Cómo enviar facturas de Xero a varias direcciones de correo electrónico [Tutorial]
El tutorial de Make del 3 de marzo de 2023, de Siew Ann Tan, utiliza Gmail para enviar el enlace de una factura de Xero a un destinatario principal y a otras personas en copia oculta. No adjunta un PDF: recupera la URL de la factura.
Esta adaptación conserva ese flujo y distingue sus campos de ejemplo de la interfaz actual. La documentación de Xero, Gmail y mapeo de arrays se consultó el 27 de septiembre de 2026. No se ha realizado una prueba con cuentas conectadas.
1. Prepara los contactos y conexiones
En el contacto de Xero, guarda el correo principal en Primary person y los demás en Additional people. Según el tutorial original, la casilla Include this person in emails sent to the contact controla el envío nativo de Xero, no la selección de destinatarios del escenario aquí descrito.
Crea las conexiones de Xero y Gmail en Make. Revisa los permisos que solicita cada módulo: la ayuda de Xero separa los permisos de facturas de los de contactos. Autoriza las cuentas que realmente correspondan a la organización y al remitente.
2. Localiza las facturas aprobadas
Añade Xero > Watch Invoices. El ejemplo original utiliza este filtro en Filter (where), dentro de las opciones avanzadas:
Status=="AUTHORISED" && Type=="ACCREC"
El filtro selecciona facturas autorizadas de cuentas por cobrar. Comprueba los datos de una factura de prueba antes de continuar. No confundas este módulo de vigilancia con un envío garantizado en el mismo instante de aprobación; revisa la programación del escenario.
3. Recupera la URL y las direcciones
Añade Xero > Get an Invoice URL y asigna el Invoice ID del primer módulo. A continuación, añade Xero > Get a Contact y asigna el Contact ID de la factura.
El identificador de factura y el de contacto no son intercambiables. El segundo módulo obtiene el enlace; el tercero proporciona el correo principal y la colección de personas adicionales.
4. Compón el mensaje de Gmail
Añade Gmail > Send an Email y configura:
- To: el correo principal devuelto por Get a Contact.
- Subject: un asunto que identifique la factura.
- Body/Content: el mensaje, incluyendo la URL obtenida en el segundo módulo.
- BCC: las direcciones de las personas adicionales.
En el escenario original, el módulo de contactos tiene el número 3. Para convertir su colección de personas en una lista de correos, se utiliza:
{{map(3.ContactPersons; "EmailAddress")}}
Selecciona el campo de personas de tu propio módulo: su número puede ser distinto. La función extrae el valor de EmailAddress de cada colección. Mapear directamente un único campo de la colección no equivale a construir la lista completa y, en el ejemplo original, solo seleccionaba la primera persona.
Si deseas copias visibles, utiliza CC en lugar de BCC. No traduzcas los nombres internos de campos de la fórmula.
5. Prueba antes de activar
Usa direcciones de prueba como destinatarios. Revisa que el enlace corresponda a la factura elegida y que todas las copias previstas estén presentes. Comprueba también un contacto sin personas adicionales.
Después de verificar el resultado, guarda y activa el escenario con la programación adecuada. La existencia de este ejemplo no prueba que un reenvío o una segunda ejecución no puedan producir duplicados: revisa qué facturas se han procesado antes de repetir una prueba.