Nov 25, 2025 | 5 minutes
Caso publicado pela Make em 25 de novembro de 2025 sobre a Celonis, líder global em process intelligence, e seu uso de Make AI Agents na auditoria de despesas. Os números e depoimentos citados correspondem àquele momento; não constituem dados vigentes hoje.
Leia como a Celonis reduziu os custos de processamento de IA, melhorou a precisão dos dados e conquistou a confiança total da equipe de Travel & Expense no novo processo. Após apenas um mês, a equipe confia o suficiente na automação com IA para deixá-la trabalhar de forma mais independente.
- Setor: TI – Análise de dados
- Caso de uso: Relatórios financeiros
- País: Global
- Porte da empresa: 1.000–5.000 funcionários
- Apps utilizados:monday.com,Google Vertex AI (Gemini)
A Celonis, líder global em process intelligence, processa milhares de linhas de relatórios de despesas de funcionários mensalmente em suas operações no mundo todo. Diante de um custo anual significativo de cinco dígitos com ferramentas terceirizadas de auditoria e da capacidade limitada da equipe de T&E (Travel & Expense), a empresa desenvolveu uma automação de auditoria de relatórios de despesas. Ao integrar o Make ao Vertex AI (Gemini) e ao monday.com, a Celonis criou um sistema human-in-the-loop. Como já tinham licenças do Make e do monday.com, o investimento adicional foi de apenas US$ 150 para o Vertex AI, reduzindo os custos anuais de auditoria em 99,7% e, ao mesmo tempo, melhorando a precisão e a experiência do usuário. Joe Graboff, Principal Architect of Integrations da Celonis e líder desta iniciativa de automação, explica como a IA do Make transformou o processo de auditoria de despesas de um gargalo manual e caro em um sistema inteligente e escalável, que processa milhares de relatórios com precisão impressionante.
"Tentamos ferramentas terceirizadas caras antes, mas o custo não fazia sentido. Com a interface visual do Make e a capacidade de conectar diretamente ao Vertex AI, construímos algo melhor internamente. Agora conseguimos processar cerca de mil documentos por dólar, e nossa equipe de T&E diz que essa ferramenta tem desempenho mais preciso do que aquela pela qual pagávamos dezenas de milhares de dólares por ano." Joe Graboff, Principal Architect of Integrations da Celonis
Os desafios
Ao longo dos anos de crescimento global, as operações financeiras da Celonis encontraram vários gargalos:
Custos de auditoria insustentáveis
Com funcionários enviando milhares de linhas de relatórios de despesas por mês, a empresa dependia de uma ferramenta terceirizada de auditoria que custava dezenas de milhares de dólares por ano, além do suporte de integração. Esse custo não escalava de forma eficiente com as necessidades da empresa.
Exigência de alta precisão com capacidade limitada de equipe
A equipe de T&E era composta por poucas pessoas gerenciando milhares de envios. Violações de política, recibos faltantes, evidências insuficientes e potencial apropriação indevida de ativos exigiam revisão meticulosa, mas os processos manuais não acompanhavam o ritmo. A equipe precisava de precisão perfeita ao lidar com fundos de funcionários, o que tornava a automação desafiadora.
Necessidade de adaptação rápida a políticas em evolução
Políticas de viagens e despesas evoluem naturalmente com as mudanças nas necessidades do negócio, novos requisitos de compliance e condições de mercado. O sistema existente tornava as atualizações de política cansativas, exigindo ciclos longos de implementação que atrasavam a capacidade da equipe de responder às mudanças do negócio.
A solução
A Celonis usou o Make para construir um fluxo de trabalho sofisticado de AI agent que transformou completamente seu processo de auditoria de despesas.
AI agent de auditoria de relatórios de despesas com supervisão humana
A Celonis construiu um sistema de auditoria de relatórios de despesas com human-in-the-loop usando Make AI Agents. Quando funcionários enviam relatórios de despesas no Workday, o Make recebe os dados via webhook e cria itens estruturados no monday.com, dando à equipe de T&E um painel centralizado para revisar todos os relatórios. Quando um relatório de despesas chega, o agente da Celonis primeiro executa verificações iniciais de política, como validar valores de itens, datas, idade da despesa e regras específicas de categoria, como limites de gastos com refeições e eventos. Para itens que precisam de análise mais profunda, o AI Agent organiza todas as informações relevantes (políticas, recibos e dados do funcionário) e as envia ao Vertex AI (Gemini), que extrai detalhes dos recibos e os avalia em relação às políticas da empresa. O Make então executa verificações adicionais de validação, como conferir se a moeda corresponde.
"O maior benefício para o negócio é a capacidade da ferramenta de identificar erros nos relatórios de despesas com precisão, o que nos ajuda no processo de auditoria e permite que o fluxo de trabalho geral de relatórios de despesas corra de forma mais suave e eficiente." Camila Paroni, Travel & Expense Specialist da Celonis A solução compreende mais de uma dúzia de cenários interconectados no Make, com verificações automáticas rodando a cada poucas horas. Se nenhum problema é encontrado, os relatórios são aprovados automaticamente no Workday e encaminhados aos gestores. Se surgem violações, os itens passam para o status "review needed" no monday.com para avaliação humana.
Mantendo a gestão de políticas self-service no monday.com
Reconhecendo que as políticas precisam se adaptar rapidamente, a Celonis incorporou a gestão de políticas diretamente na interface do monday.com. A equipe de T&E mantém listas de políticas, limites e critérios de aprovação dentro do monday.com e pode sincronizar essas mudanças com o data store do Make ao apertar um botão, para atualização imediata. Chega dos gargalos de TI de fazer login no Make, procurar o cenário, editar o prompt e substituir o texto da política manualmente toda vez que ela muda. O sistema também executa sincronizações automáticas semanais aos domingos, garantindo que as políticas mais recentes fluam para os prompts do Gemini sem intervenção técnica.
Comunicação simplificada com interfaces personalizadas de devolução
Para relatórios que exigem revisão do funcionário, o Make gera páginas personalizadas de resposta via webhook que funcionam como sites independentes, mas vivem dentro da plataforma Make. A equipe de T&E pode escolher entre templates de texto de IA pré-preenchidos que explicam violações específicas de política e enviar um feedback profissional diretamente aos funcionários por e-mail ou dentro do Workday. Isso elimina a necessidade de redigir mensagens repetitivas manualmente.
"Agora trabalhamos de forma mais rápida e eficiente. A capacidade da ferramenta de sinalizar irregularidades não só melhora nossa precisão de detecção, como também nos economiza uma quantidade significativa de tempo em comparação com antes, quando essas revisões demoravam muito mais porque certos aspectos não existiam na ferramenta que usávamos anteriormente." Camila Paroni, Travel & Expense Specialist da Celonis
Construindo para escalabilidade e reutilização
A arquitetura modular que a Celonis criou vai muito além da auditoria de despesas. A equipe projetou os cenários pensando em reutilização, tornando simples adaptar o código para novos casos de uso de IA.
"Uma vantagem do Expense Report AI Agent é que ele é uma ferramenta interna, o que significa que não estamos apenas economizando custos significativos em dólares, mas também mantendo autonomia total para adaptá-lo e personalizá-lo às necessidades de negócio em evolução da Celonis." Karla Rodriguez, Manager, Travel & Expense Operations da Celonis Eles já estão implantando fluxos de trabalho semelhantes para auditorias de verificação de cartões de compra e projetos de repositório de documentos jurídicos que categorizam e organizam PDFs, formulários de pedidos e Master Service Agreements, usando a mesma base de Make e Vertex AI. "Muito do que aprendemos com este projeto conseguimos aproveitar para nossas próximas iniciativas de IA. Com o Make, é muito fácil copiar e colar parte desse código. Os aprendizados devem nos deixar ainda mais rápidos ao implantar casos de uso poderosos para o nosso negócio." Joe Graboff, Principal Architect of Integrations da Celonis
Os resultados
O AI Agent de auditoria de relatórios de despesas da Celonis trouxe resultados impressionantes em custo, eficiência e satisfação do usuário:
- 99,7% de redução nos custos de processamento de IA – de dezenas de milhares por uma ferramenta especializada para apenas US$ 150 por ano de Gemini, sobre licenças já existentes
- Eficiência de processamento de aproximadamente 1.000 documentos por dólar com integração direta ao LLM
- Precisão de quase 100% por meio de engenharia de contexto e validação human-in-the-loop
- Período bem-sucedido de testes paralelos de 60 a 70 dias, confirmando o desempenho impecável do agente antes da implantação completa
- Após apenas 30 a 40 dias, a equipe de T&E já se sentia confiante para deixar a solução trabalhar de forma ainda mais independente
"Estamos no ar há apenas 30 a 40 dias, e a equipe de T&E já está confortável o suficiente para perguntar: 'Podemos começar a deixar o Gemini rejeitar automaticamente as violações mais óbvias?' É notável a rapidez com que construímos esse nível de confiança." Joe Graboff, Principal Architect of Integrations da Celonis
Make AI Agents: redefinindo operações financeiras
Celonis e Make provaram ser uma parceria ideal para transformar operações financeiras. O construtor visual de fluxos de trabalho do Make, a integração direta com o Vertex AI e a conectividade com o monday.com permitiram que a Celonis construísse internamente um sistema sofisticado de AI agents por uma fração dos custos anteriores. A adoção entusiasmada da equipe de T&E, incluindo seu conforto crescente com a expansão da aprovação automática, valida que um design de IA centrado no ser humano cria tanto excelência operacional quanto satisfação do usuário. Esse sucesso abriu portas em toda a organização, com auditorias de cartões de compra e o processamento de documentos jurídicos já em desenvolvimento. Como diz Joe, o AI agent de auditoria de relatórios de despesas é seu "projeto farol", iluminando o caminho para incontáveis fluxos de trabalho orientados por IA que ainda virão.
"Estou realmente impressionado com a rapidez com que conseguimos avançar. Este é o nosso projeto farol, e esperamos que ele leve a mais e mais histórias de sucesso aqui na Celonis. Na minha equipe, somos com certeza os maiores fãs do Make." Joe Graboff, Principal Architect of Integrations da Celonis