10 processos de vendas que você pode automatizar agora mesmo com a Make

Feb 3, 2021 | 11 minutes

Artigo histórico da Make (a fonte indica 3 de fevereiro de 2021). Este texto reproduz um guia da Make publicado nessa data. O «nós» e as recomendações, ferramentas, preços e capturas de tela são do autor da Make naquela data; não são uma afirmação deste site nem garantia de que esses apps, recursos ou preços continuem iguais hoje. Para o estado atual das plataformas, consulte as fontes oficiais.

Gastando tempo demais com tarefas repetitivas de vendas? Aprenda a automatizar seus processos e a se concentrar em vender. Se você já trabalhou com vendas, sabe que uma parte significativa do dia é gasta numa série de tarefas e processos repetitivos relacionados a:

• E-mail : envio de lembretes, resposta a comunicações
• Entrada de dados : preenchimento de informações no CRM da empresa
• Prospecção : encontrar leads por diferentes canais
• Pesquisa : nutrir leads com informações valiosas antes de vender
• Documentos : redigir propostas, contratos e outras apresentações

Estudos mostram que os profissionais de vendas gastam a maior parte do tempo nessas tarefas, em vez de se concentrar no que realmente mais importa: vender. Como disse Lynne Zaledonis (SVP de Product Marketing na Salesforce): “Um vendedor só pode ser tão produtivo quanto o tempo que passa vendendo. ” Fonte da imagem: Intercom A questão é: como os profissionais de vendas podem se concentrar mais em vender e menos em tarefas repetitivas? A resposta para esse problema se chama automação de vendas, e é o tema que vamos cobrir hoje neste artigo. Usamos algumas das ferramentas de vendas mais populares por aí para ajudar você a automatizar seus processos, incluindo:

• LinkedIn
• Pipedrive
• Hubspot
• Calendly
• SalesFlare

Mas primeiro o mais importante: vamos começar pelo básico.

O que é automação de vendas?

Automação de vendas é a mecanização das tarefas chatas e operacionais. Com a ajuda de softwares para automatizar processos de vendas, os vendedores podem se concentrar em outras tarefas e metas importantes relacionadas a vender. Como os processos de vendas geralmente são lineares, a automação pode ser benéfica para:

• Reduzir os tempos de resposta ao cliente (com chatbots, por exemplo)
• Melhorar a produtividade usando lembretes
• Promover precisão com sincronização automática entre ferramentas
• Aumentar a velocidade de vendas

Antes de irmos mais fundo, vamos parar um momento no conceito de velocidade de vendas, essencial para entender a importância da automação de vendas.

O que é velocidade de vendas?

Velocidade de vendas é uma fórmula para prever quanto tempo uma empresa leva para gerar receita. Ela coloca em perspectiva a rapidez com que os clientes se movem pelo seu pipeline de vendas (de lead a cliente). Fonte da imagem: Intercom Como você pode ver, a fórmula da velocidade de vendas é composta de quatro elementos:

• Número de oportunidades
• Valor médio do negócio
• Taxa de ganho, também chamada de taxa de conversão
• Duração do ciclo de vendas, medida em dias

Para calcular a velocidade de vendas, você multiplica o número de oportunidades pelo valor médio do negócio e pela taxa de ganho, e depois divide o resultado pela duração do seu ciclo de vendas. O resultado dessa operação será a velocidade de vendas do seu negócio. Vamos colocar a fórmula em contexto com um exemplo. Você está trabalhando em cinco oportunidades com valor médio de negócio de US$ 10.000. Sua taxa de ganho é de 30%, e o tempo médio para fechar um negócio é de 60 dias. Agora, vamos usar a fórmula para calcular a velocidade de vendas. (5 * 10,000 * 0.3) / 60 = 250 Neste exemplo, sua velocidade de vendas é de US$ 250 por dia. Como vendedor, isso é útil para ter uma visão realista da sua quota e ver se há necessidade de aumentar sua velocidade de vendas ou não. Se você está abaixo do esperado, pode ajustar cada um dos elementos que compõem a equação:

• Fechando mais negócios
• Aumentando o tamanho dos negócios, focando em contratos maiores
• Gerando mais oportunidades, qualificando prospects de forma mais eficaz
• Reduzindo a duração do ciclo de vendas, passando mais tempo vendendo

É exatamente aqui que a automação de vendas pode ajudar você. Vamos ver como.

Como automatizar tarefas repetitivas de vendas?

A automação de processos de vendas não é um conceito novo. Empresas como a Oracle ajudam companhias a otimizar processos de vendas há décadas. No entanto, suas soluções são mais orientadas a grandes empresas e nem sempre acessíveis aos milhões de negócios que, embora muito bem-sucedidos, não operam nessa escala. Felizmente, as empresas hoje têm opções poderosas, acessíveis e nem de longe tão desafiadoras tecnicamente quanto as oferecidas pelos players tradicionais do setor. As principais opções para automatizar tarefas de vendas hoje em dia incluem:

• Aproveitar os recursos nativos de automação (Salesforce)
• Adotar uma suíte de produtos integrados (Zoho)
• Usar uma plataforma dedicada de automação (Make)

Cada uma delas é válida dependendo das necessidades do seu negócio e da sua estratégia de automação. Nós, claro, acreditamos que usar uma plataforma dedicada é a melhor opção, pois elas ajudam a padronizar processos e reduzem o tempo e o custo de desenvolver, lançar e replicar soluções automatizadas para equipes inteiras.

10 tarefas de vendas que você pode automatizar com a Make

Nesta lista, vamos percorrer 10 tarefas repetitivas que todo vendedor deveria considerar automatizar. Cada uma traz um template da Make que pode ser usado imediatamente. Lembre-se de que você precisará de uma conta Make para usar os templates. Se ainda não tem uma, crie uma gratuitamente (não pede cartão).

1. Envie dados ao seu CRM automaticamente para se livrar do copiar e colar

Estudos mostram que o vendedor médio gasta quase quatro horas por semana atualizando seu CRM (fonte). Então, o que você pode fazer para parar de perder tempo com isso e recuperar essas quatro horas para si? Fonte da imagem: Salesforce A primeira coisa a saber é que a maioria das tarefas de entrada de dados no CRM é basicamente copiar e colar. Por exemplo, ao adicionar um novo contato, é uma boa prática copiar informações importantes das redes sociais para dar contexto, como:

• Empresas anteriores
• Cidade e estado
• Alma mater
• Conexões em comum

Então, como a automação pode ajudar o processo de vendas aqui? Simples: puxando informações das redes sociais automaticamente. Fazer isso manterá seus leads nutridos e economizará um tempo valioso que você pode usar para melhorar ainda mais seu processo de vendas. Useeste template para puxar automaticamente informações de contato do LinkedIn para uma nova empresa no HubSpot CRM, sem precisar copiar e colar informações.

2. Elabore contratos e propostas automaticamente para focar nos relacionamentos, não nos documentos

Equipes de vendas lidam, criam e enviam muitos documentos diferentes, incluindo:

• Apresentações
• Folhetos de produtos
• Propostas
• Faturas
• Contratos

Eles muitas vezes precisam ser personalizados para cada cliente. Seja aplicando um logotipo a um contrato ou adicionando uma cotação de preço personalizada, essas tarefas administrativas tomam tempo e energia. A boa notícia é que você pode automatizar muitas dessas tarefas. Do processamento de faturas à redação de contratos, a Make pode puxar as informações diretamente do seu CRM e enviá-las ao seu software de criação de documentos. Useeste template para criar documentos (como contratos) para um novo negócio no HubSpot CRM quando ele atender a um critério especificado.

3. Qualifique leads automaticamente para sempre chegar à caixa de entrada

Qualificar leads é uma parte muito importante das vendas: tempo é precioso e você quer ter certeza de estar focando nos prospects mais valiosos. Mas antes mesmo de pensar em orçamento ou cronograma, você precisa garantir que suas informações de contato estejam corretas. Imagine redigir o e-mail perfeito só para acabar recebendo a temida resposta automática “we couldn't deliver your message”. Ferramentas como o NeverBounce permitem verificar a entregabilidade de e-mails e garantir que você não está perdendo tempo. Combinado ao seu CRM, é uma maneira poderosa e automatizada de se livrar de um problema chato. Useeste template para validar contatos no HubSpot CRM usando o NeverBounce, garantindo que as informações de contato estejam corretas e válidas.

4. Vasculhe a internet automaticamente para gerar um fluxo constante de leads

Não dá para falar de vendas sem abordar a geração de leads. Relatórios mostram que os vendedores gastam, em média, 17% do dia prospectando e pesquisando leads. A geração de leads é crucial, mas não vem sem problemas, pois pode ser:

• Repetitiva: por mais enxuto que seja o processo, sempre haverá becos sem saída
• Imprecisa: às vezes parece um tiro no escuro
• Bagunçada: você tem certeza de que ainda não entrou em contato com essa pessoa?

Nesse sentido, usar as redes sociais da maneira certa é instrumental para obter leads de alta qualidade. Por exemplo, no LinkedIn, os profissionais listam voluntariamente sua empresa, atividade e interesses. Isso facilita tanto o contato quanto a obtenção de informações relevantes. O Dux-Soup é uma ferramenta de geração de leads no LinkedIn que permite aos usuários automatizar seus esforços de prospecção na plataforma usando filtros, InMails e recursos de conexão. Fonte da imagem: Dux-Soup Melhor ainda: o Dux-Soup é compatível com a Make. Ele pode ser usado para criar vários cenários e processos automatizados, tornando a prospecção e a geração de leads perfeitas. Combinado ao seu CRM, ajudará você a ter um fluxo constante de leads chegando. Useeste template para conectar o Dux-Soup ao Pipedrive CRM, criando contatos automaticamente a partir de leads do LinkedIn escaneados.

5. Faça follow-up com os leads que chegam enquanto o ferro ainda está quente

Timing é essencial em vendas. Com leads inbound, interagir no momento certo aumenta drasticamente a qualidade da conversa. Na verdade, esperar apenas 10 minutos para responder reduz em 4 vezes a probabilidade de qualificar o lead (Fonte). Chatbots são uma ótima maneira de capitalizar isso. Eles podem ajudar você a:

• Engajar com clientes automaticamente
• Enviar perguntas de qualificação aos visitantes do seu site
• Lidar com perguntas simples e reclamações
• Criar rapport por meio de uma experiência de usuário fluida

A chave aqui é cobrir todas as frentes, e para isso nada supera a automação entre plataformas. Ao alcançar clientes por diferentes canais, você maximiza as chances de obter uma resposta. E a cereja do bolo é que você não precisa fazer todo o trabalho pesado manualmente, já que grande parte do processo pode ser automatizada. Useeste template para enviar e-mails pelo Mailgun a novos leads do Facebook Lead Ads.

6. Sincronize suas reuniões entre ferramentas para ficar por dentro da sua agenda

Se as ligações representam uma parte vital do seu processo de vendas, você entende como é terrível esquecer de uma ligação agendada. Isso acontece mais do que você pensa, e por uma boa razão. Considere a quantidade e a variedade de reuniões que os vendedores precisam atender:

• Chamadas de descoberta
• Chamadas de vendas
• Apresentações
• Follow-ups
• Reuniões de equipe

Esse fluxo constante de ligações e reuniões pode rapidamente se tornar exaustivo, e agendas apertadas muitas vezes geram ansiedade. A automação é uma ótima maneira de garantir que você não perca seus compromissos. Sincronizar eventos entre ferramentas ou configurar lembretes é uma ótima forma de se manter organizado sem o trabalho de resolver tudo na mão. Useeste template para adicionar novos eventos do Calendly ao seu Google Calendar.

7. Automatize seu pipeline de vendas para reagir assim que qualquer mudança acontecer

Considere o funil de vendas: Fonte da imagem: Zendesk Conforme você se aproxima da compra, as interações se tornam mais valiosas. Reagir a tempo é primordial para garantir que todo o tempo precioso que você dedicou àquele negócio não seja desperdiçado. Embora possa ser fácil acompanhar seu pipeline de vendas no início, isso pode virar um desafio conforme ele cresce. A automação pode ajudar configurando lembretes e alertas que avisam quando os negócios avançam pelo funil e quando é hora de entrar em contato. Useeste template para receber mensagens no Slack quando oportunidades do Salesflare atingirem determinada etapa.

8. Envie leads ao vendedor apropriado com base em critérios específicos

O roteamento de leads, também chamado de distribuição de leads, é a ação de atribuir leads a diferentes membros da equipe com base num conjunto de critérios predeterminados. Fonte da imagem: LeadSquared Os critérios podem ir de requisitos básicos (habilidade no idioma) a características mais granulares (experiência com perfis de empresa semelhantes). Para implementar o roteamento de leads, as equipes de vendas podem escolher entre diferentes opções:

• Implementar um recurso de roteamento de leads dentro do seu CRM
• Usar uma solução dedicada de roteamento de leads, como o LeadSquared
• Configurar uma automação personalizada de roteamento de leads usando uma ferramenta de automação de processos de vendas

A Make se encaixa na terceira categoria, oferecendo a maior flexibilidade e personalização pelo seu dinheiro. Ao permitir que você vincule diferentes bases no Airtable, ela possibilita criar automações avançadas internamente, incluindo a configuração de um processo automatizado de roteamento de leads. Confiraeste guia passo a passo para ver como você pode vincular bases do Airtable usando a Make.

9. Seja notificado quando um pagamento vencer para facilitar o processo de cobrança

Estar em vendas sem lidar com contas a receber é como estar num relacionamento amoroso esperando nunca ter uma briga de vez em quando. Claro, correr atrás de clientes com pagamentos atrasados não é divertido. Dependendo da sua organização, isso pode ser sua responsabilidade, já que o setor de vendas normalmente já tem algum tipo de relacionamento com o cliente. O segredo aqui é ter um processo sólido para lidar com esse tipo de situação. Por exemplo, ferramentas de faturamento como Quickbooks ou Invoice Ninja têm lembretes e alertas que enviam um e-mail quando uma fatura vence. Alternativamente, você pode usar a Make para integrar seu software de faturamento à sua ferramenta de comunicação favorita e ser notificado quando uma fatura vencer. Useeste template para ser lembrado no Slack quando uma fatura for criada no Invoice Ninja.

10. Faça algo a mais para encantar prospects e clientes

Embora em geral aconselhemos não usar automação para tarefas altamente personalizadas, há algumas exceções. Serviços como o Thankster permitem criar cartões escritos à mão online e enviá-los pelo correio tradicional. Combinado à Make, é uma maneira poderosa de criar um contato automatizado e personalizado. Aqui estão algumas ideias que você pode implementar:

• Uma carta de boas-vindas para novos clientes
• Uma carta de agradecimento para clientes cuja assinatura está prestes a terminar
• Um cartão de “Feliz Ano Novo” para clientes que você fechou no último ano

Quando usado junto ao seu CRM, pode ser uma campanha divertida para pensar. Useeste template para criar um novo cartão Thankster a partir de um novo contato no HubSpot CRM.

Informações importantes a considerar antes de automatizar seus processos de vendas

Agora que vimos várias automações para suas tarefas de vendas, um conselho. Amamos automação. Mas somos os primeiros a dizer que ela não é uma solução mágica para todo problema de negócio. Embora automatizar tarefas repetitivas de vendas faça todo sentido, outras atividades de vendas exigem a atenção total de um ser humano. Aqui estão 4 regras simples a seguir ao implementar seus processos de vendas automatizados:

• Não exagere : mantenha o toque pessoal e limite a automação às tarefas operacionais
• Fique de olho no valor do negócio : quanto mais caro, menos você deve automatizar
• Teste antes de usar : ninguém gosta de receber um e-mail “hi {{first_name}}!”
• Valorize o humano : demos, conversas sobre dinheiro e resolução de problemas exigem interação humana e são uma ótima maneira de construir rapport

Uma boa regra prática é começar com algo leve; se funcionar, você pode expandir seus esforços de automação para tarefas mais difíceis e complexas.

Conclusão

Nosso conselho é simples: como facilitador, você precisa aproveitar ao máximo a automação. Livrar-se das distrações é essencial para que os profissionais de vendas façam seu trabalho. Soluções de automação de vendas são abundantes graças ao estado atual das vendas e também à variedade de ferramentas usadas:

• CRM
• Cliente de e-mail
• Ferramentas de prospecção
• Redes sociais
• Apps de produtividade

Depois de liberar tempo suficiente para se concentrar em vender, você pode começar a atacar ainda mais áreas da sua jornada de vendas. Até lá, boas automações!