Caso publicado por Make el 19 de mayo de 2021. El ahorro de unas diez horas semanales se atribuye a Scentia tras el trabajo de la agencia Makeitfuture; no es una previsión para cualquier proceso de incorporación de clientes.
Un proceso largo y muchos documentos
Scentia ayudaba a profesionales a encontrar una universidad asociada para realizar un doctorado y les acompañaba durante el proceso académico y administrativo.
La incorporación podía durar semanas o meses. Requería mantener contacto con cada candidato y recopilar certificados de estudios, expedientes, referencias y otros documentos. El problema no era únicamente recibirlos, sino saber cuáles estaban pendientes y mantener informado al equipo.
Antes: correo, CRM y actualizaciones manuales
El formulario de la web de WordPress enviaba un correo a Outlook, dentro del entorno Office 365. Un empleado creaba después el contacto en Pipedrive y respondía.
Cada correo posterior podía implicar volver a revisar o modificar la ficha. Los empleados verificaban los documentos y los subían al CRM; cuando el expediente era adecuado, preparaban el envío a las universidades.
Si alguien olvidaba actualizar un estado, otro compañero podía pedir de nuevo la misma información o no detectar un documento pendiente. La necesidad era estandarizar el seguimiento sin perder la relación personal con el candidato.
Primer paso: encaminar las entradas del formulario
Makeitfuture conectó las herramientas habituales de Scentia mediante Make. Según el caso, una nueva entrada del formulario activaba dos acciones:
- Avisar por correo al empleado responsable del seguimiento.
- Enviar los datos mediante un webhook a una base de Airtable.
El original utilizaba Contact Form 7 como ejemplo de entrada de formularios. Aquí se conserva la lógica del proceso, sin presentar un nombre de módulo de 2021 como instrucción vigente de instalación.
Outlook también formaba parte del recorrido, de modo que el contacto inicial podía dar paso a mensajes de seguimiento e información en los momentos previstos.
Segundo paso: estados visibles en Pipedrive
Los candidatos recibían estados distintos en Pipedrive. Esto ayudaba a ver en qué punto estaba cada persona y cuál era la siguiente tarea.
La automatización no decidía por sí sola la admisión a un doctorado. Su papel era trasladar información y hacer visible el avance del expediente para que el equipo pudiera coordinarse.
Tampoco debe deducirse del caso que toda revisión documental desapareció: la necesidad de comprobar la idoneidad de los documentos formaba parte del proceso de Scentia.
Resultados comunicados
La publicación informó de unas diez horas semanales de trabajo ahorradas y una mayor actividad de contacto con clientes. Scentia destinaba parte de ese tiempo a consultas más útiles y a probar nuevas formas de captación.
La solución aprovechaba aplicaciones que el equipo ya conocía, como Pipedrive y Outlook, en vez de exigir sustituir toda su forma de trabajar.
Qué conservar al adaptar la idea
Orientación editorial: define una lista de documentos y estados comprensibles, un responsable de cada contacto y una regla para tratar envíos repetidos. Verifica también quién puede acceder a los expedientes. Lo importante es que el equipo pueda distinguir lo recibido, lo revisado y lo pendiente; un mensaje enviado no equivale a un expediente completo.
Este artículo no incluye una plantilla probada ni una configuración actual de las aplicaciones de Scentia.
Fuente: caso original de Make.