O tutorial da Make de 24 de março de 2023 mostrou como preencher um modelo do Google Docs com dados de uma negociação no Pipedrive e devolver o link ao CRM.
Esta adaptação trata da preparação do documento. Não substitui revisão jurídica, assinatura eletrônica ou confirmação de que os termos foram aceitos pelas partes.
Preparar os dados da negociação
O CRM precisa conter os dados que irão para o contrato: identificação das partes, informações do serviço, datas e condições aprovadas. Campos ausentes no CRM não devem ser preenchidos por suposição.
A fonte usava campos personalizados do Pipedrive para as informações específicas do acordo. Antes de configurar a automação, defina quais campos são obrigatórios e quem pode alterá-los.
As antigas comparações de custo foram retiradas. Para preços, planos e limites, consulte a página oficial de preços da Make; se desejar, abra o Make pelo nosso link de afiliado. Alguns links deste site são links de afiliados. Como parceiro da impact, podemos receber uma comissão se você fizer uma compra por esses links, sem custo adicional para você.
1. Escolher o evento de entrada
O guia usava Pipedrive CRM > Watch Deals, com status won, e mostrava Object created como evento de disparo.
Correção editorial: criar um negócio já ganho e mudar um negócio existente para ganho são acontecimentos diferentes. Para reproduzir o objetivo de gerar documentos quando o negócio é ganho, confirme qual evento da integração disponível captura essa transição. Teste as duas situações; não trate a configuração antiga como garantia de cobertura.
2. Criar o modelo no Google Docs
O contrato-base continha campos dinâmicos, por exemplo:
{{ date }}
{{ name }}
{{ initial_fee }}
Essas marcações eram preenchidas com os dados da negociação. Use um modelo aprovado e preserve o texto fixo que não deve variar entre contratos.
Não confunda gerar um documento com aprovar seu conteúdo. Um campo corretamente mapeado ainda pode conter informação errada na origem.
3. Preencher o documento
Em Google Docs > Create a Document from a Template, o autor selecionava o modelo no campo Document ID. Cada marcação do documento passava a corresponder a um campo a mapear.
Os valores vinham do negócio no Pipedrive. A configuração também escolhia a pasta de destino em New Document’s Location.
Confira uma saída de teste para verificar se todos os campos foram substituídos, se as datas e nomes estão corretos e se o arquivo foi criado na pasta pretendida.
4. Devolver as referências ao CRM
O exemplo preparava campos para URL do contrato, ID do documento e status. Depois usava Pipedrive CRM > Update a Deal com o Deal ID da negociação original.
O Web View Link e o Document ID retornados pelo Google Docs eram mapeados para os campos correspondentes. Isso registra referências ao documento; não deve ser descrito como envio automático de uma cópia binária do contrato ao CRM.
5. Separar revisão e envio
O responsável poderia abrir o link no negócio e conferir o contrato. Um eventual envio ao cliente é uma etapa adicional, que precisa de destinatário, autorização e regras próprias.
Complemento editorial: registre que o documento já foi gerado e defina como tratar nova execução ou alteração do negócio. Caso contrário, uma repetição pode criar versões duplicadas.
Teste um negócio completo, outro com campo obrigatório ausente e um já processado. Valide o documento final e o registro no CRM antes de agendar a automação. Esta página não relata um teste autenticado nem comprova validade jurídica do fluxo.