2025年11月25日 | 5分钟阅读
本文整理自 Make 官方于 2025 年 11 月 25 日 发布的 Celonis 客户案例。文中的人物、公司、流程与数字均为对方自行报告的案例内容，不构成本站实测、当前能力保证或对结果的承诺。
了解 Celonis 如何将 AI 处理成本降低 99.7%、提升数据准确性，并让差旅与费用（T&E）团队对新流程充满信心。上线 30–40 天后，团队已充分信任 AI 自动化，允许其更独立地运行。
- 行业： IT – 数据分析
- 用例： 财务报告
- 国家/地区： 全球
- 公司规模： 1,000–5,000 名员工
- 使用的应用：monday.com、Google Vertex AI (Gemini)
Celonis 是全球领先的过程智能软件公司，其全球业务每月处理数千行员工费用报销单。面对每年数万美元的第三方审计工具费用以及 T&E 团队有限的人力资源，公司开发了一套费用报销审计自动化方案。通过将 Make 与 Vertex AI（Gemini）及 monday.com 集成，Celonis 构建了一个“人在回路”（human-in-the-loop）系统。在公司已持有 Make 和 monday.com 许可证的基础上，额外投入仅为每年 150 美元用于 Vertex AI，从而使年度审计成本降低 99.7%，同时提升了准确性和用户体验。
Celonis 集成首席架构师、本次自动化项目负责人 Joe Graboff 表示，Make 的 AI 能力将他们的费用审计流程从一项昂贵的手动瓶颈转变为一个智能、可扩展的系统，能够以惊人的精度处理数千份报销单。
“我们之前尝试过昂贵的第三方工具，但成本实在太高。借助 Make 的可视化界面及其与 Vertex AI 的直接连接能力，我们在内部构建了更优的解决方案。现在我们每花费一美元就能处理约一千份文档，而且我们的 T&E 团队表示，这个工具的准确性甚至超过了我们过去每年花数万美元购买的工具。” Joe Graboff，Celonis 集成首席架构师
面临的挑战
随着多年全球化扩张，Celonis 的财务运营遭遇了多个瓶颈：
不可持续的审计成本
员工每月提交数千行费用报销单，公司依赖一款年费数万美元的第三方审计工具，还需额外支付集成支持费用。该成本无法随公司需求高效扩展。
在团队人力有限的情况下要求高准确性
T&E 团队仅有少数成员需处理数千份报销申请。政策违规、缺失收据、证据不足乃至潜在资产挪用等问题都需要细致审查，但人工流程难以跟上节奏。由于涉及员工资金，团队对准确性要求极高，使得自动化实施颇具挑战。
需快速适应不断变化的政策
差旅与费用政策会随业务需求、合规要求和市场环境的变化而调整。原有系统更新政策极为繁琐，需经历漫长的实施周期，拖慢了团队响应业务变化的速度。
解决方案
Celonis 利用 Make 构建了一套复杂的 AI Agent 工作流，彻底重塑了其费用审计流程。
带人工监督的费用报销审计 AI Agent
Celonis 使用 Make AI Agents 构建了一个“人在回路”的费用报销审计系统。当员工在 Workday 提交费用报销单时，Make 通过 webhook 接收数据，并在 monday.com 中创建结构化条目，为 T&E 团队提供统一的仪表盘以审查所有报销单。
当一份报销单到达时，Celonis 的 AI Agent 首先执行初步政策检查，例如验证金额、日期、费用时效性，以及餐费和活动支出等类别特定规则。
对于需要深入分析的项目，AI Agent 会整合所有相关信息（包括政策、收据和员工数据），并发送至 Vertex AI（Gemini）。Gemini 从收据中提取细节，并根据公司政策进行评估。随后，Make 执行额外验证，例如核对币种是否匹配。
“该工具最大的业务价值在于能准确识别费用报销单中的错误，这不仅助力我们的审计流程，也让整体报销工作流运行得更加顺畅高效。” Camila Paroni，Celonis 差旅与费用专员
该解决方案包含十余个相互关联的 Make 场景，每几小时自动运行一次检查。若未发现问题，报销单将在 Workday 中自动批准并转交经理；若发现违规，则在 monday.com 中标记为“需审核”，交由人工评估。
引入 Make AI Agents：自动化的下一步
在 monday.com 中实现自助式政策管理
考虑到政策需快速调整，Celonis 直接在 monday.com 界面中构建了政策管理功能。T&E 团队可在 monday.com 中维护政策列表、阈值和审批标准，并一键同步至 Make 的数据存储，实现即时更新。无需再经历 IT 瓶颈——如登录 Make、查找场景、编辑提示词、手动替换政策文本等繁琐操作。系统还每周日自动同步一次，确保最新政策无缝流入 Gemini 提示词，无需技术干预。
通过自定义退回界面简化沟通
对于需要员工修改的报销单，Make 会生成自定义 webhook 响应页面——这些页面功能如同独立网站，但托管于 Make 平台内。T&E 团队可从预设的 AI 文本模板中选择，说明具体政策违规情况，并通过邮件或 Workday 直接向员工发送专业反馈，省去了手动撰写重复消息的麻烦。
“我们现在工作更快、更高效。该工具识别异常的能力不仅提升了我们的检测准确率，还为我们节省了大量时间。过去使用旧工具时，某些功能缺失，导致审核耗时更长。” Camila Paroni，Celonis 差旅与费用专员
为可扩展性与复用性而构建
Celonis 所构建的模块化架构远不止用于费用审计。团队在设计场景时就考虑了复用性，便于轻松适配新的 AI 应用场景。
“费用报销 AI Agent 的一大优势在于它是内部开发的工具，不仅大幅节省了成本，还让我们能完全自主地根据 Celonis 不断变化的业务需求进行调整和定制。” Karla Rodriguez，Celonis 差旅与费用运营经理
团队已在部署类似工作流，用于采购卡验证审计和法律文档库项目——利用相同的 Make 与 Vertex AI 基础，对 PDF、订单表单和主服务协议（MSA）进行分类与整理。
“我们在本项目中学到的很多经验，都能直接应用于即将开展的 AI 项目。借助 Make，复制粘贴部分代码非常简单。这些经验将帮助我们更快地部署更多强大的业务用例。” Joe Graboff，Celonis 集成首席架构师
成果
Celonis 的费用报销审计 AI Agent 在成本、效率和用户满意度方面取得了显著成效：
- AI 处理成本降低 99.7% —— 从每年数万美元的专业工具费用降至每年仅 150 美元（已持有 Make 与 monday.com 许可证，增量仅为 Gemini 费用）
- 每美元可处理约 1,000 份文档，得益于直接集成大语言模型（LLM）
- 接近 100% 的准确性，通过上下文工程与“人在回路”验证实现
- 成功完成 60–70 天的并行测试期，在全面部署前确认 AI Agent 表现完美
- 上线仅 30–40 天后，T&E 团队便有信心让该解决方案更加独立运行
“上线才 30 到 40 天，T&E 团队就已经非常放心，甚至主动提出：‘我们能不能让 Gemini 自动拒绝那些明显违规的报销？’能在如此短时间内建立这种信任，实在令人惊叹。” Joe Graboff，Celonis 集成首席架构师
Make AI Agents：重新定义财务运营
Celonis 与 Make 的合作，为财务运营转型树立了典范。Make 的可视化工作流构建器、与 Vertex AI 的直接集成能力，以及与 monday.com 的无缝连接，使 Celonis 能以极低成本在内部构建复杂的 AI Agent 系统。
T&E 团队的热情采纳——包括日益增长的自动审批信任度——证明了以用户为中心的 AI 设计既能实现卓越运营，又能提升用户体验。
这一成功已在全公司范围内打开新机遇，采购卡审计和法律文档处理项目已在开发中。
正如 Joe 所言，费用报销审计 AI Agent 是他们的“灯塔项目”，为未来无数 AI 驱动的工作流照亮了方向。
“我真的很惊讶于我们推进速度之快。这是我们的灯塔项目，希望它能引领 Celonis 涌现出越来越多的成功案例。在我的团队里，我们绝对是 Make 最忠实的粉丝。” Joe Graboff，Celonis 集成首席架构师