Michael Pamintuan y William Zhai, cofundadores de Adaptive Parse, explican cómo utilizaron Make para crear una solución de procesamiento de pedidos impulsada por IA que permite a High Caliber Line reducir el tiempo de procesamiento de días a minutos y mejorar sustancialmente la precisión de los datos.
_Construir un sistema totalmente automatizado para procesar cientos de órdenes de compra en distintos formatos era difícil de concebir al principio. Teníamos piezas de tecnología aisladas que no terminaban de integrarse hasta que tuvimos Make. Ahora, lo que antes llevaba días se hace en minutos._
Michael Pamintuan, Managing Partner en Adaptive Parse
**Los desafíos**
Sobrecarga de órdenes de compra
High Caliber Line recibe más de 200 órdenes de compra al día. Cada pedido llegaba en un formato distinto, a menudo no estructurado, incluidos archivos PDF, hojas de cálculo de Excel, documentos de Word y texto simple en correos electrónicos. Esto dificultaba estandarizar el procesamiento. El equipo interno de Calibre, de ocho personas, tenía que descargar los archivos, localizar los datos importantes y añadirlos manualmente a NetSuite. Incluso con el equipo completo, procesar un solo pedido solía llevar dos o tres días, con el riesgo de no llegar a tiempo a las ventanas de entrega de los pedidos urgentes.
Datos inconsistentes y propensos a errores
Debido a un procesamiento de pedidos desorganizado, los SKU (códigos de identificación para el seguimiento del inventario) a menudo estaban incompletos o no coincidían con los códigos internos de NetSuite. Las direcciones y los contactos también solían carecer de información importante. Era fácil cometer errores al tramitar los pedidos.
**La solución**
El pipeline de producción reduce el tiempo de procesamiento en ~99,9 %
Adaptive Parse creó un escenario basado en Gemini) de Make que reduce radicalmente el tiempo de procesamiento por pedido, de 3 días a 5 minutos (~99,9 %). Clasifica los correos entrantes en estas categorías:
* órdenes de compra * solicitudes de muestra * pedidos urgentes * seguimientos * irrelevantes
Una vez clasificados, Make extrae los archivos adjuntos y los enruta a través del motor de análisis propio de Adaptive Parse mediante Webhook. Luego, la automatización convierte los datos analizados en JSON estructurado y los procesa dentro de Make con herramientas integradas. Los campos clave, como el nombre de la empresa, el correo electrónico de contacto y las líneas de pedido desglosadas, se almacenan en Airtable.).
_Lo mejor de Make es que es fácil de prototipar. Especialmente al principio, cuando todavía estábamos averiguando las cosas, era sencillo de entender. Con el tiempo, aprendimos a manejar incluso esas partes complicadas que se resuelven con variables, prompts estrictos y atención al detalle._
William Zhai, presidente de Adaptive Parse
Validación de datos impulsada por IA a gran escala
El escenario también utiliza módulos de OpenAI) para verificar las direcciones de envío, los nombres de contacto y los códigos de producto comparándolos con los registros internos del cliente. Adaptive Parse también creó reglas especiales para limpiar y formatear correctamente los códigos de producto, asegurándose de incluir el color y los detalles del artículo.
Después, Make sube automáticamente los registros resultantes a NetSuite usando el conector y el script personalizados de Adaptive Parse, que acepta la entrada de archivos y crea la orden de venta correspondiente.
_Make nos permite prototipar más rápido que cualquier otra cosa. Ahora es la base de nuestro sistema ETL impulsado por IA. Necesitábamos una forma de optimizar la recopilación de datos con un sólido manejo de errores, y Make era perfecto para eso. Es lineal, fácil de trabajar y nos ayuda a evitar los problemas de bucles lógicos con los que nos topábamos antes._
Michael Pamintuan, Managing Partner en Adaptive Parse
**Los resultados**
* Reducir el tiempo de procesamiento de órdenes de compra de 2–3 días a 5 minutos (cca ~99,9 %) * Aumentar la precisión del procesamiento de documentos al 95 %, con planes de llegar al 99 %+ * Escalar el sistema para gestionar más de 1.000 pedidos al día * Conseguir nuevos clientes gracias a una prueba de concepto exitosa
**Por qué Adaptive Parse y Make son la combinación perfecta**
Crearon un producto. Con Make, el equipo pasó de la teoría a la producción en menos de un año y ahora planea implementar su sistema ETL potenciado con IA para otros clientes.
La interfaz visual de Make, su diseño modular, su sólido manejo de errores y sus capacidades de IA lo convierten en la plataforma ideal para un desarrollo rápido y operaciones de datos complejas, mientras Adaptive Parse da vida a su visión.
¿Y el consejo que Michael y William ofrecen a todos los que empiezan con Make?
¿Listo para innovar con IA como Adaptive Parse?_No te lances solo a por lo más llamativo. Construye lo que encaje con tu flujo de trabajo real. Para nosotros, eso era Make. Nos ayudó a pasar de una idea a un producto funcional, más rápido que cualquier otra solución._