Caso publicado por Make el 2 de abril de 2024, basado en el testimonio de Jonathan Posselt, responsable del equipo de IA de Fonds Finanz. Las 10.000 horas del título son el ahorro de trabajo administrativo que él atribuyó a los escenarios de Make durante el año anterior a la entrevista.
Empezar por los contactos comerciales
Fonds Finanz, una agrupación alemana de intermediarios de seguros, tenía sistemas desconectados y procesos manuales. Posselt comenzó buscando una manera de llevar los contactos generados en Facebook al CRM.
Según su relato, en 2021 la primera idea había sido encargar una transferencia desarrollada a medida. Con Make pudo construir el recorrido por su cuenta y después ampliar el enfoque a los contactos de WordPress.
El proyecto llamó la atención de ventas, que pidió ayuda para automatizar la incorporación de nuevos clientes. Así, una mejora de marketing empezó a convertirse en una capacidad compartida.
Reducir el trabajo con solicitudes de seguros
Otra parte del trabajo consistía en revisar formularios de solicitud: identificar al titular, las personas aseguradas, la prima y la compañía, comprobar los documentos y trasladarlos al sistema correspondiente.
La empresa utilizaba distintos CRM, entre ellos Salesforce para soporte y SAP para información de pagos. Posselt explicó que coordinar los datos era difícil, especialmente cuando no se disponía de una API adecuada.
En el flujo de documentos descrito, Make extraía de Salesforce los correos con solicitudes y los remitía a Document AI para obtener información de los contratos. Make coordinaba las etapas del proceso. Las comprobaciones de firmas y de la capacidad del cliente para contratar seguían siendo requisitos del negocio; extraer texto no equivale a validar legalmente un contrato.
Un asistente para contenidos de seguros
Fonds Finanz también presentó un sistema de marketing en redes sociales apoyado en IA. El usuario indicaba su perfil, audiencia y productos. La solución proponía temas, preparaba un calendario editorial y generaba textos e imágenes.
Make trasladaba las solicitudes al sistema de IA, devolvía el contenido a la base de datos y coordinaba la publicación en LinkedIn mediante peticiones HTTP. El caso vinculaba este proyecto con un premio de innovación de Cash.Online en el sector asegurador.
Es una descripción del flujo de la empresa, no una garantía de exactitud del contenido generado ni una instrucción para publicar material financiero sin revisión.
De un impulsor a un equipo interno
El equipo de automatización pasó, según el artículo, de dos a cuatro personas. Además de construir soluciones, organizaba talleres semanales con unos quince empleados para identificar tareas manuales y formar usuarios de referencia en cada departamento.
En abril de 2024, la publicación mencionaba 127 escenarios en la organización. Posselt cifró el ahorro del año anterior en 10.000 horas de trabajo administrativo frente a los procedimientos manuales.
Qué enseña este recorrido
El crecimiento de la automatización no se limitó a añadir conexiones. Incluyó formación, responsables internos y reutilización de aprendizajes entre departamentos.
Orientación editorial: si aplicas un patrón de extracción documental, distingue los datos extraídos de los datos verificados y define cómo atender los casos incompletos. El resultado histórico de Fonds Finanz no demuestra el mismo ahorro ni el mismo nivel de control en otra empresa.
Fuente: caso original de Make.