17 de febrero de 2021 | 5 minutos
Caso histórico de Make (la fuente indica el 17 de febrero de 2021). Este artículo reproduce un caso publicado por Make en esa fecha. Las cifras, herramientas y resultados son los que Make y la empresa cliente reportaron entonces para esa configuración concreta; no son una ejecución real de este sitio, ni una auditoría de los resultados actuales de la empresa, ni una garantía de disponibilidad, compatibilidad o precios vigentes. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
Esta es la historia de IMAP consulting y de cómo aprovecharon el potencial de automatización de su conjunto de aplicaciones para lograr mejoras de productividad impresionantes e inmediatas.
Una de las sensaciones más habituales que experimentan los fundadores y directores ejecutivos durante los ciclos de crecimiento de su empresa es también una de las peores: la pérdida de control.
Esto es especialmente cierto durante las etapas de crecimiento acelerado, cuando los equipos se amplían, los procesos se vuelven más complejos y los retos son más variados.
A medida que se producen estos cambios, queda claro que, independientemente de la habilidad de los fundadores, ya no es posible gestionarlo todo de cerca.
La mayoría de las veces, el elemento clave que falta en este punto es una estructura sólida de informes internos que permita recopilar datos de forma rápida y fiable sobre lo que sucede dentro y alrededor de la empresa.
Dado el ritmo acelerado de los ciclos de crecimiento, es fácil cometer errores al decidir una estructura de informes internos, por lo que estamos aquí para compartir un ejemplo interesante de cómo hacerlo correctamente.
En el siguiente caso de estudio, le mostraremos cómo IMAP, una consultora alemana cuya plantilla creció hasta superar los 50 empleados en 2020, convirtió un puñado de aplicaciones sencillas en un sistema automatizado de informes con resultados sorprendentes.
¿Tiene curiosidad? Veámoslo.
Predicar con el ejemplo: cómo IMAP creó su sistema automatizado de informes internos
No es raro que el sector de la consultoría se enfrente a retos que también son habituales en muchos otros sectores. Por ejemplo, a medida que se produce el crecimiento, los procesos que requieren mucho tiempo y personal incrementan los costes internos, y la necesidad de sistemas de informes de KPI adquiere cada vez más importancia. En este punto, muchas empresas se ven obligadas a replantearse las estructuras y procesos internos para afrontar estos retos. Para mantener la competitividad, los recursos deben utilizarse en actividades que generen valor real, y hay poco margen y tiempo que desperdiciar. Con la ayuda de la agencia de automatización de procesos empresariales Wemakefuture, este fue un reto al que se enfrentó la consultora especializada en organización IMAP y que finalmente superó.
Acerca de IMAP
IMAP es una consultora sistémica de recursos humanos y desarrollo organizacional con sede en Düsseldorf, Alemania. Centrada en el cambio y la cultura para el desarrollo organizacional y profesional, IMAP ha liderado con éxito más de 500 procesos de transformación tanto en el sector privado como en el público desde su fundación en 2002. Entre sus clientes se encuentran administraciones públicas de ámbito federal, estatal y local, instituciones de seguridad social y también empresas privadas. En 2020, la empresa experimentó un crecimiento acelerado y se enfrentó a una serie de nuevos retos relacionados con la ampliación del equipo y la infraestructura de TI.
Superar los retos del crecimiento
El principal obstáculo al que se enfrentó IMAP durante su última etapa de crecimiento era tan directo como urgente: la infraestructura de TI de la empresa no podía seguir el ritmo de la expansión del equipo.
Una estructura de servidores locales obsoleta provocaba descontento e inquietud entre los empleados y la dirección, y también limitaba las posibilidades de trabajo remoto al comienzo de la pandemia de COVID-19.
Aunque se suponía que una VPN garantizaría el acceso al servidor desde cualquier lugar, no funcionaba de forma satisfactoria.
A medida que el equipo crecía, la infraestructura no podía absorber la carga administrativa de los proyectos, y aumentaban las peticiones de una nueva solución que cubriera las necesidades internas de la empresa.
Lo que inicialmente comenzó como un proceso de migración a la nube se convirtió rápidamente en nuevas oportunidades para seguir mejorando las capacidades de elaboración de informes internos de la empresa.
Tras pasar de servidores locales a servidores en la nube, IMAP definió nuevos KPI para obtener una mejor visión general de los proyectos, el rendimiento y la utilización de recursos.
Con el objetivo de tomar decisiones basadas en datos, la dirección de la empresa convirtió la visualización de estos KPI en una prioridad absoluta.
El conjunto de aplicaciones para los informes internos automatizados
La pieza central del sistema automatizado de informes internos de IMAP es Podio, una aplicación de gestión del trabajo en la nube que IMAP ya utilizaba. Podio destaca por ser una aplicación que facilita las integraciones, lo que abrió la puerta a una amplia variedad de posibilidades en materia de informes. Por suerte, los empleados de IMAP ya estaban acostumbrados a registrar sus horas de trabajo, los estados de los proyectos y las actualizaciones en Podio; podría decirse que ya contaban con los ingredientes adecuados para crear el sistema automatizado de informes en torno a Podio. Sin embargo, había un inconveniente: los datos recopilados por Podio se evaluaban manualmente, lo que ralentizaba el proceso hasta casi detenerlo y desperdiciaba recursos que, de otro modo, eran valiosos. Teniendo esto en cuenta, el primer paso fue estructurar y clasificar los datos disponibles previamente en:
- Encargos
- Empleados
- Licitaciones
- Proyectos actuales
- Proyectos anteriores
Mediante Make, los datos correspondientes se transfirieron automáticamente de Podio a Airtable y Google Sheets, que ofrecían las funciones necesarias para realizar análisis y visualizaciones posteriores.
La decisión de utilizar tanto Airtable como Google Sheets se basó en un enfoque práctico para cubrir diferentes escenarios.
Airtable ofrece una visión más clara y más posibilidades para futuras automatizaciones, mientras que Google Sheets se integra mejor con otras aplicaciones de Google, incluida la herramienta de visualización de datos Google Data Studio.
Aquí es donde finalmente se transfieren los datos para generar informes automáticamente, lo que permite a la dirección, los ejecutivos y los equipos obtener una visión detallada del estado de la empresa.
En la página de inicio de la intranet, todos los empleados pueden consultar actualmente KPI actualizados y detallados. Después, los datos se debaten entre los equipos y se utilizan para realizar seguimientos y fomentar la mejora continua.
Resultados que hablan por sí solos
Además de automatizar la creación de informes internos, IMAP describe los beneficios de su sistema en términos inequívocos:
"La automatización ahorra una cantidad increíble de tiempo y hace que el trabajo sea mucho más atractivo porque ya no tenemos que procesar tantos pasos de trabajo manualmente. Además, la actualización de los datos y la transparencia respecto al desarrollo de la empresa han aumentado significativamente y, con ello, han adquirido una importancia notablemente mayor en todo el equipo. Hemos crecido increíblemente rápido en los últimos años. Debido al crecimiento de nuestra empresa, acompañado de un mayor número de proyectos y consultores y de una reestructuración interna de nuestra organización, también ha aumentado la complejidad, especialmente en el área administrativa. […] En resumen, los cambios tuvieron un efecto muy positivo en el trabajo colaborativo en los proyectos y en los procesos internos. En conjunto, es muy, muy positivo ver que ahora podemos concentrarnos más en las cosas importantes y, por suerte, todavía tenemos muchas de ellas." Ute Sauerländer, responsable de Procesos Empresariales y Proyectos en IMAP
La automatización de procesos en IMAP aún no ha terminado. Junto con la infraestructura en la nube, las automatizaciones recién implementadas sentaron las bases para más ideas y proyectos. Según el caso publicado por Make, los resultados han sido sencillamente extraordinarios. IMAP logró registrar un aumento de eficiencia del 17 % en toda la organización justo después de completar el proyecto. El tiempo dedicado a preparar presupuestos se redujo hasta en un 75 %. En total, pudieron automatizar el 84 % de las tareas administrativas restantes y de coordinación y comunicación.
Conclusión
Según el artículo original de Make (2021), la historia de éxito de IMAP también demuestra lo versátil que es la automatización y cómo puede ayudar a una amplia variedad de organizaciones y sectores a optimizar sus procesos empresariales para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. O, como afirma la dirección de IMAP:
"Ganamos más tiempo para la creación de valor real en lugar de dedicarlo a un trabajo administrativo minucioso y detallado".
Como señalaba el artículo original de Make (2021), una cosa está clara: en medio de procesos de crecimiento rápidos y exigentes, un sistema automatizado de informes internos que cualquiera puede crear con herramientas cotidianas es una doble victoria en un momento muy necesario. Menos costes, datos accionables y resultados medibles: esa es la esencia de un sistema automatizado de informes internos, pero también la receta perfecta contra esa sensación angustiosa de perder el control.