28 de julio de 2021 | 4 minutos
Caso histórico de Make (la fuente indica el 28 de julio de 2021). Este artículo reproduce un caso publicado por Make en esa fecha. Las cifras, herramientas y resultados son los que Make y la empresa cliente reportaron entonces para esa configuración concreta; no son una ejecución real de este sitio, ni una auditoría de los resultados actuales de la empresa, ni una garantía de disponibilidad, compatibilidad o precios vigentes. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
Descubre cómo Habitium, una empresa multinacional de comercio electrónico del mercado de los materiales de construcción, utilizó Make para automatizar la gestión de pedidos y mucho más.
Tarde o temprano, las empresas del sector del comercio electrónico se enfrentan a una pregunta difícil: ¿cómo gestionar los pedidos?
Las respuestas habituales son adquirir un sistema de gestión de pedidos estándar o construir uno personalizado desde cero.
Ambas opciones tienen sus pros y sus contras, de los que seguro que ya has oído hablar.
Los productos estándar pueden ser difíciles de escalar y pueden carecer de flexibilidad (lo que significa que las empresas tienen que adaptar sus procesos al producto, y no al contrario).
Por otro lado, desarrollar un sistema de gestión de pedidos desde cero es arriesgado, lleva mucho tiempo y, sin duda, resulta caro.
Las concesiones son reales, pero las opciones no terminan ahí.
La tercera alternativa es utilizar un producto para crear un sistema de gestión de pedidos personalizado. En otras palabras, una solución intermedia que combina lo mejor de ambos mundos.
Esto es lo que hizo una empresa emergente del mercado europeo de materiales y accesorios de construcción para competir con gigantes como Amazon, Orimat e Ikea.
Además, esta empresa no se conformó con haber creado un sólido sistema de gestión de pedidos. En su lugar, desarrolló uno automatizado que:
- Refleja su visión de la eficiencia empresarial
- Hace realidad esos principios
Esta es la historia de Habitium y de cómo utilizó Make para automatizar la gestión de pedidos y mucho más.
Un modelo de negocio directo al consumidor: el secreto está en los procesos
Habitium (también conocida como Materialesdefabrica en España) es una empresa española de comercio electrónico que vende materiales de construcción, accesorios y electrodomésticos directamente de los fabricantes.
Desde su fundación en 2014, la empresa se ha expandido a varios países de la eurozona, entre ellos España, Italia, Francia, Bélgica y Portugal.
Su modelo de negocio de alto volumen y bajo margen la convirtió en una opción destacada para los consumidores de toda la eurozona, pero también puso de manifiesto las limitaciones de los procesos tradicionales.
Entre ellos, la gestión de pedidos destacó como el más crucial, ya que el tiempo dedicado a los pedidos afectaba de forma significativa a los plazos de preparación y entrega.
Para competir con empresas como Amazon, el primer paso consistía en acelerar la preparación de pedidos a un nivel completamente nuevo.
En ese momento, los fundadores se encontraban en una encrucijada.
Programar un sistema automatizado de gestión de pedidos desde cero quedaba descartado debido a los riesgos y recursos necesarios, y las soluciones estándar no eran suficientes.
Así que, tras investigar varias opciones, decidieron crear su solución utilizando Make, además de otras herramientas conocidas como Trello y Google Sheets.
Ahora, veamos cómo funciona su sistema automatizado de gestión de pedidos.
Automatización de pedidos simplificada con Make
El nuevo sistema de gestión de pedidos de la empresa funciona de una forma maravillosamente sencilla. En el momento en que un cliente realiza un pedido, Make procesa la información y crea una tarjeta de Trello con todos los detalles del pedido, incluidos:
- Nombre completo, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico
- El producto o productos adquiridos
- El método de pago y el importe abonado
La tarjeta del pedido se coloca en una columna correspondiente a la marca, en un tablero dentro de una carpeta específica de Trello. En paralelo, Make envía los datos del pedido a una hoja de cálculo de Google Sheets, donde se guardan todos los pedidos.
Así es el sistema:
Como cada responsable de la empresa se encarga de una carpeta, dispone automáticamente de toda la información relevante organizada.
Con todos los datos disponibles, el responsable comprueba que todo sea correcto y procede a estudiar la viabilidad logística del pedido.
Una vez resuelta la logística, se envía un correo electrónico a las empresas o proveedores que fabrican y almacenan los productos.
Después, esas empresas envían el producto a un almacén de distribución o directamente al cliente, según lo que resulte más conveniente.
Por último, el responsable que llevó a cabo la gestión logística supervisa la entrega mediante un sistema de seguimiento hasta que el pedido llega a su destino.
Además, el sistema de gestión de pedidos se complementa con otros escenarios de Make, que se han implementado para gestionar incidencias previsibles, como cambios y cancelaciones de pedidos.
Bastante ingenioso, ¿verdad?
Resultados tangibles y otras consideraciones
Según los fundadores de Habitium, la automatización les está ahorrando «innumerables horas» de trabajo repetitivo cada día.
Sin embargo, el logro más interesante es la reducción de los tiempos de procesamiento de pedidos.
Según el caso publicado por Make, antes de implementar este sistema se tardaban unos 15 minutos en procesar completamente cada pedido. Ahora solo se tarda 1 minuto.
Esto también se refleja en los niveles de satisfacción de los clientes, como demuestran miles de reseñas excelentes. Esto ha llevado a Habitium a empezar a trabajar en nuevas automatizaciones con Make.
Actualmente, la empresa está desarrollando una automatización de gestión de existencias en colaboración con algunas de las marcas que vende, de modo que, cuando un producto se agote, el sitio web lo reflejará en cuestión de segundos.
Reflexiones finales: mantener la gestión de pedidos sencilla y directa
Es fácil complicar en exceso la gestión de pedidos, pero los requisitos principales de estos sistemas se mantienen más o menos constantes:
- Los datos del pedido deben enviarse de inmediato
- Las incidencias deben detectarse y comunicarse a las partes interesadas pertinentes
- Deben realizarse copias de seguridad de los datos por motivos de seguridad y operativos
El artículo original de Make (2021) señalaba que Make no solo permite hacer esto, sino que también te permite desarrollar a medida que avanzas. De este modo, evitas pagar por funciones que no usarás y amplías tu infraestructura de TI a medida que evolucionan tus necesidades. Como concluía ese mismo artículo original de Make (2021), los mejores procesos dan resultados y, una vez que empiezas a automatizar, no hay vuelta atrás. ¡Feliz automatización!