2 de dez. de 2025 | 4 minutos

Como reduzir horas de trabalho manual com um fluxo de trabalho automatizado de recebimento de projetos com IA

Aprenda como transformar um processo manual de recebimento de projetos em um fluxo de trabalho inteligente e automatizado. Com Make AI, as solicitações vão do envio à revisão em segundos, garantindo que toda a sua equipe esteja alinhada. !Fluxo de trabalho de recebimento de projetos de IA UCV) Gerentes de projeto conhecem essa realidade - as solicitações chegam em massa por formulários, cada uma exigindo acompanhamento, esclarecimentos e coordenação entre várias ferramentas. Embora o planejamento estratégico seja onde está o verdadeiro valor, a maioria das equipes passa incontáveis horas na administração do recebimento, encaminhando solicitações, verificando lacunas e notificando as partes interessadas. É aí que o Make AI entra. Neste artigo, vamos apresentar uma automação de recebimento de projetos do mundo real criada com JotForm, Notion, Asana e Slack. Ela elimina horas de trabalho manual enquanto garante que nada passe despercebido.

Do envio do formulário ao alinhamento da equipe em segundos

Quando uma solicitação de projeto chega, as equipes normalmente enfrentam uma enxurrada de tarefas manuais: revisar o briefing, identificar riscos, criar documentação, configurar o acompanhamento e notificar todos os envolvidos. Cada etapa leva tempo e traz a possibilidade de deixar passar detalhes cruciais. O Make AI lida com o processo de recebimento de projetos automaticamente, em segundos. Como resultado, as equipes passam mais tempo executando projetos, enquanto o processo de recebimento funciona sozinho em segundo plano. Aqui está uma breve visão geral de como isso funciona: 1. Um solicitante de projeto envia os detalhes do projeto via JotForm 2. O Make envia os detalhes do projeto para o módulo Make AI Toolkit para revisão 3. O Make cria um briefing completo do projeto no Notion 4. Uma nova tarefa é criada no quadro de acompanhamento de projetos do Asana 5. O Make envia uma mensagem para o principal canal da equipe no Slack 6. Mensagem de confirmação no Slack para o solicitante

Passo a passo do cenário de fluxo de trabalho de recebimento de projetos com IA

Aqui está uma explicação passo a passo de como o cenário funciona no Make. !UCV project intake 1_scenario)

1. Monitorar novas solicitações de projeto

O fluxo de trabalho é acionado instantaneamente quando alguém envia uma solicitação de projeto por meio do JotForm. O formulário coleta detalhes essenciais: * Nome do projeto * Descrição * Objetivo de negócio * Prazo * Prioridade * Stakeholders envolvidos

Isso se torna a base para tudo o que vem a seguir. !UCV project intake 2)

2. Analisar com inteligência de IA

Assim que o formulário é enviado, o Make envia os detalhes do projeto para o módulo Make AI Toolkit. A IA analisa o envio e gera insights críticos: * Riscos potenciais que podem comprometer o projeto * Informações ausentes que precisam de esclarecimento * Premissas principais que devem ser confirmadas antes do início do trabalho

Essa análise com IA transforma uma solicitação básica em um ponto de partida bem informado, identificando problemas antes que eles se tornem obstáculos. !UCV project intake 3)

3. Criar o briefing do projeto no Notion

O Make gera automaticamente um briefing completo do projeto no Notion, combinando os dados originais do formulário com os insights gerados pela IA. Esse briefing se torna o ponto central de referência do projeto. Tudo o que a equipe precisa para avaliar e planejar é organizado em um só lugar, pronto para revisão. !UCV project intake 4)

4. Configurar o acompanhamento do projeto no Asana

Ao mesmo tempo, uma nova tarefa aparece no quadro de revisão de projetos da equipe no Asana. A tarefa inclui: * Detalhes essenciais do projeto * Um link direto para o briefing no Notion, para mais contexto * Organização adequada dentro do seu fluxo de trabalho existente

Agora o projeto é acompanhado no local onde sua equipe já trabalha, com acesso contínuo à documentação completa. !UCV project intake 5)

5. Notificar a equipe no Slack

O principal canal da equipe recebe um alerta instantâneo contendo: * Título do projeto * Nome do solicitante * Prazo do projeto * Prioridade do projeto * Links para a tarefa no Asana e para o briefing no Notion

Neste ponto, todos os envolvidos na revisão do novo projeto têm acesso a todas as informações relevantes. !UCV project intake 6)

6. Confirmar com o solicitante

Por fim, a pessoa que enviou a solicitação recebe uma mensagem pessoal no Slack confirmando que seu envio está em análise. Ela sabe que sua solicitação foi recebida e que o processo está em andamento. !UCV project intake 7)

Qual é o impacto?

O fluxo de trabalho de recebimento de projetos com IA é um sistema inteligente que melhora tanto a velocidade quanto a qualidade. Veja o que ele faz por você: * Reduz horas de trabalho manual a um processo automatizado concluído em segundos * Oferece uma revisão consistente e completa de cada solicitação de projeto * Identifica riscos antes que os projetos comecem * Dá visibilidade completa do projeto a todas as partes interessadas desde o primeiro dia * Permite que os gerentes de projeto se concentrem na execução e na estratégia, e não na administração do recebimento

Crie seu próprio fluxo de trabalho de recebimento de projetos com IA

Com Make, você pode criar processos inteligentes para tomar melhores decisões. Seja no recebimento de projetos, no gerenciamento de solicitações ou nas operações internas, o Make AI pode lidar com a análise recorrente para que sua equipe se concentre no que realmente importa – entregar resultados.