Gestão de eventos automatizada: uma experiência bem organizada
Organizar um evento envolve inscrições, agenda, mensagens e acompanhamento. A página oficial do Make reúne formas de conectar essas tarefas para eventos presenciais ou virtuais, aproveitando as ferramentas que a equipe já utiliza.
Antes do evento
- Sincronize os formulários de inscrição com a base de participantes.
- Preencha o calendário a partir dos registros aprovados.
- Prepare a divulgação das inscrições nas redes sociais.
- Transforme mensagens da comunidade em eventos agendados quando isso fizer parte do seu processo.
- Inclua informações meteorológicas no planejamento de atividades externas.
Durante e depois
Use os canais adequados para comunicar orientações aos participantes. Após um webinar, organize o envio da gravação. Uma sequência de e-mails pode ajudar no acompanhamento, desde que os destinatários e a finalidade da comunicação estejam corretamente definidos.
A automação organiza a logística; não decide sozinha quais mensagens devem ser enviadas nem substitui a coordenação do evento.
Roteiro editorial de implementação
- Defina um identificador para o evento e outro para cada inscrição.
- Mapeie nome, contato, sessão escolhida e preferências de comunicação.
- Separe confirmação de inscrição, lembrete e envio de material.
- Confira o comportamento quando alguém altera ou cancela a inscrição.
- Teste horários e fuso antes de ativar lembretes.
- Atribua um responsável para acompanhar falhas e contatos não entregues.
Essas são sugestões de planejamento, não um relato de execução testada neste site.
Um exemplo para explorar
A página do Make aponta o caso da produtora de eventos Avalanche. Ele pode servir como inspiração de organização, sem transformar o resultado de uma empresa em uma promessa para todos os eventos.
Fonte: gestão de eventos no Make.