Jun 12, 2019 | 3 minutes
Artigo histórico da Make (a fonte indica 12 de junho de 2019). Este texto reproduz um artigo da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.
Tendências tecnológicas em rápida evolução exigem práticas robustas de gerenciamento de projetos — e implantar uma ferramenta de PM é o primeiro passo nessa direção.
O software de gerenciamento de projetos ajuda empresas de todos os tamanhos a organizar e gerenciar tarefas de uma maneira que impulsiona a produtividade em toda a organização.
Tendências tecnológicas em rápida evolução tornaram necessário que as empresas tenham práticas robustas de gerenciamento de projetos, e implantar uma ferramenta de gerenciamento de projetos é o primeiro passo nessa direção.
Aqui estão os 6 benefícios centrais de usar uma ferramenta de gestão de tarefas:
1. Empodere sua equipe
As empresas procuram uma ferramenta de gerenciamento de projetos que se adapte às suas necessidades. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos é capaz de dar atualizações relacionadas a projetos em tempo real e organizar dados por ordem de importância. Não há razão para temer um sistema de gestão de tarefas, pois ele é bem fácil de aprender e usar. As empresas têm sua força de trabalho envolvida em diferentes funções, e um software de gerenciamento de projetos facilita para os gerentes supervisionar a equipe enquanto cuidam das funções centrais do negócio. Uma ferramenta de gestão de tarefas dá aos gerentes a flexibilidade de fazer muito mais sem se sobrecarregar.
2. Forneça acesso fácil aos dados
Com dispositivos móveis virando a norma para realizar trabalho de campo, nunca houve momento melhor para implantar um software de gerenciamento de projetos. Internet móvel confiável e acessível garante velocidade máxima e acesso a todas as funções a qualquer hora, em qualquer lugar. À medida que os smartphones chegam à quase ubiquidade, donos de negócios conseguem extrair o verdadeiro valor do software de gerenciamento de projetos. Executivos de vendas e equipe de campo podem consultar dados de clientes numa ferramenta de gestão de tarefas rapidamente e atualizar o status das tarefas com alguns cliques, garantindo que todos estejam na mesma página.
3. Organize projetos em tarefas e subtarefas
O excesso de tarefas é comum em projetos que envolvem múltiplos stakeholders, e a única solução é organizar as tarefas de uma maneira que reduza a sobrecarga. É aqui que o software de gerenciamento de projetos realmente brilha. Ferramentas de gerenciamento de projetos têm a capacidade de criar subtarefas dentro de tarefas e atribuir cada uma delas a pessoas diferentes. Isso permite que as equipes atribuam tarefas às pessoas certas e se mantenham em sincronia.
4. Melhore a colaboração da equipe
A colaboração da equipe é de grande importância para todos os negócios, mas pode se tornar assustadora na ausência de um software de gestão de tarefas. Atribuir tarefas e acompanhar o progresso pode ficar muito caótico se feito manualmente ou até usando apps de chat de equipe. Essa talvez seja uma das principais razões para a rápida adoção de sistemas de gestão de tarefas por empresas grandes e pequenas. Ela torna a colaboração em tarefas algo sem esforço e permite que os membros da equipe compartilhem e discutam ideias sem perdê-las num mar de mensagens.
5. Mantenha seus dados seguros
Os ataques cibernéticos aumentaram nos últimos anos, e é da maior importância manter os dados do negócio seguros e livres de riscos. Ferramentas de gestão de tarefas têm recursos de segurança embutidos que mantêm dados confidenciais protegidos de ataques. Além disso, cada tarefa fica visível apenas para as pessoas a quem ela diz respeito, garantindo que as pessoas certas tenham acesso à informação.
6. Use ferramentas modernas
O software de gestão de tarefas vem com recursos úteis como campos personalizados, gráficos e várias visualizações de tarefas. Você pode armazenar dados em formatos diferentes em campos personalizados para facilitar a atribuição e o consumo de dados das tarefas. Os mesmos dados podem ser vistos como gráficos e charts personalizados quando precisarem ser apresentados. Visualizações de tarefas como listas, quadros e timelines permitem que as pessoas visualizem tarefas, status e prazos da maneira mais adequada para elas. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos também contém ferramentas básicas como notas, calendário e controle de tempo, tudo para garantir que os usuários não precisem pular de uma ferramenta para outra para realizar seu trabalho do dia a dia. Por fim, você pode integrar ferramentas de gestão de tarefas com qualquer software de terceiros usando uma ferramenta de automação de workflow como a Make. Antigamente, implantar um software de gestão de tarefas era considerado um empreendimento gigantesco. Hoje, virou uma necessidade para as empresas operarem sem problemas. Se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou pretende usar uma, eu adoraria ouvir de você.