Caso publicado por Make el 25 de noviembre de 2025, a partir del testimonio de Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones de Celonis. Las cifras corresponden a la experiencia de su equipo de gastos de viaje en aquel momento y a la configuración que utilizaban, no a una garantía de resultados actuales.
- Sector: TI – Análisis de datos
- Caso de uso: Informes financieros
- País: Global
- Tamaño de la empresa: 1.000-5.000 empleados
- Aplicaciones usadas: monday.com, Google Vertex AI (Gemini)
Celonis es un líder mundial en software de minería de procesos y gestión de la ejecución. En el caso publicado por Make en noviembre de 2025, procesaba más de 7.000 líneas de informes de gastos de empleados al mes en sus operaciones de todo el mundo y pagaba 50.000 dólares anuales por la herramienta de auditoría de terceros, además del soporte de integración. Ante esa situación y la capacidad limitada del equipo de Viajes y Gastos (T&E), la empresa desarrolló una automatización para auditar informes de gastos. Al integrar Make con Vertex AI (Gemini) y monday.com, Celonis creó un sistema con supervisión humana. Como ya tenían licencias de Make y monday.com, la inversión adicional fue de solo 150 $ para Vertex AI, lo que redujo los costes anuales de auditoría de este caso un 99,7 % a la vez que mejoraba la precisión y la experiencia de usuario. Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones en Celonis y responsable de esta iniciativa de automatización, explica cómo la IA de Make transformó su proceso de auditoría de gastos, de un costoso cuello de botella manual a un sistema inteligente y escalable que procesa miles de informes con una precisión notable.
«Antes probamos herramientas de terceros caras, pero el coste no salía a cuenta. Con la interfaz visual de Make y su capacidad para conectarse directamente a Vertex AI, construimos internamente algo mejor. Ahora podemos procesar alrededor de mil documentos por dólar, y nuestro equipo de T&E dice que esta herramienta funciona con más precisión que aquella por la que pagábamos 50.000 dólares al año.»
Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones en Celonis
Los retos
A lo largo de los años de crecimiento global, las operaciones financieras de Celonis se enfrentaron a varios cuellos de botella:
Costes de auditoría insostenibles
Con empleados que presentaban 7.000 líneas de informes de gastos al mes, la empresa dependía de una herramienta de auditoría de terceros que costaba 50.000 dólares al año, además del soporte de integración. Este coste no escalaba de forma eficiente con las necesidades de la empresa.
Necesidad de alta precisión con una capacidad limitada del equipo
El equipo de T&E estaba formado por apenas unas pocas personas que gestionaban miles de envíos. Las infracciones de las políticas, la falta de recibos, la documentación justificativa insuficiente y la posible apropiación indebida de activos requerían una revisión meticulosa, pero los procesos manuales no podían seguir el ritmo. El equipo necesitaba una precisión absoluta al gestionar fondos de empleados, lo que hacía que la automatización fuera un reto.
Necesidad de adaptarse rápidamente a políticas en evolución
Las políticas de viajes y gastos evolucionan de forma natural según cambian las necesidades empresariales, surgen nuevos requisitos de cumplimiento y varían las condiciones del mercado. El sistema existente hacía que actualizar las políticas resultara tedioso y exigía largos ciclos de implementación que ralentizaban la capacidad del equipo para responder a los cambios del negocio.
La solución
Celonis utilizó Make para crear un sofisticado flujo de trabajo de un agente de IA que transformó por completo su proceso de auditoría de gastos.
Agente de IA para auditar informes de gastos con supervisión humana
Celonis creó un sistema de auditoría de informes de gastos con supervisión humana utilizando Make AI Agents. Cuando los empleados presentan informes de gastos en Workday, Make recibe los datos mediante un webhook y crea elementos estructurados en monday.com, lo que da al equipo de T&E un panel centralizado para revisar todos los informes.
Cuando llega un informe de gastos, el agente de Celonis realiza primero comprobaciones iniciales de las políticas, como validar los importes de las partidas, las fechas, la antigüedad de los gastos y reglas específicas de cada categoría, como los límites de gasto en comidas y eventos.
Para las partidas que requieren un análisis más profundo, el agente de IA organiza toda la información relevante (políticas, recibos y datos de empleados) y la envía a Vertex AI (Gemini), que extrae detalles de los recibos y los evalúa conforme a las políticas de la empresa. A continuación, Make realiza comprobaciones de validación adicionales, como que la divisa coincida.
«El mayor beneficio empresarial es la capacidad de la herramienta para identificar con precisión errores en los informes de gastos, lo que nos ayuda en nuestro proceso de auditoría y permite que el flujo de trabajo general de los informes de gastos se ejecute con mayor fluidez y eficiencia.»
Camila Paroni, especialista de Travel & Expense en Celonis
La solución comprende más de una docena de escenarios de Make interconectados, con comprobaciones automatizadas que se ejecutan cada pocas horas. Si no se detectan incidencias, los informes se aprueban automáticamente en Workday y se envían a los responsables. Si aparecen infracciones, las partidas pasan al estado «revisión necesaria» en monday.com para su evaluación humana.
Gestión de políticas de autoservicio en monday.com
Al reconocer que las políticas deben adaptarse con rapidez, Celonis incorporó la gestión de políticas directamente en la interfaz de monday.com. El equipo de T&E mantiene las listas de políticas, los umbrales y los criterios de aprobación en monday.com, y puede sincronizar estos cambios con el almacén de datos de Make con solo pulsar un botón para que se apliquen de inmediato. Se acabaron los cuellos de botella de depender de TI para iniciar sesión en Make, buscar el escenario, editar el prompt y sustituir manualmente el texto de la política cada vez que esta cambia. El sistema también realiza sincronizaciones semanales automáticas todos los domingos, lo que garantiza que las políticas más recientes lleguen a los prompts de Gemini sin intervención técnica.
Comunicación optimizada con interfaces personalizadas de devolución
Para los informes que requieren una corrección por parte del empleado, Make genera páginas personalizadas de respuesta mediante webhook que funcionan como sitios web independientes, pero se alojan en la plataforma Make. El equipo de T&E puede seleccionar entre plantillas de texto de IA ya rellenadas que explican infracciones específicas de las políticas y, a continuación, enviar comentarios profesionales directamente a los empleados por correo electrónico o a través de Workday. Esto elimina la necesidad de redactar manualmente mensajes repetitivos.
«Ahora trabajamos más rápido y con mayor eficiencia. La capacidad de la herramienta para señalar irregularidades no solo mejora nuestra precisión de detección, sino que también nos ahorra una cantidad considerable de tiempo en comparación con antes, cuando estas revisiones llevaban mucho más tiempo porque la herramienta que utilizábamos no contemplaba determinados aspectos.»
Camila Paroni, especialista de Travel & Expense en Celonis
Diseño orientado a la escalabilidad y la reutilización
La arquitectura modular que creó Celonis va mucho más allá de la auditoría de gastos. El equipo diseñó escenarios pensando en la reutilización, lo que facilita adaptar el código a nuevos casos de uso de IA.
«Una ventaja del agente de IA de informes de gastos es que es una herramienta interna, lo que significa que no solo estamos ahorrando costes significativos, sino que también mantenemos plena autonomía para adaptarla y personalizarla según las necesidades empresariales cambiantes de Celonis.»
Karla Rodriguez, responsable de operaciones de Travel & Expense en Celonis
Ya están implementando flujos de trabajo similares para auditorías de verificación de tarjetas de compras y proyectos de repositorios de documentos legales que clasifican y organizan PDF, órdenes de pedido y acuerdos marco de servicios utilizando la misma base de Make y Vertex AI.
«Gran parte de lo que aprendimos con este proyecto podemos aprovecharlo para nuestras próximas iniciativas de IA. Con Make, es muy fácil copiar y pegar parte de ese código. Lo aprendido debería permitirnos implementar casos de uso potentes para nuestro negocio incluso más rápido.»
Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones en Celonis
Los resultados
Según el caso publicado por Make en 2025, el agente de IA de auditoría de informes de gastos de Celonis logró resultados notables en costes, eficiencia y satisfacción de los usuarios:
- Reducción del 99,7 % en los costes anuales de auditoría de este caso: de los 50.000 dólares anuales de la herramienta de auditoría de terceros a solo 150 $ al año de Vertex AI (Gemini), además de las licencias de Make y monday.com ya existentes
- Eficiencia de procesamiento de aproximadamente 1.000 documentos por dólar con integración directa de un modelo de lenguaje de gran tamaño (LLM)
- Precisión cercana al 100 % mediante ingeniería de contexto y validación con supervisión humana
- Periodo satisfactorio de pruebas en paralelo de 60 a 70 días que confirmó el rendimiento del agente antes del despliegue completo
- Tras solo 30-40 días, el equipo de T&E se sintió con la confianza suficiente para dejar que la solución trabajara de forma más independiente
«La solución solo lleva entre 30 y 40 días en producción, y el equipo de T&E ya se siente lo bastante cómodo como para preguntar: "¿Podemos empezar a dejar que Gemini rechace automáticamente las infracciones más evidentes?". Es notable la rapidez con la que hemos generado ese nivel de confianza.»
Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones en Celonis
Make AI Agents: redefiniendo las operaciones financieras
Según el caso publicado por Make en 2025, Celonis y Make demostraron ser una colaboración adecuada para transformar las operaciones financieras de aquel momento. El creador visual de flujos de trabajo de Make, la integración directa con Vertex AI y la conectividad con monday.com permitieron a Celonis crear internamente un sofisticado sistema de agentes de IA por una fracción de los costes anteriores.
El artículo original de Make presentaba la entusiasta adopción por parte del equipo de T&E, incluida su creciente comodidad con una mayor aprobación automática, como muestra de que un diseño de IA centrado en las personas puede generar tanto excelencia operativa como satisfacción de los usuarios en aquel contexto.
Según el caso de 2025, ese éxito había abierto oportunidades en toda la organización, y en aquel momento ya estaban en desarrollo auditorías de tarjetas de compras y procesamiento de documentos legales.
Como resumía el artículo original de Make, Joe describía el agente de IA de auditoría de informes de gastos como su «proyecto faro», que iluminaba el camino para los flujos de trabajo impulsados por IA que estaban por venir.
«Estoy realmente impresionado por la rapidez con la que podemos avanzar. Este es nuestro proyecto faro y esperamos que conduzca a cada vez más historias de éxito aquí en Celonis. En mi equipo, sin duda somos los mayores fans de Make.»
Joe Graboff, arquitecto principal de integraciones en Celonis
Fuente: caso original de Make.