May 5, 2021 | 5 minutes
Caso publicado pela Make em 5 de maio de 2021 sobre a Verb.co, empresa de fitness e bem-estar, e a consultoria de automação XRay. Os números e depoimentos citados correspondem àquele momento; não constituem dados vigentes hoje.
Veja como o app de bem-estar e saúde Verb.co usou o Integromat para automatizar tarefas envolvendo Stripe e Webflow, conquistando ganhos de tempo impressionantes no processo.
Para empresas em rápido crescimento, até os menores detalhes de um processo podem se somar e gerar impacto.
Claro, nem sempre é fácil enxergar os ganhos potenciais. Um processo que leva duas horas pode parecer perfeitamente aceitável quando você só precisa fazê-lo uma vez por semana.
No entanto, quando você se vê executando o processo todos os dias para atender à demanda crescente, aquele procedimento de duas horas se torna um desperdício de tempo. Esse tipo de situação envolvendo trabalho burocrático também é um dos primeiros sinais de que você precisa de automação de fluxos de trabalho.
Usar a automação para refinar processos de negócio ajuda o crescimento ao criar mais tempo e capacidade para as equipes. E sim, na maioria das vezes, a lógica por trás da automação é simples assim.
Até as menores empresas podem escalar seus processos com automação e reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e pouco recompensadoras.
Neste estudo de caso, vamos mostrar como uma única automação ajudou a Verb — uma empresa de fitness e bem-estar em rápido crescimento — a recuperar várias horas por semana.
Sobre a Verb
A Verb é um serviço de coaching de fitness e bem-estar baseado em SMS que oferece instrução individual por meio de seu app. O app incentiva os usuários a identificar suas metas e refletir sobre seu progresso e suas dificuldades a cada dia.
Além disso, os usuários da Verb podem encontrar coaches pelo app e se inscrever para treinamentos adicionais na página dedicada de cada coach.
Esse último processo representava um desafio para a Verb.
Criar essas páginas manualmente para cada coach era viável quando a empresa estava começando. Mas conforme começaram a integrar mais coaches, o processo passou a consumir uma quantidade significativa de tempo toda semana.
Isso levou a uma pergunta essencial: o processo de criação web pode ser automatizado? Vamos ver o que a equipe da Verb fez.
Bem-estar personalizado: criando uma página única para cada coach da Verb
Atualizar o CMS de um site regularmente pode ser um incômodo em qualquer circunstância. Quando a tarefa envolve criar produtos no Stripe e coordenar com um novo membro da equipe a cada atualização, ela pode se tornar um obstáculo crítico ao crescimento de uma empresa. Esse é o problema que a Verb enfrentava. Como cada coach tem seu próprio conjunto de habilidades, a Verb precisa criar uma página de perfil para cada um deles e mostrar suas qualificações e serviços exclusivos. A página padrão de coach inclui:
- A bio do coach
- Serviços oferecidos
- Uma integração de pagamento via Stripe que permite aos usuários agendar e pagar por sessões de coaching
Antes de a automação entrar em cena, uma série de etapas manuais era necessária para criar e publicar as páginas. Eram elas:
- Um membro da equipe da Verb interagia com os coaches por e-mail até reunir todos os textos e dados da página
- Todas as informações eram então copiadas e coladas em um imenso Google Doc “mãe” contendo os dados de todos os coaches
- O texto era revisado em busca de erros
- As informações eram então copiadas do Google Doc para o CMS do Webflow
- Os produtos do Stripe associados aos serviços do coach eram criados
- A página de perfil do coach era publicada
A Verb dedicava cerca de duas horas por semana à tarefa de reunir informações e publicar as páginas dos coaches. Como empresa em crescimento, eles sabiam que o tempo gasto nesse processo só tendia a aumentar. Naturalmente, precisavam de uma solução mais rápida, mais escalável e menos propensa a erros. Com isso em mente, a Verb recorreu à XRay — uma parceira certificada do Make — para desenvolver um processo mais simples e escalável de criação de páginas e produtos no Stripe. Criação automatizada de páginas web? Integrações personalizadas com o Stripe? Essas são coisas com as quais o Make sempre pode ajudar.
Sobre a XRay
A XRay é uma consultoria de automação especializada em construir automações no-code e low-code para economizar o tempo das pessoas.
A empresa oferece uma variedade de assinaturas e pacotes de automação para ajudar empresas de qualquer tamanho a construir uma infraestrutura automatizada.
Sua missão é economizar mais de 1 bilhão de horas de trabalho humano eliminando tarefas robóticas dos fluxos de trabalho.
Depois de analisar cuidadosamente o fluxo de trabalho existente da Verb, a XRay projetou e implementou uma automação com o Make para simplificar o processo e acelerar as coisas.
Vamos dar uma olhada nela.
Construindo páginas web e produtos no Stripe com um formulário simples
Depois de analisar o problema e as ferramentas envolvidas, a XRay construiu uma automação com o Make para compilar o conteúdo e publicar as páginas.
Isso exigiu uma série de mudanças, que permitiram reduzir em 90% o tempo gasto na tarefa.
O primeiro aspecto que mudou foi o método de coleta de dados.
Em vez de pedir cada dado em trocas de e-mail, a Verb agora inicia o processo enviando uma pesquisa simples do Typeform aos novos coaches.
A pesquisa pede a cada coach todas as informações necessárias e armazena as respostas em um banco de dados do Airtable.
Quando uma nova entrada aparece no banco de dados, o cenário do Make gera automaticamente os produtos no Stripe e uma página no Webflow completa com depoimentos, tags e muito mais.
O Make também envia notificações automáticas aos responsáveis relevantes, para que todos possam confirmar rapidamente que tudo na página está correto.
A automação da Verb no Make utiliza um banco de dados operacional no Airtable para criar, ler e editar dados. O banco de dados também conta com um registro de atividades, que é atualizado toda vez que a automação roda.
A equipe da Verb e os técnicos da XRay podem consultar facilmente o registro de atividades para garantir que a automação esteja rodando como esperado, ou para resolver quaisquer erros que surjam.
O resultado fala por si: a Verb agora gasta apenas cerca de cinco minutos por semana criando novas páginas web para seus coaches. Ao eliminar a chance de erro humano no copiar e colar, a automação também garante um resultado mais confiável.
A Verb se beneficiou de mais de 7,5 horas de tempo economizadas durante o primeiro mês de uso da automação, e vai economizar ainda mais tempo conforme a empresa escala.
“A Verb vem crescendo rápido, e a automação da XRay com o Make foi um salva-vidas. Agora é muito mais rápido criar páginas para todos os nossos coaches, e não precisamos perder tempo mexendo no Webflow ou no Stripe. Tudo simplesmente acontece com uma única pesquisa.”
- Vincent Miceli, CEO da Verb
Conclusão
A automação não é apenas uma ferramenta para grandes empresas; é um ativo vital para qualquer empreendedor ou dono de pequena empresa que queira escalar seu negócio. Ao encontrar as tarefas repetitivas nos fluxos de trabalho, qualquer pessoa pode descobrir oportunidades para um trabalho mais significativo e se concentrar em construir uma empresa mais bem-sucedida. Boas automações!