Feb 17, 2021 | 5 minutes
Caso publicado pela Make em 17 de fevereiro de 2021 sobre a consultoria alemã IMAP e a agência de automação Wemakefuture. O artigo pode citar o produto pelo nome que tinha na época; os números e depoimentos correspondem àquele momento e não constituem dados vigentes hoje.
Esta é a história da consultoria IMAP e de como ela liberou o potencial de automação dentro de seu stack de aplicativos, obtendo ganhos de produtividade impressionantes e imediatos.
Um dos sentimentos mais prevalentes que fundadores e CEOs experimentam durante os ciclos de crescimento de suas empresas também é terrível: a perda de controle.
Isso é especialmente verdade durante estágios de crescimento rápido, quando as equipes se expandem, os processos se tornam menos diretos e os desafios mais variados.
À medida que essas mudanças acontecem, fica claro que, independentemente de quão capacitados os fundadores sejam, gerenciar tudo de perto não é mais possível.
Na maioria das vezes, o elemento-chave que falta nesse ponto é uma estrutura sólida de relatórios internos que permita a coleta rápida e confiável de dados sobre o que acontece dentro e ao redor da empresa.
Dada a natureza acelerada dos ciclos de crescimento, é fácil cometer erros ao decidir sobre uma estrutura de relatórios internos, então estamos aqui para compartilhar um exemplo interessante de como isso é feito corretamente.
No estudo de caso a seguir, vamos mostrar como a IMAP — uma consultoria alemã cujo quadro de funcionários saltou para mais de 50 em 2020 — transformou um punhado de aplicativos simples em um sistema automatizado de relatórios, com resultados surpreendentes.
Curioso? Vamos dar uma olhada!
Dando o exemplo: como a IMAP construiu seu sistema automatizado de relatórios internos
Não é raro que o setor de consultoria enfrente desafios que também são familiares a muitos outros setores. Por exemplo, à medida que o crescimento acontece, processos intensivos em tempo e pessoal aumentam os custos internos, e a necessidade de sistemas de relatórios de KPIs se torna cada vez mais importante. Nesse ponto, muitas empresas são forçadas a repensar estruturas e processos internos para dominar esses desafios. Para se manter competitiva, os recursos precisam ser usados em atividades que criam valor real, e há pouco espaço ou tempo a desperdiçar. Com a ajuda da agência de automação de processos de negócio Wemakefuture, este é um desafio que a consultoria organizacional IMAP encontrou — e, no fim, dominou.
Sobre a IMAP
A IMAP é uma consultoria sistêmica de recursos humanos e desenvolvimento organizacional sediada em Düsseldorf, na Alemanha. Focada em mudança e cultura para o desenvolvimento organizacional e profissional, a IMAP conduziu com sucesso mais de 500 processos de transformação nos setores público e privado desde sua fundação em 2002. Sua clientela inclui a administração pública nos níveis federal, estadual e municipal, instituições de seguridade social e também empresas privadas. Em 2020, a empresa experimentou um crescimento acelerado e enfrentou uma série de novos desafios ligados à expansão da equipe e à infraestrutura de TI.
Mantendo-se à frente dos desafios de crescimento
O principal obstáculo que a IMAP enfrentou durante seu último estágio de crescimento era ao mesmo tempo brusco e urgente: a infraestrutura de TI da empresa não conseguia acompanhar a velocidade da expansão da equipe.
Uma estrutura de servidores locais desatualizada causava descontentamento e inquietação entre funcionários e a diretoria, e também limitava as possibilidades de trabalho remoto justo no início da pandemia de COVID-19.
Embora uma VPN devesse garantir o acesso ao servidor de qualquer lugar, isso não funcionava de forma suficiente.
À medida que a equipe crescia, o escopo administrativo dos projetos não podia ser absorvido pela infraestrutura, e os pedidos por uma nova solução ficaram mais altos para atender às necessidades internas da empresa.
O que inicialmente começou como um processo de migração para a nuvem rapidamente se desenvolveu em oportunidades cada vez mais novas de aprimorar as capacidades de relatórios internos da empresa.
Depois de trocar os servidores locais por servidores em nuvem, a IMAP definiu novos KPIs para permitir uma visão melhor dos projetos, do desempenho e da utilização de recursos.
Com o objetivo de tomar decisões baseadas em dados, a liderança da empresa tornou a visualização desses KPIs uma prioridade máxima.
O stack de aplicativos para relatórios internos automatizados
No coração do sistema de relatórios internos automatizados da IMAP está o Podio, um aplicativo de gestão de trabalho em nuvem que a IMAP já usava anteriormente. O Podio se destaca como um aplicativo amigável a integrações, o que abriu as portas para uma ampla gama de possibilidades em termos de relatórios. Por sorte, os funcionários da IMAP já estavam acostumados a registrar suas horas de trabalho, status de projetos e atualizações no Podio; pode-se dizer que os ingredientes certos para construir o sistema de relatórios automatizado em torno do Podio já estavam lá. No entanto, havia um porém: os dados coletados pelo Podio estavam sendo avaliados manualmente, o que deixava o processo lento demais e desperdiçava recursos valiosos. Com isso em mente, o primeiro passo foi estruturar e qualificar os dados anteriormente disponíveis em:
- Pedidos
- Funcionários
- Licitações
- Projetos atuais
- Projetos anteriores
Usando o Make, os dados correspondentes eram então transferidos automaticamente do Podio para o Airtable e o Google Sheets, que forneciam as capacidades necessárias para análise e visualização posteriores.
A decisão de usar tanto o Airtable quanto o Google Sheets partiu de uma abordagem prática para cobrir cenários diferentes.
O Airtable oferece clareza e mais possibilidades de automação adicional, enquanto o Google Sheets é mais compatível com outros aplicativos do Google, incluindo a ferramenta de visualização de dados Google Data Studio.
É para lá que os dados são finalmente transferidos para a geração automática de relatórios, permitindo que a gestão, os executivos e as equipes obtenham uma visão detalhada do estado da empresa.
Na página inicial da intranet, todos os funcionários podem ver atualmente KPIs atualizados e ricos em dados. Os dados são então discutidos entre as equipes e usados para follow-ups e melhoria contínua.
Resultados que falam por si mesmos
Além de automatizar a criação de relatórios internos, a IMAP descreve os benefícios de seu sistema em termos inequívocos:
"A automação economiza uma quantidade incrível de tempo e torna o trabalho muito mais atraente, porque não precisamos mais processar tantas etapas manualmente. Além disso, a atualidade dos dados e a transparência sobre o desenvolvimento da empresa aumentaram significativamente e, com isso, ganharam um status visivelmente mais alto dentro de toda a equipe. Crescemos incrivelmente rápido nos últimos anos. Devido ao crescimento da nossa empresa, acompanhado de um número maior de projetos e consultores e de uma reestruturação interna da nossa organização, a complexidade também aumentou — especialmente na área administrativa. […] Em resumo, as mudanças tiveram um efeito altamente positivo no trabalho colaborativo nos projetos e nos processos internos. No geral, é muito, muito positivo ver que agora podemos nos concentrar mais nas coisas mais importantes — e, felizmente, ainda temos muitas delas." Ute Sauerländer, gerente de processos de negócio e projetos da IMAP A automação de processos na IMAP ainda não acabou. Junto com a infraestrutura de nuvem, as automações recém-implementadas lançaram as bases para mais ideias e projetos. E, mais importante, os resultados foram nada menos que fenomenais. A IMAP conseguiu registrar um aumento de 17% na eficiência em toda a organização logo após a conclusão do projeto. O tempo economizado na elaboração de orçamentos chegou a 75%. No total, eles conseguiram automatizar 84% das tarefas restantes e de ponte comunicativa.
Conclusão
A história de sucesso da IMAP também mostra como a automação é versátil e como pode ajudar uma ampla gama de organizações e setores a otimizar seus processos de negócio para ganhos de tempo e produtividade. Ou, como afirma a liderança da IMAP:
"Ganhamos mais tempo para a criação de valor real, em vez de trabalho administrativo meticuloso em detalhes". Uma coisa fica clara: no ritmo de processos de crescimento rápidos e desafiadores, um sistema automatizado de relatórios internos que qualquer pessoa pode construir a partir de ferramentas do dia a dia é uma vitória em dose dupla em um momento muito necessário. Menos custos, dados acionáveis e resultados mensuráveis: esse é o núcleo de um sistema automatizado de relatórios internos, mas também a receita perfeita contra aquela sensação desanimadora de perder o controle.