Caso publicado por Make el 16 de julio de 2025, a partir del testimonio de Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones de Celonis. Las cifras describen la experiencia de su equipo de sistemas de administración, finanzas y recursos humanos.
Tres cuellos de botella
El equipo tenía que conectar un conjunto amplio de aplicaciones. Las facturas legales llegaban a Brightflag, pero Cuentas por Pagar descargaba los PDF, copiaba los datos en Workday y volvía a adjuntar los documentos. Era un proceso repetitivo que consumía tiempo y facilitaba errores.
Además, cada nueva conexión entre sistemas requería desarrollo a medida o herramientas complejas. Los ingenieros con más experiencia terminaban dedicando tiempo a tareas recurrentes en lugar de a problemas nuevos.
Por último, algunas aplicaciones que el equipo necesitaba no tenían un conector adecuado en el catálogo que utilizaban entonces. Esa es una circunstancia histórica del proyecto, no una afirmación sobre la disponibilidad actual de esas integraciones.
De Brightflag a Workday, sin volver a teclear la factura
Graboff explicó que creó la primera aplicación personalizada del equipo en un fin de semana. El flujo de facturación seguía esta secuencia:
- Recoger la factura aprobada en Brightflag.
- Reunir los datos de proveedor, centro de coste e impuestos.
- Crear la factura en Workday.
- Adjuntar el PDF original.
- Enviarla al circuito de aprobación.
Según su testimonio de 2025, el recorrido automatizado tardaba unos cinco minutos. Automatizar el traslado no eliminaba la aprobación: preparaba la factura para que siguiera el proceso financiero previsto.
Reutilizar patrones, no empezar de cero
El equipo construyó escenarios reutilizables para procesos que se repetían entre departamentos. El caso cita tres ejemplos:
- Enviar los datos de cierre mensual de Workday a Anaplan para comparar presupuesto y resultados.
- Sincronizar ausencias aprobadas de Workday con Salesforce para el seguimiento de servicios profesionales.
- Llevar solicitudes de compra aprobadas desde ServiceNow a Workday Financials.
En vez de reconstruir cada integración, el equipo duplicaba una base conocida y adaptaba las credenciales y la lógica. Graboff atribuyó a este método una entrega aproximadamente cinco veces más rápida que con herramientas anteriores, como Workday Studio. No es una comparación de rendimiento universal entre productos.
Aplicaciones propias y experimentación con IA
Celonis también desarrolló conectores para necesidades como Swoogo, Oanda Exchange Rates y Avalara AvaTax. La reutilización de esas piezas permitió ampliar el catálogo interno y compartir algunas con la comunidad.
El equipo aplicó el mismo enfoque a OpenAI, Gemini y Vertex AI para experimentar con clasificación, razonamiento y visión artificial dentro de sus procesos. El caso describe el trabajo del equipo; no demuestra que conectar un modelo resuelva automáticamente la gobernanza de datos.
Resultados y aprendizaje
La publicación recogió más de diez aplicaciones personalizadas creadas y publicadas para uso interno y comunitario, la automatización del traslado de facturas y una mayor participación de perfiles junior en el mantenimiento de los escenarios.
El aprendizaje del caso es organizativo: una primera integración útil sirvió de referencia para otras, y los patrones compartidos redujeron el trabajo repetido. Orientación editorial: antes de reutilizar un escenario, revisa su propietario, sus credenciales y las reglas de aprobación. Copiar una estructura no implica que los permisos y los datos sean apropiados para otro departamento.
Fuente: caso original de Make.