Apr 15, 2021 | 4 minutes
Caso publicado pela Make em 15 de abril de 2021 sobre o Ministério da Saúde do Panamá. O artigo cita o produto pelo nome que tinha na época (Integromat); os números e depoimentos correspondem àquele momento e não constituem dados vigentes hoje.
Saiba como o Ministério da Saúde do Panamá usou um simples Survey123, Workforce e Integromat para melhorar seus sistemas de testagem de COVID em questão de dias.
Poucos momentos da história recente foram mais terríveis do que o início da pandemia de COVID-19.
Para governos e empresas, esse período carregava a qualidade sombria de um livro de Escolha Sua Própria Aventura macabro e da vida real.
Um passo em falso e era um desastre.
O fenômeno aconteceu em praticamente todas as áreas que se pode imaginar.
Da educação às comunicações e aos sistemas de pedidos, quase tudo precisou ser reconsiderado, adaptado e reformulado em questão de semanas.
Como você sabe, a tecnologia esteve no centro dessas transformações. Tanto que é difícil imaginar como as coisas teriam sido sem ferramentas como Google Meet, Microsoft Teams ou até Netflix.
Hoje, trazemos a você uma dessas histórias. Neste estudo de caso, vamos mostrar como o Ministério da Saúde do Panamá usou um stack de tecnologia simples para melhorar sua resposta à emergência de COVID em questão de dias.
Mais importante, esta é uma história de resiliência e humanidade.
Vamos dar uma olhada.
Tempos difíceis pedem soluções simples
Se existe um verbo para resumir as ações de governos, empresas e pessoas nos estágios iniciais da pandemia, é "correria". As empresas estavam em correria para ir para o remoto. As pessoas estavam em correria para se adaptar. Os governos estavam em correria para agir em várias frentes diferentes. Ao mesmo tempo, todo mundo estava em correria pela sobrevivência. No caso do Ministério da Saúde do Panamá, as autoridades se viram em correria por uma solução para os seguintes problemas:
- Entender a propagação e o comportamento do vírus
- Implantar uma resposta adequada em termos de testagem e cuidado dos pacientes
Esses problemas apresentavam uma série de gargalos. O mais importante era a (falta de) um sistema de coleta e processamento de dados rápido, simples e econômico. Foi isso que eles fizeram para criar um do nada.
Deixando a trilha de papel para trás
Até os primeiros dias de março de 2020, o Panamá dependia de ligações telefônicas e papel para coletar informações relacionadas à COVID.
Isso logo se mostrou ineficaz. O vírus se espalhava mais rápido que a informação, o que bloqueava qualquer tipo de resposta lógica à situação.
Sem tempo a perder, o Ministério da Saúde deu seu primeiro passo incorporando um chatbot de WhatsApp chamado ROSA.
Um bot de telemedicina, ROSA foi o primeiro passo para entender a situação em campo. Junto com a ROSA, o governo implantou uma série de call centers para acelerar seus esforços de coleta de dados.
No entanto, isso gerou um novo gargalo. Efetivamente, mais dados estavam sendo coletados, mas isso não se traduzia em tempos de atendimento melhores.
Um processo simples, porém impactante, foi então implementado.
Formulários digitais, automação e fluxos de trabalho para uma saúde melhor
A nova solução consistia em um sistema para despachar solicitações de testes de covid por meio de um centro de operações. Ao mesmo tempo, duas opções foram implantadas para executar essa estratégia:
- Testagem de COVID em unidades de saúde designadas (para pessoas que pediam um teste)
- Testagem domiciliar usando equipes de resposta rápida (para pessoas que não podiam sair de casa)
Nos dois casos, todo o pessoal de saúde recebeu dispositivos móveis com o aplicativo ArcGIS Survey123. Além disso, o ArcGIS Workforce (um sistema de despacho) também foi usado para coordenar as visitas domiciliares.
O fluxo resultante consistia nas seguintes etapas e ações:
- Etapa 1: o Survey123 era usado para registrar as interações com os cidadãos e coletar dados. Com os dados, as autoridades de saúde encaminhavam as pessoas para centros de saúde ou agendavam visitas de testagem domiciliar
- Etapa 2: quando a opção de centro de saúde era ativada, todas as informações eram preenchidas no Survey123
- Etapa 3: o Make gera automaticamente um documento contendo a data, a hora e o local do agendamento de teste. Cópias do documento são enviadas às autoridades e ao paciente por e-mail, junto com os detalhes do agendamento.
- Etapa 4: quando a pessoa chega ao local de testagem, ela apresenta o documento digital enviado anteriormente.
Graças a esse fluxo, as pessoas com agendamento de teste precisavam esperar menos de 10 minutos para serem testadas. Uma vitória pequena, mas importante. Mas há mais. Para ajudar os laboratórios a processar mais testes, tornou-se necessário um relatório impresso com as informações básicas do cidadão e o código do teste aplicado. Para resolver isso, foram criados diretórios virtuais no OneDrive, um para cada local de testagem. Neles, eram armazenados relatórios em MS Word baseados em template, especificando os testes diários. Esses documentos eram impressos e entregues aos laboratórios junto com os testes, diariamente. A testagem domiciliar, por outro lado, exigia um fluxo diferente. Quando elas eram necessárias, todas as solicitações eram primeiro georreferenciadas. Depois, os despachantes enviavam equipes de resposta dedicadas. Uma vez realizados os testes, o processo seguia o mesmo caminho de antes: documentos gerados automaticamente, classificados por região, eram enviados aos laboratórios para análise. Os resultados da implementação desses fluxos de trabalho do sistema de testagem de COVID alimentado por aplicativos foram bastante impressionantes.
De dias para horas
Segundo o Ministério da Saúde do Panamá, os tempos de resposta para visitas domiciliares foram primeiro reduzidos de 5 dias para 3 dias.
Mais tarde, depois que todos se acostumaram às mudanças, os tempos de resposta para visitas domiciliares caíram para 12 horas em média.
Isso é 90% menos tempo do que antes. Nada mal!
Ao implantar centros de testagem, o Ministério da Saúde conseguiu atender mais cidadãos. Os resultados de exames laboratoriais também tiveram uma redução significativa nos prazos de entrega.
O impacto principal, no entanto, foi maior do que o esperado. As soluções foram fundamentais para destravar uma cultura de eficácia operacional entre os profissionais de saúde.
Ao fazer todos superarem os métodos tradicionais de coleta de dados ao mesmo tempo, uma transformação digital expressa foi alcançada com sucesso.
Algumas semanas depois, os fluxos de trabalho e os aplicativos estavam produzindo dados cada vez melhores, permitindo:
- Uma estratégia de testagem de COVID bem-sucedida
- Um cuidado melhor para todo o país
- Uma mudança na cultura de trabalho dos profissionais de saúde
Aplicativos simples como o Make e o Survey123 podem levar a grandes mudanças. E mesmo assim, ainda há espaço para ganhos extras e surpresas inesperadas, porém positivas. Boas automações!