Organizar solicitudes de proyectos con un flujo de IA
Nota de alcance: reconstrucción editorial basada en la documentación oficial, capturada el 2026-05-18. Describe esa versión histórica; no acredita funciones, límites ni disponibilidad actuales. Consulta la fuente vigente antes de configurar un flujo nuevo.
El artículo original del 2 de diciembre de 2025 describe una recepción de proyectos que combina formulario, análisis asistido por IA, documentación, seguimiento y avisos. Su objetivo es preparar una solicitud para que el equipo la revise, no aprobar automáticamente un proyecto.
Preparar la información de entrada
El formulario de Jotform del ejemplo recoge:
- Nombre y descripción del proyecto.
- Objetivo de negocio.
- Fecha límite.
- Prioridad.
- Personas implicadas.
Para adaptar el flujo, define también cómo identificar al solicitante en las herramientas donde recibirá confirmaciones. No supongas que un nombre libre permite encontrar sin ambigüedad a una persona en Slack.
1. Recibir la solicitud
El envío del formulario inicia el escenario. Conserva los datos originales para que el equipo pueda distinguir lo solicitado de lo que genere después la IA.
Antes de continuar, revisa los campos imprescindibles. Una solicitud incompleta puede requerir aclaración en vez de convertirse automáticamente en una tarea lista para ejecutar.
2. Analizar riesgos y dudas
La fuente envía los detalles a Make AI Toolkit para proponer riesgos, información ausente y supuestos que conviene confirmar.
Organiza esos resultados como observaciones para revisión. Un riesgo sugerido no es un problema confirmado y una información desconocida no debe rellenarse con una invención.
3. Crear el documento en Notion
Combina el formulario original con el análisis en un documento de proyecto. Separa visualmente los hechos aportados, las preguntas pendientes y las sugerencias.
La salida de esta etapa debe incluir la referencia del documento para enlazarla desde las etapas siguientes. Comprueba que sus permisos correspondan a quienes van a revisarlo.
4. Crear la tarea en Asana
La tarea del tablero de revisión contiene los datos esenciales y un enlace al documento de Notion. Asóciala al proyecto y etapa que tu equipo utiliza para solicitudes pendientes.
No la marques como aprobada por el simple hecho de haber creado la documentación. Prioridad solicitada y prioridad aceptada por el equipo pueden ser distintas.
5. Avisar al equipo en Slack
El mensaje del ejemplo incluye título, solicitante, plazo, prioridad y enlaces a Notion y Asana. Usa un canal cuyos miembros estén autorizados a ver esa información.
Los enlaces deben apuntar a los objetos recién creados. Una plantilla con enlaces fijos a otro proyecto puede avisar correctamente y aun así dirigir al equipo al lugar equivocado.
6. Confirmar al solicitante
Envía una confirmación personal de que la solicitud se recibió y está en revisión. No prometas una fecha de entrega ni una aprobación que el flujo no haya obtenido.
Si no puedes identificar al usuario de Slack de forma segura, resuelve ese mapeo antes de activar la confirmación automática.
Verificar el flujo completo
Prueba una solicitud válida y otra con información insuficiente. Comprueba que el contenido original siga accesible, que la IA no complete hechos inventados y que las referencias coincidan entre las tres herramientas.
Revisa además qué ocurre al repetir un envío o fallar la creación de una tarea. Un aviso de éxito no debe ocultar que falta el documento o la tarea. El artículo describe un caso de uso, no una garantía de ejecución en segundos ni de ahorro de horas.
La fuente oficial tuvo una restricción de acceso en esta revisión. Se utiliza su captura histórica para reconstruir el caso sin afirmar compatibilidad actual de módulos, planes o permisos.