12 jun 2019 | 3 minutos
Artículo histórico del blog de Make (la fuente indica el 12 de junio de 2019). Este texto reproduce un artículo de 2019 del blog de Make. El «nosotros» y las recomendaciones, herramientas y enlaces son los del autor de Make en esa fecha; no son una afirmación de este sitio ni una garantía de que esas herramientas o funciones sigan igual hoy. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
Las tendencias tecnológicas en rápida evolución requieren contar con prácticas sólidas de gestión de proyectos, y adoptar una herramienta de gestión de proyectos es el primer paso para conseguirlo.
El software de gestión de proyectos ayuda a empresas de todos los tamaños a organizar y gestionar tareas de una manera que impulsa la productividad en toda la organización.
Las tendencias tecnológicas en rápida evolución han hecho necesario que las empresas cuenten con prácticas sólidas de gestión de proyectos, y adoptar una herramienta de gestión de proyectos es el primer paso para conseguirlo.
Estos son los 6 beneficios fundamentales de usar una herramienta de gestión de tareas:
1. Potencia a tu equipo
Las empresas buscan una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a sus necesidades. Una herramienta de gestión de proyectos es capaz de ofrecer actualizaciones relacionadas con los proyectos en tiempo real y organizar los datos por orden de importancia. No hay razón para temer a un sistema de gestión de tareas, ya que es bastante fácil de aprender y usar. Las empresas tienen a su plantilla implicada en distintas funciones, y un software de gestión de proyectos facilita a los responsables supervisar al equipo mientras atienden las funciones principales del negocio. Una herramienta de gestión de tareas da a los responsables la flexibilidad de hacer mucho más sin sentirse desbordados.
2. Proporciona acceso fácil a los datos
Con los dispositivos móviles convirtiéndose en la norma para realizar trabajos de campo, nunca ha habido un mejor momento para adoptar un software de gestión de proyectos. Una conexión móvil fiable y asequible garantiza la máxima velocidad y acceso a todas las funciones en cualquier momento y lugar. A medida que los smartphones alcanzan una presencia casi universal, los propietarios de negocios pueden extraer el verdadero valor del software de gestión de proyectos. Los comerciales y el personal de campo pueden consultar los datos de los clientes en una herramienta de gestión de tareas y actualizar el estado de las tareas con un par de clics, asegurando que todos estén alineados.
3. Organiza los proyectos en tareas y subtareas
La sobrecarga de tareas es habitual en proyectos que implican a múltiples partes interesadas, y la única solución es organizar las tareas de una forma que reduzca la sensación de agobio. Aquí es donde el software de gestión de proyectos realmente destaca. Las herramientas de gestión de proyectos tienen la capacidad de crear subtareas dentro de las tareas y asignar cada una a distintas personas. Esto permite a los equipos asignar las tareas a las personas adecuadas y mantenerse coordinados.
4. Mejora la colaboración del equipo
La colaboración en equipo tiene una gran importancia para todas las empresas, pero puede volverse abrumadora en ausencia de un software de gestión de tareas. Asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso puede resultar muy agitado si se hace manualmente o incluso usando aplicaciones de chat de equipo. Esta es quizá una de las principales razones de la rápida adopción de un sistema de gestión de tareas por parte de empresas grandes y pequeñas. Hace que la colaboración en las tareas sea sencilla y permite a los miembros del equipo compartir y debatir ideas sin que se pierdan en un mar de mensajes.
5. Mantén tus datos seguros
Los ciberataques han aumentado en los últimos años y es de suma importancia mantener los datos de la empresa seguros y libres de riesgos. Las herramientas de gestión de tareas cuentan con funciones de seguridad integradas que mantienen a salvo los datos confidenciales frente a los ataques. Además, cada tarea solo es visible para las personas a las que concierne, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan acceso a la información.
6. Haz uso de herramientas modernas
El software de gestión de tareas incluye funciones útiles como campos personalizados, gráficos y varias vistas de tareas. Puedes almacenar datos en diferentes formatos en los campos personalizados para facilitar la asignación de tareas y la consulta de datos. Los mismos datos pueden visualizarse como gráficos y cuadros personalizados cuando sea necesario presentarlos. Las vistas de tareas, como listas, tableros y líneas de tiempo, permiten a las personas visualizar tareas, estados y fechas de vencimiento de la forma que más les convenga. La mayoría del software de gestión de proyectos también incluye herramientas básicas como notas, calendario y seguimiento del tiempo, todo lo cual garantiza que los usuarios no necesiten cambiar de una herramienta a otra para realizar su trabajo diario. Por último, puedes integrar herramientas de gestión de tareas con cualquier software de terceros usando una herramienta de automatización de flujos de trabajo como Make. Antes, adoptar un software de gestión de tareas se consideraba una tarea enorme. En su artículo de 2019, el autor de Make cerraba así su repaso a estos seis beneficios: Hoy se ha convertido en una necesidad para que las empresas funcionen con fluidez. Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos o estás pensando en usar una, me gustaría saber qué opinas.