha a taxa de erro. A taxa de erro compara o número de erros que sua equipe comete ao concluir tarefas manualmente com o número de erros que ocorrem nas automações da sua equipe. Além da redução de erros, a métrica também avalia se você está obtendo ou não o benefício total dos seus processos. “ Você geralmente vai descobrir que automações bem-sucedidas são muito mais confiáveis e consistentes do que processos manuais”, diz Tom Nassr, cofundador e CEO da XRay.Tech. Para medir a taxa de erro, compare o número de erros cometidos ao concluir certos processos manualmente com o número de erros ao automatizar os mesmos processos. Quanto maior a taxa, mais propensos a erros seus processos manuais são — e também mais eficazes eles ficam quando são automatizados.
3. Taxa de desvio
Por mais que elogiemos processos automatizados, eles ainda são construídos por humanos, então não são à prova de balas. Felizmente, você pode usar a taxa de desvio para medir o quanto suas automações estão otimizadas e são eficazes. A taxa de desvio é o número de vezes que você precisa desviar ou alterar manualmente etapas de um workflow, em porcentagem do total de etapas do workflow. Segundo a agência de automação WeMakeFuture, você pode medir a taxa de desvio do seu workflow:
- Vasculhando o workflow
- Contando o número de etapas em que você precisa ajustar manualmente a etapa ou desviar do workflow
- Dividindo esse número pelo número total de etapas do workflow
Quanto menor a taxa, mais eficaz é o seu workflow.
4. Novo trabalho criado
O principal benefício da automação é que ela pode cuidar de tarefas manuais e repetitivas para que sua equipe foque no trabalho que mais importa para o seu negócio. E, se você começar a acompanhar o novo trabalho criado, vai saber exatamente quanto trabalho mais impactante consegue fazer agora por causa da automação. Novo trabalho criado é a quantidade de trabalho novo que você consegue concluir porque implementou automações no seu negócio. “Novo trabalho criado é uma métrica mais qualitativa, mas é um dos maiores benefícios da automação”, diz Tom Nassr. “Por exemplo, com o tempo que as automações economizam para você, sua equipe de vendas consegue dedicar mais horas a conversas individuais com leads? Seus designers conseguem passar mais tempo colaborando e menos tempo focados em compartilhar arquivos? Criar uma experiência de trabalho melhor é um dos objetivos finais da automação, e isso deveria se refletir nos dados que você coleta.” Para medir o novo trabalho criado, peça a cada equipe que implementou automações em seus processos que acompanhe quantas horas adicionais ela agora consegue alocar para seu trabalho mais impactante e para novas responsabilidades.
5. Economia de custos
Toda empresa quer economizar dinheiro, e a automação é uma das melhores maneiras de economizar. Você só precisa medir seu impacto na sua economia usando a métrica certa. Mais especificamente, a economia de custos. Economia de custos é a quantidade de dinheiro que seus processos automatizados eliminaram das suas operações. O principal custo que as automações podem cortar é o de mão de obra — o número de pessoas necessárias para rodar processos automatizados é muito menor do que o número de pessoas necessárias para concluir manualmente os mesmos processos e operar as ferramentas associadas. E, como concluir processos manualmente provavelmente é só uma das muitas responsabilidades delas, elas podem alocar mais do seu tempo para o trabalho que mais impacta seu negócio e, por consequência, gerar mais receita. Com a automação, você não está apenas economizando dinheiro. Você também está ganhando mais dinheiro. Para medir a economia de custos, acompanhe quantas horas sua equipe gastou concluindo processos manualmente e multiplique pelo valor da hora. Depois, verifique quanto custam as ferramentas necessárias para concluir esses processos manualmente e some esse valor.
6. Taxa de rejeição
Alguns dos seus processos e workflows automatizados serão, na verdade, construídos para os seus usuários — como uma experiência de onboarding nativa no seu produto, com trilhas de aprendizado, sugestões e microcopy. E, segundo a WeMakeFuture, medir a taxa de rejeição — a porcentagem de usuários que abandonam ou não terminam um desses workflows externos — vai mostrar o quão intuitivos e fluidos eles são. Para medir a taxa de rejeição, pegue o número de usuários que abandonaram seu workflow e divida pelo número de usuários que entraram no workflow. Quanto menor a taxa de rejeição, mais intuitivo e fluido é o seu workflow.
Medindo o desempenho das suas automações
Implementar automações no seu negócio é um empreendimento empolgante, mas é ainda mais empolgante ver o quanto elas estão melhorando sua produtividade e beneficiando seu resultado financeiro. Idealmente, você pode acompanhar todas as seis métricas que nossos especialistas da XRay.Tech e da WeMakeFuture recomendam para entender completamente como suas automações estão performando. Mas, se quiser começar pequeno, recomendamos acompanhar as métricas de automação mais fundamentais, como tempo economizado, novo trabalho criado e economia de custos.