Dec 8, 2020 | 13 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 8 de dezembro de 2020). Este texto reproduz um guia da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Maximize o potencial dos recursos pelos quais você já paga com estes fluxos de trabalho automatizados para agências digitais que conectam o ClickUp a outros apps do seu kit de ferramentas. Faça mais, escale mais rápido e preste serviços melhores!
Processos bagunçados nunca são bons para agências digitais.
Pense em todas as tarefas que uma agência faz para seus clientes:
- Geração de leads
- Coleta de informações dos clientes
- Entrega de serviços
- Comunicação com a equipe
- Acompanhamento do progresso
E mais: tudo isso pode acontecer dentro do escopo de um único projeto e exigir o uso de várias ferramentas. É fácil cair presa do caos. É por isso que contar com o ClickUp para gerenciamento de projetos é o primeiro passo para controlar esse caos. O segundo passo são as integrações do ClickUp. Ao conectar o ClickUp aos outros apps do seu kit de ferramentas, você poderá automatizar suas tarefas. Isso costuma ser chamado de "automação do ClickUp", que permite:
- Aumentar a produtividade
- Reduzir o erro humano
- Melhorar as operações
Com isso em mente, vamos mostrar uma série de templates simples da Make para automatizar o ClickUp e trazer sua agência para esta nova era da automação. Integrações do ClickUp para processos de vendas
Conquistar novos clientes é desafiador, mas também uma parte essencial do crescimento da sua agência digital.
Embora os detalhes do processo possam variar de agência para agência, ele costuma envolver o seguinte:
- Definir uma estratégia
- Preparar apresentações
- Gerar e qualificar leads
Muito trabalho precisa ser feito antes que você possa transformar prospects em clientes! Embora o ClickUp não possa substituir ferramentas de CRM que oferecem pacotes completos de atendimento ao cliente, você pode criar fluxos de trabalho semelhantes aos de um CRM dentro da plataforma. Se você seguir por esse caminho para minimizar as ferramentas das quais sua agência depende, vai precisar de integrações poderosas do ClickUp com outros apps do seu kit. Essas integrações vão extrair o máximo da sua assinatura do ClickUp e ajudar você a:
- Evitar tarefas repetitivas
- Eliminar gargalos
- Acelerar o ciclo de vendas
Abaixo você encontrará uma série de tarefas de vendas que pode automatizar conectando o ClickUp a outros apps populares entre agências digitais.
Conecte o ClickUp ao Typeform para organizar seus leads
O Typeform é uma das melhores ferramentas disponíveis para coletar leads. Mas o que acontece depois que você consegue os leads?
- Quem vai inserir os dados manualmente?
- Quem vai organizar os arquivos?
- Quem vai acompanhar os leads e fechá-los?
Em vez de ter um membro da equipe dedicado a isso (ou pior, fazer todo o trabalho sozinho), é melhor automatizar o processo. Ao conectar o Typeform ao ClickUp, seus leads serão organizados e classificados automaticamente, assim que chegarem. Você pode então começar a entregar serviços sem ter que lidar com tarefas que atrapalham o progresso. Criar tarefas no ClickUp a partir de novas entradas do Typeform
Conecte o Clearbit ao ClickUp para perseguir os leads certos
Agora que você coletou leads com o Typeform, é hora de qualificá-los.
A qualificação de leads determina quais prospects valem a pena perseguir e quais não valem.
Com essa informação, você pode dedicar mais tempo a conhecer os leads que importam e, assim, focar neles para aumentar seu retorno sobre investimento (ROI).
Distinguir uma venda viável de uma improvável também ajuda você a:
- Direcionar seus esforços
- Investir onde vale a pena
- Prevenir maus negócios
- Atrair clientes com bom encaixe
Para executar seu processo de qualificação da forma mais eficiente possível, recomendamos conectar o Clearbit ao Typeform e ao ClickUp. O que o Clearbit faz? Ele recupera informações sobre pessoas e empresas com base em seus endereços de e-mail. Com essa integração, leads qualificados serão adicionados automaticamente a uma lista na pasta do ClickUp que você escolher. Você pode então perseguir leads promissores com mais facilidade e rapidez. Qualificar leads do Typeform com o Clearbit e organizá-los no ClickUp
Conecte o Mailchimp ao ClickUp para fazer follow-up dos contatos individualmente
Milhares de agências ao redor do mundo contam com o Mailchimp para:
- Coletar e-mails
- Construir listas de e-mail
- Configurar campanhas automatizadas
Nada disso seria possível sem listas de e-mail, e é aí que está o dinheiro. Enviar campanhas de e-mail é ótimo, mas é sempre bom lembrar que os prospects também valorizam tempo um a um. Com isso em mente, você pode querer considerar entrar em contato com eles pessoalmente. Mas como transformar uma lista de e-mails em uma lista de tarefas que permitirá iniciar esse processo? A resposta é armazenar as informações dos seus leads do Mailchimp no ClickUp. Dessa forma, você terá acesso a cada lead separadamente e poderá atender às suas necessidades e problemas de maneira organizada e estruturada. Criar tarefas no ClickUp a partir de leads do Mailchimp
Conecte o ClickUp ao seu CRM para acelerar a entrega de serviços
Agências lidam com briefs de clientes o tempo todo. Mas à medida que sua base de clientes cresce, cresce também o número de desafios que seus gerentes de conta enfrentam, incluindo:
- Administração de tarefas
- Atribuição de funções
- Controle de tempo
- Alinhamento da equipe
- Entrega pontual
Uma parte fundamental do gerenciamento de gargalos comuns é conectar eficientemente os gerentes de conta aos gerentes de projeto e diretores de criação. Ao costurar bem a rede dentro da sua agência, você vai:
- Aumentar a transparência dos projetos (tanto para sua equipe quanto para seu cliente)
- Definir prazos gerenciáveis
- Acompanhar o progresso das contas
Para fazer isso, você pode considerar usar uma automação simples para dar o pontapé inicial nas entregas do projeto entre equipes assim que um negócio é fechado no seu CRM. Por exemplo, se você usa o Pipedrive como CRM, a Make pode automaticamente detectar um negócio fechado e criar um registro no ClickUp que toda a sua equipe verá e começará a trabalhar. Criar um registro no ClickUp a partir de um negócio fechado no CRM Pipedrive Além disso, tenha em mente que você pode substituir o Pipedrive por outro CRM; a Make suporta mais de 50 CRMs que você pode usar para recriar o template acima. Integrações do ClickUp para gerenciamento de contas de clientes
Os gerentes de conta de agências digitais atuam como uma ponte entre as equipes de criação e o cliente e, para isso, muita coisa cai sobre seus ombros. O atendimento ao cliente é uma das responsabilidades mais demoradas, embora importantes, com as quais uma agência precisa lidar.
Os gerentes de conta precisam:
- Definir expectativas
- Estabelecer metas
- Construir confiança
- Entregar resultados
- Cultivar relacionamentos
Para fazer isso, eles precisam estabelecer um bom relacionamento de trabalho com o cliente, que envolve interações do dia a dia como:
- Responder às dúvidas dos clientes
- Definir prazos
- Comunicar mudanças dos clientes
- Dar relatórios de status
- Agendar reuniões
A eficácia da comunicação entre agência e cliente impacta diretamente a satisfação do cliente. Mas acompanhar todas as tarefas, especialmente ao atender vários clientes ao mesmo tempo, pode ser um pesadelo logístico. Se você optar por automatizar o processo de atendimento ao cliente, não só evitará trabalho administrativo desnecessário, como também construirá relacionamentos duradouros com seus clientes, que se sentirão compreendidos e bem cuidados. Aqui está uma automação simples que conecta seu Zendesk — uma das principais ferramentas de suporte ao cliente — ao ClickUp, para manter os clientes felizes.
Conecte o Zendesk ao ClickUp para oferecer respostas rápidas às dúvidas dos clientes
Embora seja impossível eliminar totalmente as reclamações dos clientes, você certamente pode reduzir o atrito nas interações de satisfação do cliente.
Os clientes querem saber que você os entende e que pode resolver seus problemas rapidamente. Para isso, você precisa:
- Coletar as informações necessárias do cliente
- Manter as informações organizadas
- Responder às dúvidas assim que elas surgirem
- Fornecer soluções sem fazer muitas perguntas adicionais
Com o template abaixo, você pode criar tarefas automaticamente no ClickUp a partir de novos tickets do Zendesk, já tendo todas as informações do cliente em mãos para resolver o problema. Dessa forma, nenhuma dúvida fica sem resposta e nenhum cliente se sente deixado de lado. Criar tarefas no ClickUp a partir de novos tickets do Zendesk Integrações do ClickUp para processos de comunicação
Otimizar seu processo de comunicação melhora as operações do negócio em todas as frentes. Uma boa comunicação:
- Constrói confiança com o cliente
- Ajuda as equipes a executar mais rápido
- Ajuda a alcançar as metas do cliente no prazo
- Mantém bons relacionamentos
- Ajuda a escalar o negócio com eficiência
As agências precisam acompanhar tanto as comunicações internas quanto as externas, mas às vezes isso é mais fácil de dizer do que de fazer. Os prazos se aproximam, os clientes esperam mudanças de última hora e as notificações de várias plataformas não param de chegar. Regra número um para lembrar em meio ao caos: mantenha a conversa rolando! Depois, seja mais detalhado sobre como você aborda a comunicação na sua agência:
- Defina um canal principal de comunicação interna no Slack, Microsoft Teams ou outra ferramenta de sua escolha
- Seja consistente nas suas comunicações internas e externas
- Tenha uma estratégia de comunicação clara com cada cliente, e para cada etapa e iteração do projeto
Para isso, aqui estão algumas automações do ClickUp para ajudar você a começar.
Conecte o ClickUp ao Google Forms para iniciar o onboarding de clientes com as informações certas
A lista do que precisa ser feito em um processo de onboarding de novos clientes pode parecer interminável:
- Enviar e-mails e agendar reuniões
- Responder a dúvidas
- Solicitar materiais
- Reunir documentos assinados e aprovações
Não lide com todas essas tarefas separadamente. Em vez disso, adote uma visão holística do seu fluxo de onboarding de clientes. Isso começa tratando as informações do cliente como a base de tudo. É importante que você:
- Reúna as informações do cliente desde o início
- Continue alimentando esse banco de informações à medida que o projeto avança
- Organize as informações e distribua-as às equipes certas
A informação certa, armazenada nos lugares certos e disponibilizada às pessoas certas, tornará o processo de onboarding mais fluido e ágil. Isso também ajuda você a conhecer o cliente mais rápido e melhor e, em troca, o cliente se sente compreendido e bem cuidado. Uma maneira fácil de começar o onboarding com o pé direito é coletar informações com base em um formulário personalizado que faz ao cliente todas as perguntas certas. Depois que um formulário é preenchido por um cliente, as informações serão automaticamente adicionadas ao ClickUp como uma tarefa, para que sua equipe possa começar a trabalhar sem que peças faltando impeçam o projeto de avançar. Criar tarefas no ClickUp a partir de novas respostas do Google Forms
Conecte o ClickUp ao Slack para ficar por dentro da lista de tarefas
A comunicação interna em agências digitais pode fazer ou quebrar um projeto. Ela também pode construir relacionamentos fortes com os clientes ou sabotá-los.
Em uma agência, você precisa:
- Colaborar em equipe
- Comunicar-se bem com os clientes
- Entregar serviços no prazo
Fazer isso é mais fácil se você tiver uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp ao seu lado, mas mesmo assim há armadilhas a observar. As listas do ClickUp são dinâmicas e úteis, mas também podem ficar confusas rápido demais. Novas tarefas são adicionadas constantemente e outras removidas, e é fácil perder o controle do que realmente precisa ser feito. Para recuperar a sensação de ordem, conecte sua lista do ClickUp ao Slack. O Slack vai recuperar todas as tarefas da lista em um cronograma predeterminado para que:
- Sua equipe esteja sempre atualizada sobre todo o trabalho pendente
- Seus clientes recebam os serviços entregues no prazo
- Seus projetos corram sem problemas
Recuperar todas as tarefas de uma lista no ClickUp e enviá-las via Slack Integrações do ClickUp para gerenciamento de projetos
Embora o ClickUp seja feito para gerenciamento de projetos, sua amplitude não termina no uso de uma ferramenta ou plataforma.
Agências digitais usam várias ferramentas para executar, e essas ferramentas precisam se comunicar entre si. Ao fazer isso, você garantirá que:
- As equipes estejam alinhadas
- As informações fluam entre as ferramentas
- Os clientes recebam resultados no prazo
Pense bem sobre quais caminhos você gostaria de configurar e quais tarefas repetitivas gostaria de automatizar. Depois de ter um esboço claro dos fluxos de trabalho principais e secundários que precisam ser conectados e automatizados, você pode começar a implementar. Aqui estão algumas automações do ClickUp simples, porém poderosas, que podem ajudar você a sair na frente.
Conecte o ClickUp ao Calendly para documentar reuniões e obter insights do lado do cliente
Apps de agendamento trazem muito para a mesa de uma agência digital. Eles podem:
- Automatizar o agendamento ao longo de todo o pipeline do projeto
- Fazer crescer os relacionamentos com clientes por meio de conexões sem atrito
- Converter prospects mais facilmente
Um app de agendamento como o Calendly pode fazer muito, mas, como qualquer ferramenta, tem suas limitações. Por exemplo, o Calendly pode agilizar seu agendamento, mas o que acontece depois disso? As reuniões são uma fonte de informação e algo precisa ser feito com elas. As ligações com clientes precisam ser decompostas em:
- Anotações
- Etapas de ação
- Entregas
- Atribuições de tarefas
Para sair na frente, conecte o Calendly ao ClickUp. Toda vez que uma nova reunião for agendada pelo Calendly, uma nova tarefa será criada para ela no ClickUp. Assim, você terá tudo pronto para a execução quando a ligação começar.
Conecte o Google Drive ao ClickUp e ao Slack para agilizar a entrega de materiais
Agências digitais lidam com muitas entregas para cada cliente, incluindo:
- Planos
- Orçamentos
- Relatórios
- Conteúdo
Na entrega desses itens, várias equipes estão envolvidas, e nem sempre é fácil alinhá-las. No entanto, para cumprir prazos e expectativas dos clientes, o alinhamento é vital. Mas como estabelecer um fluxo de trabalho fluido entre equipes? Gastando menos tempo dizendo às pessoas o que fazer e quando fazer. Dentro do escopo de um projeto, o processo de entregas deve ser automatizado para que:
- Materiais e documentos sejam enviados e organizados corretamente
- Tarefas sejam criadas e atribuídas
- As equipes sejam notificadas sobre entregas e prazos
Dessa forma, o trabalho em um projeto pode começar sem nenhuma entrada adicional. Você pode criar esse fluxo de trabalho simplificado conectando seu Google Drive ao ClickUp e ao Slack. Toda vez que um novo arquivo for adicionado ao seu armazenamento, uma tarefa com o arquivo é criada no ClickUp e também enviada ao Slack para toda a equipe ver. Criar tarefas no ClickUp a partir de novos uploads do Google Drive e enviar uma mensagem no Slack Integrações do ClickUp para faturamento e pagamentos
Faturamento e pagamentos são tão parte das agências digitais quanto a produção criativa. Embora seja fácil deixar o fluxo financeiro de lado ao correr atrás de prazos e lidar com vários clientes, é vital que ele permaneça organizado. Afinal, o negócio é construído sobre o dinheiro que recebe.
Agências digitais enfrentam regularmente desafios que precisam ser tratados de maneira estruturada, como:
- Faturas recorrentes
- Pagamentos atrasados
- Gerenciamento de faturas
- Erros em faturas
Embora esses desafios inevitavelmente surjam, eles se tornam menos problemáticos quando há um gerenciamento de tarefas adequado. Automatizar esses fluxos de trabalho vai:
- Evitar erros de faturamento
- Eliminar tarefas manuais
- Organizar suas finanças
Escolher uma plataforma de pagamento para cuidar das transações da sua agência é uma boa maneira de começar, se seu objetivo é simplificar suas finanças. Depois disso, é hora de automatizar. Conectar sua plataforma de pagamento às suas outras ferramentas muda o jogo. Por quê? Porque você não precisa:
- Depender de inserção manual de dados toda vez que um pagamento é processado
- Gastar tempo valioso organizando recibos e faturas
Dessa forma, você pode começar a trabalhar em um projeto mais rápido, com toda a sua papelada de pagamentos organizada automaticamente. Aqui está uma automação do ClickUp que integra perfeitamente sua plataforma de processamento de pagamentos ao seu gerenciamento de projetos no ClickUp.
Conecte o Stripe ao ClickUp para começar a entregar serviços após o pagamento
O Stripe é amplamente usado e cheio de recursos, como:
- Fluxos de pagamento totalmente personalizáveis
- Faturamento flexível
- Otimização de receita
Esses recursos tornam o Stripe popular, mas é outra coisa que pode torná-lo muito mais poderoso: a automação. Ao adicionar automação ao mix de pagamentos, você está:
- Sendo pago mais rápido
- Aumentando a conversão
- Entregando serviços mais cedo
Com a ajuda da Make, sempre que você fechar um negócio com um cliente e receber o pagamento, sua equipe é notificada imediatamente. A Make vai recuperar instantaneamente novos eventos do Stripe e criar tarefas automaticamente no ClickUp. Você pode começar o trabalho mais cedo e garantir que nenhum cliente fique esperando pelo próximo passo depois que o pagamento é processado. Adicionar novos eventos do Stripe ao ClickUp como tarefas Integrações do ClickUp para analytics
Para ajudar os clientes a alcançar suas metas, as agências digitais precisam acompanhar e entender a performance. O progresso, no entanto, vem de mais do que apenas acompanhar e entender.
Ele vem de etapas acionáveis criadas a partir das métricas certas.
Analytics e relatórios, quando vistos como meios para um fim, podem:
- Melhorar a performance
- Ajudar a tomar decisões melhores
- Oferecer soluções sob medida
Criar etapas acionáveis a partir de montes de dados pode ser uma tarefa assustadora, mas fica muito mais fácil com automação. Veja como a Make pode ajudar você a usar bem os dados logo quando os coleta.
Conecte o Google Analytics ao Google Sheets e ao ClickUp para transformar dados em etapas acionáveis
É vital que as agências meçam as campanhas e a performance web dos seus clientes. O Google Analytics é uma ótima ferramenta para isso. Ele pode ajudar você a coletar, ler e entender dados, mas esses dados precisam ser colocados para trabalhar em benefício de um projeto.
Ao olhar para a quantidade enorme de informações disponíveis, você precisa ser seletivo:
- Acompanhe as métricas que importam para você
- Defina metas claras
Ao focar nas informações de que você precisa e usá-las para trabalhar em direção à meta do projeto, você está aproveitando o Google Analytics ao máximo. Você pode fazer mais do que isso, no entanto, automatizando o fluxo de trabalho da análise à ação. Com a Make, o ClickUp pode recuperar relatórios da sua ferramenta de analytics, armazenar os dados em uma planilha do Google Sheets e criar tarefas automaticamente que colocam esses relatórios para trabalhar. Adicionar novos relatórios do Google Analytics a uma planilha do Google Sheets e ao ClickUp como tarefas
Conclusão: Deixe a automação do ClickUp impulsionar a performance da sua agência
O ClickUp é uma solução que entrega com folga, mas se você quer melhorar seus processos e entregar resultados melhores, vai precisar de várias ferramentas para alcançar suas metas. Ao integrar o ClickUp aos fluxos de trabalho da sua agência digital, você aumentará a produtividade e escalará mais rápido sem alocar recursos extras. E quem diria não a isso?
Este artigo foi atualizado em 29 de junho de 2022.