Cómo integrar HubSpot y Salesforce con Make
Una integración entre HubSpot y Salesforce puede trasladar contactos, empresas, oportunidades u otras actualizaciones entre ambos sistemas. El diseño debe comenzar con una dirección concreta y una regla clara sobre qué sistema es responsable de cada campo. Intentar sincronizar todo en ambos sentidos desde el primer día aumenta el riesgo de duplicados y bucles.
Esta guía propone una implementación gradual. Los nombres exactos de los módulos y los permisos disponibles dependen de las aplicaciones y de tu cuenta; consulta la fuente oficial y la documentación de cada conector antes de activar el escenario.
Definir el alcance
Escribe primero una especificación breve:
- Objeto que se va a sincronizar, por ejemplo, contactos o empresas.
- Dirección inicial, como HubSpot hacia Salesforce.
- Evento que inicia el flujo: creación, modificación o una búsqueda programada.
- Clave estable para localizar el mismo registro en ambos sistemas.
- Campos que se copiarán y sistema propietario de cada uno.
- Casos que requieren revisión humana.
No uses el correo electrónico como única clave si tu modelo de datos permite direcciones compartidas o modificables. Siempre que sea posible, conserva también los identificadores de origen y destino en campos dedicados.
Preparar conexiones y permisos
Antes de construir el escenario:
- Confirma que las cuentas conectadas pueden leer y modificar los objetos necesarios.
- Revisa los campos obligatorios, tipos de datos, listas de selección y reglas de validación de ambos sistemas.
- Prepara algunos registros de prueba que se puedan reconocer y eliminar con seguridad.
- Decide cómo registrarás la correspondencia entre los identificadores de HubSpot y Salesforce.
Otorga solo los permisos necesarios para el flujo. Si no puedes realizar una operación manualmente con la cuenta conectada, resuelve primero ese acceso antes de probarla desde Make.
Crear el flujo de HubSpot a Salesforce
- Añade un módulo de HubSpot que observe o busque los registros incluidos en el alcance.
- Limita la entrada con un filtro para procesar solo registros completos y relevantes.
- Busca en Salesforce un registro con la clave estable o el identificador externo.
- Añade un enrutador con dos rutas: una para actualizar una coincidencia válida y otra para crear el registro cuando no exista.
- Mapea únicamente los campos aprobados.
- Guarda en el registro la referencia del sistema contrario, si tu esquema dispone de un campo adecuado.
- Añade una ruta de error que registre el identificador del elemento y el motivo del fallo sin exponer información sensible.
La acción concreta puede aparecer como creación, actualización, búsqueda o una operación equivalente según el conector. Verifica siempre la descripción del módulo antes de elegirlo.
Mapear los campos
Documenta el mapeo fuera del escenario para poder revisarlo:
| HubSpot | Salesforce | Regla de transformación |
|---|---|---|
| Identificador de origen | Campo externo acordado | Copiar sin modificar |
| Nombre y apellidos | Campos de nombre correspondientes | Normalizar solo si es necesario |
| Correo electrónico | Campo de correo acordado | Validar formato antes de escribir |
| Etapa del ciclo de vida | Estado o etapa definida | Convertir mediante una tabla aprobada |
| Fecha de modificación | Campo de control | Usar para decidir si procede actualizar |
No asumas que dos campos con nombres parecidos tienen el mismo significado. Comprueba valores permitidos, obligatoriedad y longitud en ambos sistemas.
Evitar duplicados y bucles
Para una sincronización bidireccional, crea una ruta o un escenario independiente para cada dirección. Añade controles como estos:
- Buscar antes de crear.
- Conservar identificadores cruzados.
- Ignorar cambios originados por la propia integración.
- Comparar la última modificación antes de sobrescribir un valor.
- Definir un propietario único para los campos conflictivos.
- Registrar una clave de idempotencia o el último evento procesado cuando el diseño lo permita.
Si no puedes distinguir un cambio humano de uno realizado por la automatización, detén la escritura inversa y envía el registro a revisión.
Probar y activar
- Ejecuta Run once con un registro nuevo controlado.
- Confirma que la búsqueda encuentra una coincidencia existente sin crear un duplicado.
- Prueba también la ruta de creación con un registro distinto.
- Modifica un campo permitido y comprueba la actualización.
- Introduce un valor no válido para verificar la ruta de error.
- Si existe un flujo inverso, confirma que no devuelve el mismo cambio al origen.
- Revisa el historial de ejecuciones y los datos finales en ambos sistemas.
Activa primero una sola dirección y observa sus resultados antes de añadir más objetos o campos. Para conocer los módulos y requisitos actuales, consulta la guía oficial de integración de HubSpot y Salesforce.