5 de mayo de 2021 | 5 minutos
Caso histórico de Make (la fuente indica el 5 de mayo de 2021). Este artículo reproduce un caso publicado por Make en esa fecha. Las cifras, herramientas y resultados son los que Make y la empresa cliente reportaron entonces para esa configuración concreta; no son una ejecución real de este sitio, ni una auditoría de los resultados actuales de la empresa, ni una garantía de disponibilidad, compatibilidad o precios vigentes. Para el estado actual de la plataforma, consulta las fuentes oficiales de Make.
Descubre cómo la aplicación de bienestar y salud Verb.co utilizó Integromat para automatizar tareas relacionadas con Stripe y Webflow, logrando importantes ahorros de tiempo.
Para las empresas que crecen rápidamente, hasta los detalles más pequeños de un proceso pueden acumularse y generar un impacto.
Claro que no siempre es fácil detectar las posibles mejoras. Un proceso que lleva un par de horas puede parecer perfectamente aceptable cuando solo tienes que hacerlo una vez a la semana.
Sin embargo, cuando te ves realizando el proceso cada día para satisfacer una mayor demanda, ese procedimiento de dos horas se convierte en una pérdida de tiempo. Este tipo de situación, que implica trabajo rutinario, es también una de las primeras señales de que necesitas automatización de flujos de trabajo.
Utilizar la automatización para optimizar los procesos empresariales favorece el crecimiento al crear más tiempo y capacidad para los equipos. Y sí, la mayoría de las veces, la lógica de la automatización es así de sencilla.
Incluso las empresas más pequeñas pueden escalar sus procesos con la automatización y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y poco gratificantes.
En este caso práctico, te mostraremos cómo una única automatización ayudó a Verb - una empresa de fitness y bienestar en rápido crecimiento - a recuperar varias horas cada semana.
Acerca de Verb
Verb es un servicio de entrenamiento de fitness y bienestar basado en SMS que ofrece instrucción individual a través de su aplicación. La aplicación anima a los usuarios a identificar sus objetivos y reflexionar cada día sobre sus progresos y dificultades.
Además, los usuarios de Verb pueden encontrar entrenadores a través de la aplicación e inscribirse en formación adicional en la página específica de cada entrenador.
Este último proceso supuso un reto para Verb.
Crear estas páginas manualmente para cada entrenador era viable cuando la empresa estaba empezando. Pero, a medida que comenzaron a incorporar más entrenadores, el proceso empezó a consumir una cantidad significativa de tiempo cada semana.
Esto llevó a una pregunta esencial: ¿se puede automatizar el proceso de creación de páginas web? Veamos qué hizo el equipo de Verb.
Bienestar personalizado: crear una página única para cada entrenador de Verb
Actualizar regularmente el CMS de un sitio web puede resultar complicado en cualquier circunstancia.
Cuando la tarea implica crear productos de Stripe y coordinarse con un nuevo miembro del equipo en cada actualización, puede convertirse en un obstáculo crítico para el crecimiento de una empresa.
Este era el problema al que se enfrentaba Verb.
Como cada entrenador tiene un conjunto de habilidades propio y diferenciado, Verb debe crear una página de perfil para cada uno y mostrar sus cualificaciones y servicios únicos. La página estándar de un entrenador incluye:
- La biografía del entrenador
- Los servicios ofrecidos
- Una integración de pago mediante Stripe que permite a los usuarios reservar y pagar sesiones de entrenamiento
Antes de implementar la automatización, se requería una serie de pasos manuales para crear y publicar las páginas:
- Un miembro del equipo de Verb se comunicaba con los entrenadores por correo electrónico hasta recopilar todo el texto y los datos para la página.
- Después, toda la información se copiaba y pegaba en un gran documento maestro de Google que contenía los datos de todos los entrenadores.
- Se revisaba el texto en busca de errores.
- A continuación, la información se copiaba del documento de Google al CMS de Webflow.
- Se creaban los productos de Stripe asociados a los servicios del entrenador.
- Se publicaba la página de perfil del entrenador.
Verb dedicaba unas dos horas cada semana a la tarea de recopilar información y publicar las páginas de los entrenadores.
Como empresa en crecimiento, sabían que la cantidad de tiempo que dedicaban a este proceso no haría más que aumentar. Naturalmente, necesitaban una solución más rápida, escalable y menos propensa a errores.
Con esto en mente, Verb contactó con XRay - un socio certificado de Make - para desarrollar un proceso más sencillo y escalable para crear páginas y productos de Stripe.
¿Creación automatizada de páginas web? ¿Integraciones personalizadas con Stripe? El artículo original de Make (2021) afirmaba que Make siempre puede ayudar con este tipo de tareas.
Acerca de XRay
XRay es una consultora de automatización especializada en crear automatizaciones sin código y de bajo código para ahorrar tiempo a las personas.
La empresa ofrece una variedad de membresías y paquetes de automatización para ayudar a empresas de cualquier tamaño a crear una infraestructura automatizada.
Su misión es ahorrar más de 1.000 millones de horas de trabajo humano eliminando las tareas mecánicas de sus flujos de trabajo.
Después de analizar detenidamente el flujo de trabajo existente de Verb, XRay diseñó e implementó una automatización de Make para simplificar el proceso y acelerarlo.
Veámosla.
Crear páginas web y productos de Stripe con un formulario sencillo
Tras analizar el problema y las herramientas implicadas, XRay creó una automatización de Make para recopilar el contenido y publicar las páginas.
Según el caso publicado por Make, esto requirió una serie de cambios que permitieron reducir en un 90 % el tiempo dedicado a la tarea.
El primer aspecto que cambió fue el método de recopilación de datos.
En lugar de solicitar cada dato mediante intercambios de correos electrónicos, Verb inicia ahora el proceso enviando una sencilla encuesta de Typeform a los nuevos entrenadores.
La encuesta solicita a cada entrenador toda la información necesaria y almacena las respuestas en una base de Airtable.
Cuando aparece una nueva entrada en la base de Airtable, el escenario de Make genera automáticamente productos de Stripe y una página de Webflow completa con testimonios, etiquetas y más elementos.
Make también envía notificaciones automáticas a las partes interesadas pertinentes, para que todos puedan confirmar rápidamente que toda la información de la página es correcta.
La automatización de Make de Verb utiliza una base operativa en Airtable para crear, leer y editar datos. La base también incluye un registro de actividad, que se actualiza cada vez que se ejecuta la automatización.
El equipo de Verb y el equipo técnico de XRay pueden consultar fácilmente el registro de actividad para asegurarse de que la automatización funciona según lo previsto o resolver cualquier error a medida que surja.
Según el caso publicado por Make, el resultado habla por sí solo: Verb ahora solo dedica unos cinco minutos a la semana a crear nuevas páginas web para sus entrenadores. Al eliminar la posibilidad de errores humanos al copiar y pegar, la automatización también garantiza un resultado más fiable.
Según ese caso, Verb ha ahorrado más de 7,5 horas durante el primer mes de uso de la automatización, y seguirá ahorrando más tiempo a medida que la empresa crezca.
Nota: el artículo original de Make (2021) no indica si estos porcentajes y estimaciones de tiempo comparten un mismo criterio estadístico o de redondeo; las cifras se conservan tal como se publicaron y no se han recalculado.
«Verb ha crecido rápidamente, y la automatización de Make de XRay ha sido un salvavidas. Ahora es mucho más rápido crear páginas para todos nuestros entrenadores y no necesitamos perder tiempo trabajando en Webflow o Stripe. Todo sucede con una sola encuesta.»
- Vincent Miceli, CEO de Verb
Conclusión
El artículo original de Make (2021) concluía que la automatización no es solo una herramienta para grandes empresas, sino un recurso vital para cualquier emprendedor o propietario de una pequeña empresa que busque hacer crecer su compañía.
Según ese artículo, al identificar las tareas repetitivas en los flujos de trabajo, cualquiera puede encontrar oportunidades para realizar un trabajo más significativo y centrarse en construir una empresa más exitosa.
¡Feliz automatización!