Jul 28, 2021 | 4 minutes
Caso publicado pela Make em 28 de julho de 2021 sobre a Habitium (Materialesdefabrica na Espanha), empresa espanhola de e-commerce de materiais de construção. Os números citados correspondem àquele momento; não constituem dados vigentes hoje.
Saiba como a Habitium, uma multinacional de e-commerce do mercado de materiais de construção, usou o Make para automatizar a gestão de pedidos — e ir além.
Em um momento ou outro, empresas do setor de e-commerce enfrentam uma pergunta difícil: como gerenciar os pedidos?
As respostas habituais a essa pergunta são adotar um sistema de gestão de pedidos pronto ou construir um personalizado do zero.
As duas opções têm seus prós e contras, sobre os quais você certamente já ouviu falar.
Produtos prontos podem ser difíceis de escalar e podem faltar flexibilidade (o que significa que as empresas têm que adaptar seus processos ao produto, e não o contrário).
Por outro lado, desenvolver um sistema de gestão de pedidos do zero é arriscado, demorado e certamente caro.
As desvantagens são reais, mas as escolhas não terminam aí.
A terceira alternativa é usar um produto para construir um sistema de gestão de pedidos personalizado. Em outras palavras, uma solução de meio-termo que combina o melhor dos dois mundos.
Foi o que fez uma empresa em ascensão no mercado europeu de materiais e acessórios de construção para competir contra gigantes como Amazon, Orimat e Ikea.
Além disso, essa empresa não se contentou em ter construído um bom sistema de gestão de pedidos. Em vez disso, criou um sistema automatizado que:
- Reflete suas concepções de eficiência nos negócios
- Entrega o que essas premissas prometem
Esta é a história da Habitium, e de como eles usaram o Make para automatizar a gestão de pedidos — e ir além.
Um modelo de negócio direto ao consumidor: o segredo está nos processos
A Habitium (também conhecida como Materialesdefabrica na Espanha) é uma empresa espanhola de e-commerce que vende materiais de construção, acessórios e eletrodomésticos direto dos fabricantes.
Desde sua fundação em 2014, a empresa se expandiu para cobrir vários países da zona do euro, incluindo Espanha, Itália, França, Bélgica e Portugal.
Seu modelo de negócio de alto volume e baixa margem a tornou uma opção de primeira linha para consumidores em toda a zona do euro, mas também mostrou as limitações dos processos tradicionais.
Entre elas, a gestão de pedidos se destacou como a mais crucial, já que o tempo gasto nos pedidos estava afetando significativamente os prazos de fulfillment e entrega.
Para competir com empresas como a Amazon, o primeiro passo foi acelerar o fulfillment de pedidos a um nível totalmente novo.
Nesse ponto, os fundadores se viram em uma encruzilhada.
Programar um sistema automatizado de gestão de pedidos do zero estava fora de cogitação, dados os riscos e os recursos envolvidos, e as soluções prontas não estavam dando conta.
Então, depois de pesquisar várias opções, eles decidiram criar sua solução usando o Make, junto com outras ferramentas bem conhecidas, como Trello e Google Sheets.
Agora, vamos dar uma olhada no motor do sistema automatizado de gestão de pedidos deles.
Automação de pedidos, simplificada pelo Make
O novo sistema de gestão de pedidos da empresa funciona de um jeito deliciosamente simples. No momento em que um cliente faz um pedido, o Make interpreta as informações e cria um cartão no Trello com todos os detalhes do pedido, incluindo:
- Nome completo, endereço, número de telefone, endereço de e-mail
- O produto (ou produtos) comprado
- A forma de pagamento e o valor pago
O cartão do pedido é colocado em uma coluna de “marca” em um quadro dentro de uma pasta dedicada do Trello. Em paralelo, o Make envia os dados do pedido para uma planilha do Google Sheets, onde todos os pedidos ficam guardados.
É assim que o sistema se parece:
Como cada gerente da empresa é responsável por uma pasta, todas as informações relevantes chegam organizadas para ele automaticamente.
Com todos os dados no lugar, o gerente verifica se está tudo correto e parte para estudar a viabilidade logística do pedido.
Depois que a logística é resolvida, um e-mail é enviado às empresas ou aos fornecedores que fabricam e estocam os produtos.
Em seguida, essas empresas enviam o produto para um centro de distribuição, ou direto para o cliente (dependendo do que for mais conveniente).
Por fim, o gerente que cuidou da gestão logística supervisiona a entrega por um sistema de rastreamento até o pedido chegar ao seu destino.
Além disso, o sistema de gestão de pedidos é aprimorado por outros cenários Make, que foram implementados para lidar com incidentes esperados, como alterações em pedidos e pedidos cancelados.
Bem engenhoso, não?
Resultados tangíveis e outras considerações
Segundo os fundadores da Habitium, a automação está economizando para eles “horas incontáveis” de trabalho repetitivo todos os dias.
A conquista mais interessante, porém, é a redução nos tempos de processamento de pedidos.
Antes de implementar esse sistema, levar cerca de 15 minutos para processar completamente cada pedido. Agora, leva 1 minuto.
E isso se reflete também nos níveis de satisfação dos clientes, como provam milhares de avaliações excelentes. Isso levou a Habitium a começar a trabalhar em mais automações com o Make.
A empresa está atualmente desenvolvendo uma automação de gestão de estoque em colaboração com algumas das marcas que vende, para que, sempre que um produto ficar sem estoque, o site reflita isso em questão de segundos.
Considerações finais: mantendo a gestão de pedidos simples e direta
É fácil exagerar na gestão de pedidos, mas os requisitos principais desses sistemas permanecem mais ou menos constantes:
- Os dados dos pedidos têm que ser encaminhados na hora
- Os incidentes têm que ser capturados e encaminhados aos responsáveis relevantes
- Os dados têm que ter backup para fins de segurança e operação
O Make não apenas permite tudo isso, como também deixa você construir conforme avança. Dessa forma, você evita pagar por recursos que não vai usar e expande sua infraestrutura de TI conforme suas necessidades evoluem. Processos melhores compensam, e uma vez que você começa a automatizar, não há mais volta. Boas automações!